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Elaboration d'un mauel de procédure des cycles trésorerie et achat d'ECG

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par Idrissa Monsieur SOMLARE
CESAG - Master en Comptabilité et Gestion Financière 2010
Dans la categorie: Economie et Finance
  

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1.1.2.1.3. Procédure de décaissement ou de paiement

Elle reprend toutes les activités de règlement en espèces ou par banque. Elle peut être divisée en deux sous procédures à savoir le décaissement en espèces et décaissement par chèque.

v' Le décaissement ou paiement en espèces

Selon BARRY (2009: 266) ; AHOUANGANSI (2006 : 470), cette procédure regroupe les opérations suivantes :

- Séparation des taches de gestion de la caisse et celles d'enregistrement des écritures comptables ;

- Séparation de la caisse de recette et de la caisse de dépense afin de permettre une meilleure visibilité des mouvements de la caisse ;

- Plafonner la caisse c'est-à-dire que l'entreprise doit fixer un niveau de dépense à régler en espèces. Tout montant qui excède ce niveau doit être impérativement payé par chèque ;

- Le paiement d'un fournisseur doit se faire par la présentation d'un avis de règlement authentique délivré par l'entreprise ;

- Les sorties de fonds pour motif d'achat d'un bien ou d'un service aux fins d'utilisation par l'entreprise contre présentation des pièces justificatives d'achat signées par les personnes autorisées ;

- Sortie de fonds pour paiement des salaires au personnel de l'entreprise contre signatures des salariés et présentation de leurs pièces d'identité ;

- les dépenses doivent être toujours accompagnées originaux des pièces justificatives ;

- les documents de paiement sont annulés par la mention « payé ».

1' Le décaissement ou paiement par chèque

Le décaissement par chèque est réalisé par les opérations suivantes :

- présentation par le fournisseur de la facture et d'un avis de règlement délivrés par la personne désignée ;

- réception des documents par la personne en charge de l'émission des chèques de l'entreprise ;

- vérification de l'authenticité de ces documents ;

- établissement du chèque par le comptable ou le trésorier ;

- transmission des chèques émis et des documents reçus aux personnes chargées du contrôle et des signatures ;

- remise du chèque signé au fournisseur ou au bénéficiaire ;

- émargement par le fournisseur pour acquit ;

- justification des dépenses par des pièces originales ;

- annulation des documents de paiement par la mention « payé » ;

- tous les chèques de paiement doivent contenir les signatures de deux personnes dont les spécimens de signatures doivent être préalablement déposés en banque ;

- tous les chèques émis pour règlement des factures doivent être barrés et non endossables;

- tous les chèques sont enregistrés selon l'ordre numérique ;

- fixation des niveaux de dépenses à régler en espèces et ceux à régler impérativement par banque ;

- envoyer le plus rapidement possible les chèques à leurs destinataires par une personne autre que celui qui les a préparés (SAMBE & al, 2001 : 275) ; (BARRY, 2009 : 266) (AHOUANGANSI, 2006 : 470).

1.1.2.2. Procédures comptables

Le cycle de trésorerie comportant, comme nous l'avons signalé ci avant, des risques importants en matière de détournements, il est indispensable que les informations comptables relatives aux caisses et aux banques soient disponibles dans des délais suffisamment rapprochés pour permettre les contrôles nécessaires.

Par ailleurs, eu égard à ces risques, il est primordial d'assurer une séparation des fonctions comptables avec celles d'autorisation des règlements et de gestion des fonds.

La comptabilisation des opérations du cycle de trésorerie doit obéir aux principes suivants : - les chèques doivent être comptabilisés dès leur signature, alors même qu'ils ne sont pas encore réglés par la banque ;

- les chèques ou virements des clients ne doivent être comptabilisés qu'a leur réception effective par la banque (notifiée par un avis de crédit) ;

- Aucune compensation ne doit être effectuée entre les soldes débiteurs et les soldes créditeurs des comptes de banques : les banques à solde débiteur (au sens de l'entreprise) doivent figurer à l'actif du bilan et celles à solde créditeurs doivent figurer au passif du bilan ;

- Les avoirs en monnaie étrangère doivent être évalués au cours de cette monnaie à la clôture : les écarts positifs ou négatifs résultant de la conversion sont portés dans un compte de gains ou pertes (SAMBE & al : 276).

Les procédures comptables se regroupent autour des fonctions suivantes : la comptabilisation des opérations de caisse et de banque, le suivi des comptes de liaison et le contrôle des avoirs en caisse et dans les banques.

1.1.2.2.1. Procédure de comptabilisation des opérations de caisse et

de banque

Elle regroupe les tâches d'enregistrement, dans les livres comptables de caisse et de banque, des mouvements encaissements-paiements intervenus (BARRY, 2004 : 267).

1.1.2.2.2. Procédure de suivi des comptes de liaison

Cette fonction essentielle comprend toutes les tâches d'analyse et de justification des soldes des comptes de virements internes (chèques à l'encaissement, virement de fonds) (AHOUANGANSI, 2006 : 471).

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