Etude et conception d'une application de gestion des équipements

ORGANIGRAMME DE L'AFRIMA

Comptabilité

Relation Administrative

Commercial

Assistant chef d'Agence

Magasin

Atelier

Transite

Délégué Commercial

Assistant Commercial

Assistant Atelier

Chef d'Agence

Date : 14 Mai 2014

Source : Mme Lisette, assistante commerciale

I : Chef d'agence : Il est l'organe supérieur qui supervise toutes les activités de l'agence. Il prend toutes les décisions sur les objectifs, sur le personnel, ainsi que sur les produits.

II : Transite : Il s'occupe de la sécurité du produit dès son embarquement jusqu'à sa destination.

III : Commercial : Il s'occupe du marketing des produits de l'agence.

IV : Assistant commercial : Il s'occupe d'établir les documents des véhicules et s'assure que le client obtienne son produit commandé.

V : Déléguer commercial : Il cherche les acheteurs des véhicules.

VI : Atelier : il s'occupe de la maintenance des véhicules.

VII : Magasin : il s'occupe de la gestion de stocks des équipements ainsi que de leurs ventes.

VIII : Comptabilité : Il s'occupe de la comptabilité de l'agence ainsi que de la paye des agents.

NB : Tous les assistants jouent le rôle des conseiller dans la prise des décisions des leurs titulaires respectifs.

II.2. Analyse de l'existant

II.2.1. Documents utilisés

Le magasin utilise les documents ci-après pour la circulation des informations :

· La facture

· La fiche de stock

· Le bon d'entrée

1) La facture : c'est le document qui est remis au client après achat et payement d'un ou de plusieurs articles. Il reprend les informations suivantes :

Ø Le numéro de la facture

Ø La date

Ø Le nom du client

Ø La désignation du produit

Ø La quantité achetée

Ø Le prix unitaire

Ø Le prix total

Ø Le montant total de la facture

2) La fiche de stock : C'est un document qui retrace l'historique des mouvements de stock d'un produit. Il comprend les informations suivantes :

Ø Le numéro de la fiche

Ø Le code du produit

Ø La désignation du produit

Ø L'unité de stockage

Ø La date du mouvement de stock

Ø La quantité entrée

Ø La quantité sortie

Ø Le solde

3) Le bon de réquisition : C'est un document établi par le magasinier qui décrit la liste des produits en rupture de stock ou demandés par les clients. Il reprend les informations ci-dessous :

Ø La date

Ø La désignation du produit

Ø La quantité souhaitée du produit

4) Le bon d'entrée : C'est un document qui reprend les produits approvisionnés et livrés au magasin. Il comprend les informations ci-après :

Ø Le numéro du bon

Ø La date

Ø La désignation du produit

Ø La quantité approvisionnée

Ø Le nom du livreur

Ø Le nom du récepteur

a. Inventaire des rubriques

Toutes les informations présentées sur les différents documents peuvent être regroupées dans le tableau suivant :

Tableau n^o 1. Inventaire des rubriques

N^o	Propriétés	Facture	Fiche de stock	Bon de réquisition	Bon d'entrée
1.	Le numéro de la facture	X
2.	La date	X
3.	Le nom du client	X
4.	La désignation du produit	X
5.	La quantité achetée	X
6.	Le prix unitaire	X
7.	Le prix total	X
8.	Le montant total	X
9.	Le numéro de la fiche		X
10.	La désignation du produit		X
11.	L'unité de stockage		X
12.	La date du mouvement de stock		X
13.	La quantité entrée		X
14.	La quantité sortie		X
15.	Solde		X
16.	La date de réquisition			X
17.	La désignation du produit			X
18.	La quantité souhaitée du produit			X
19.	Le numéro du bon d'entrée				X
20.	La date du bon d'entrée				X
21.	La désignation du produit				X
22.	La quantité approvisionnée				X
23.	Le nom du livreur				X
24.	Le nom du récepteur				X

b. Modèle de circulation de l'information

v Scénario de vente

Le circuit d'informations se rapportant à la vente des articles se déroule actuellement de la manière suivante :

Le client désireux de se procurer un ou plusieurs produits se présente dans le magasin et recherche ses produits dans les rayons en s'informant auprès du magasinier commis à cette tâche. Ayant trouvé les articles, le client se présente alors au guichet de facturation pour faire établir la facture y afférente. Le préposé à la facturation s'assure que le produit est bel et bien disponible en stock et établit ainsi la facture. Il communique le total de la facture et le client paie. L'agent compte et vérifie l'argent lui remis, l'enregistre dans son journal, scelle la facture et en remet une copie au client. Avec cette copie, le client se présente au magasin pour le retrait des articles achetés et avant de sortir, il y a un service de sécurité qui vérifie la conformité de la marchandise livrée et donne l'autorisation de sortie.

A la fin de la journée, l'agent calcule le total des ventes journalières pour trouver le montant final. Quant au chargé de stock, il comptabilise le total des quantités vendues à partir des factures et le déduit du stock. Par rapport à la disponibilité de ce stock, le chargé de stock peut rédiger une réquisition des produits à commander. Dès que les articles commandés sont livrés au magasin à partir d'un bon d'entrée, le chargé de stock effectue la mise à jour de son stock.

Il se dégage de cette description de processus :

· La vente

· L'approvisionnement

b. Les acteurs

Un acteur est une personne physique ou morale ayant un rôle important à jouer dans le système observé^7(*). Il peut être interne ou externe au système et est représenté par une ellipse ; s'il est externe, l'ellipse sera hachurée.

En observant la description du circuit d'informations ci-dessous, nous pouvons isoler les acteurs suivants :

· Le client : acteur externe

· Le facturier : acteur interne

· Le chargé de stock (Magasinier) : acteur interne

· La sécurité : acteur interne

c. Le graphe des flux

Un flux représente un échange d'informations entre deux acteurs du système. Ainsi le graphe de flux est un schéma représentatif de la circulation d'informations entre différents acteurs du domaine d'étude constituant notre cadre de recherche.

Il peut être représenté comme suit :

1. Sécurité

4

3

Client

Magasinier

Facturier

1

2

7

8

5

6

Processus de vente

(1) Recherche d'article

(2) Renseignement

(3) Commande

(4) Facturation

(5) Paiement

(6) Livraison article

(7) Vérification

(8) Autorisation de sortie

2. Processus Approvisionnement

Chargé de stock

Dépôt

Chef d'atelier

1

2

3

4

Fig. II

(1) Bon de réquisition

(2) Bon de commande

(3) Bon d'approvisionnement

(4) Bon de réception

* ⁷ Professeur BAVWEZA, Cours de Méthode d'analyse informatique I, G2 info/jour UPL 2012-2013