6.4 Mise en situation : Etudes de cas
« Mais on peut aussi considérer la
société comme une vaste organisation de production.
Et ce
sont, cette fois, des exigences techniques qui passent au premier
plan.»
(J. Life et G. Rustin, Philosophie de l'éducation,
p.130)
Partant de ces objectifs, et compte tenu des cas vécus
par les services publics, dans le domaine de la comptabilité des
matériels en service, on essayera de proposer par la présente
sous partie quelques exercices permettant aux différents acteurs,
d'approfondir leurs connaissances et compétences, mais aussi, leurs
savoir être, pour la bonne marche de leur branche de service: c'est
une auto-formation. Certainement, on n'a pas pu détecter toutes les
difficultés qui règnent dans ce domaine, mais, par contre,
on est confiant que l'étude de cas que nous allons avancer
vous sera utile dans la réalisation de votre tâche habituelle.
Certains contenus s'adressent, en même temps, à
tous les acteurs.
C'est le cas par exemple, de la procédure et
techniques de condamnation
des matériels ; d'autres sont réservés
à l'ordonnateur en matière
et au dépositaire comptable, (la perte de
matériels, le recensement,
la reddition de compte, les opérations comptables...).
Cependant, il existe des contenus spécifiques pour chaque poste.
6.3.3. L'ordonnateur en matière et les
dépositaires comptables
a. Les opérations comptables et la reddition des
comptes
Activités types n°01 :
i. Lors de son ouverture, au mois de janvier de
l'année N, la Direction Régionale X a reçu du
ministère X, les objets et matériels suivants :
- 03 chaises en piétement métallique
capitonné en bleu à Ar 52.790,20 l'unité
- 01 étagère en bois palissandre de 04 cases,
à Ar 57 500,00, l'unité
- 01 chaise de direction en cuir noir, à Ar 350 000,00,
l'unité
- 02 armoires métalliques à deux portes, de couleur
gris à Ar 51 000,00 l'unité
- 01 ordinateur complet, écran 17» de Marque Samsung,
unité central pentium CELERON à Ar 1 250 000,00
Travail à faire:
1. Quel type de mouvement comptable engendre cette situation et
comment désigner cette opération?
2. Citez les documents et/ou pièces exigées pour
cette opération.
3. Portez-lès en écriture.
ii. Le 13 février N, la direction
acquiert par achat venant de «Etablissement Mamitiana, sis à
Tanamakoa - Parcelle 12/12 Tamatave » les matériels ci-dessous :
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- 01 Imprimante HP Deskjet 1050 à Ar 230 000,00
l'unité
- 02 machines à calculer CITIZEN CX-121 II à Ar 65
000,00 l'unité - 01 Etagère en bois ordinaire de 02 cases
à Ar 8 000,00
Travail à faire : Idem
iii. Le 25 novembre, à la demande de son
ministère, la direction est obligé de faire retourner 01 parmi
les armoires métalliques.
Travail à faire: Idem
iv. Avant la fin d'année, l'ordonnateur
en matière a ordonné son DC de préparer son dossier de
reddition de compte.
Travail à faire:
1. Identifier et décrire les différentes
opérations à effectuer (par ordre de priorité) et citer
les imprimés et les documents correspondants.
2. Lors du recensement, on a constaté l'existence
d'une machine à écrire marque OLIVETTI, et qui n'est pas
mentionnés dans les écritures comptables. Que faut-il faire?
3. Porter en écriture toutes ces opérations et
présenter le dossier de reddition de compte.
v. Suite à un cyclone du mois du
février de l'année N+1 qui a ravagé le local de la
direction, l'étagère en bois palissandre est détruite et
devient inutilisable, et la machine à calculer est
déclarée perdue.
Travail à faire:
1. Identifier et décrire les opérations à
effectuer et, citer les imprimés ainsi que les documents y
afférents
2. Porter en écriture les résultats de ces
opérations, avant de les transmettre à l'autorité
d'approbation (DPE-DRB)
3. Pourquoi ces opérations sont-elles indispensables ?
Activités types n°02 :
Depuis son existence en 1999, la commune rurale X, n'a jamais
disposé des comptes matières (comptabilité des
matériels en service). Au cours du troisième trimestre de
l'année 2010, le Maire, et à la fois, ordonnateur en
matière de ladite commune décide de régulariser sa
situation ainsi que les écritures comptables.
Travail à faire:
i. Identifier et décrire les démarches à
faire ainsi que les différentes opérations à effectuer
(par ordre de priorité) et citer les imprimés et les documents
nécessaires.
ii. A l'issu du recensement effectué à cet
effet, les objets et matériels ci-joints ont été
inventoriés: (03 chaises en piétement métallique
capitonné en bleu; 01 étagère en bois palissandre de 04
cases; 01 chaise de direction en cuir noir ; 02 armoires métalliques
à deux portes, de couleur gris ; 02 Machine à écrire,
marque OLIVETTI; 02 motos routières Honda 125). Portez-lès en
écriture.
iii. Au mois de décembre, cette commune a reçu
de la part de la Région X, une Télévision couleur grand
écran, marque SONY, mais sans bon ni ordre de sortie, ni lettre de
cession. Que devra t - on faire, avant la prise en charge?
iv. A la fin d'année, le Maire ordonne au STC qui
assure la fonction du dépositaire comptable de lui présenter la
reddition de compte. Présenter cette reddition de compte.
b. Techniques de Conservation et de la Garde des
matériels Activités types n°03
:
Le dépositaire comptable du Service de Santé du
District X qui réside dans le chef lieu de ce district, est à la
fois dépositaire comptable de tous les Centres de Santé de Bases
au sein dudit district. Il trouve toujours de difficultés car à
chaque recensement, il devait faire face à un déficit des
matériels, surtout au
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niveau de ces. Il se plaint auprès de son chef, mais
celui-ci lui décline toute responsabilité.
Travail à faire:
i. Selon vous, quels sont les principaux facteurs de ces
difficultés ?
ii. De quelles solutions proposeriez-vous ?
La commune urbaine X, effectuait des achats des
matériels informatiques (08 ordinateurs portables), destinés aux
hauts emplois cette commune. Contrairement aux directeurs communaux, le maire
et le secrétaire général n'ont fait aucune décharge
à la réception de ces matériels et le dépositaire
comptable ne leurs a pas osé demander de la faire. Le mandat du Maire
est terminé le mois de novembre de l'année N, et il n'a pas
été réélu. Involontaire ou non, il n'a pas pu
retourner son ordinateur portable, car la passation a été
organisée à l'amiable. Au cours de l'année N+1, cette
commune a été objet d'une inspection, et on a constaté que
les écritures ne sont pas conformes aux inventaires physiques, notamment
en ce qui concerne les ordinateurs portables. Le dépositaire comptable a
évoqué que cet ordinateur est encore chez le maire sortant, qui
malheureusement a décédé, un mois après sa
cessation de fonction. Le responsable de l'inspection a dit au
dépositaire comptable que « les écritures montrent que
vous aviez pris en charge ces matériels, et aucune décharge ou
fiche de détenteur effectif n'est signalée.»
Travail à faire:
i. Selon votre avis, à qui revienne la
responsabilité du matériel manquant ? Justifiez votre
réponse.
ii. Quels conseils proposeriez-vous au dépositaire
comptable, pour que cette situation ne reproduise plus?
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En ce qui concerne la vérification et le traitement des
dossiers en vu d'approbation et/ou de visa quelconque, il faut que les agents
de vérification et de contrôle soient capable de maîtriser
avant tout, les taches dévouées à l'ordonnateur en
matière, au dépositaire comptable, et aux différentes
commissions. En d'autre terme, les activités précédentes
sont aussi valables aux agents de vérification et de contrôle. De
toutes les manières, on ne peut pas vérifier quelque chose qu'on
ne connait pas.
En fait, le renforcement des capacités de ces agents
n'est qu'une formation complémentaire à toute opération
liée à la comptabilité des matériels. Il est
surtout, une question de méthodologie et de techniques de travail.
Comment vérifier et traiter un dossier de compte des matériels en
service?
Ainsi, à la différence de ces deux acteurs
précédents, ils se concentrent plus particulièrement, aux
différents points de contrôle et les critères de
vérification. (Voir annexe VII)
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