4.1.2.2 Certification et
liquidation de la facture
Le fournisseur adresse la facture (en trois exemplaires) au
Médecin chef de l'hôpital en général avant
réception de la marchandise. Après enregistrement et visa, elle
est transmise au service financier qui à son tour l'adresse à la
pharmacie.
Lorsque la marchandise livrée ou la prestation (dans le
cas du transport) sont jugées conformes (à la facture et au bon
de commande), le pharmacien procède à la certification de la
facture (en trois exemplaires) en y apposant son visa.
A la facture (3 exemplaires) certifiée doivent
être joints les documents suivants : un exemplaire du bon de
commande, la fiche de réception et un bordereau de livraison
visés. Ces documents sont transmis au service financier : c'est la
liquidation.
4.1.2.3. Ordonnancement ou
Mandatement
Elle s'effectue en plusieurs étapes :
- vérification des coordonnées administratives
et bancaires du fournisseur et l'imputation budgétaire (code
budgétaire) ;
- contrôle des montants arrêtés en chiffres
et en lettres et toutes les pièces justificatives;
- visa des factures.
Lorsque tous les éléments de contrôle sont
conformes, la facture est mise en condition de paiement.
4.1.2.4. Paiement de la
facture
Le paiement des factures est assuré par l'agent
comptable particulier de l'hôpital (ACP) au vu des états de
mandatement préparés par le service financier.
Théoriquement, le paiement intervient 90 à 120 jours après
réception de la marchandise. En pratique, il est souvent effectué
au delà des délais requis à cause des difficultés
de trésorerie très fréquentes de l'HPD.
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