II.3. RECUEIL ET
DIAGNOSTIC
Dans cette partie, nous essayerons de comprendre de
manière concise le fonctionnement actuel du système d'information
de gestion stock, des ventes et des achats et détailler les besoins
réels d'amélioration à réaliser en vue d'aboutir
aux objectifs attendus de la réalisation du projet. En vue de comprendre
ce système d'information, nous y relèverons les principaux
acteurs et les différents flux échangés (documents
utilisés et processus de leurs traitements).
II.3.1. Principaux acteurs
a. Les acteurs internes
Ici, nous allons relever les acteurs qui interviennent dans
les activités commerciales de l'Etablissement. Nous avons pour notre
cas :
- Le chargé d'approvisionnement,
- Le chargé de dépôt,
- Le chargé des ventes,
- Le facturier et
- Le caissier.
b. Les acteurs externes
Sont ceux qui communiquent avec notre système
d'information tout en restant en dehors de celle-ci. Pour notre cas nous
avons :
- Les clients,
- Les fournisseurs
II.3.2. Les Flux
Ici, il s'agit des informations
échangées entre acteurs. Ces informations peuvent être
transmises soit par des documents imprimés ou soit oralement.
Fournisseur
Chargé d'approvisionnement
1
Chargé de dépôt
6a, 6b
Chargé des ventes
Facturier
10a
Caisse
(4a)
(2,3)
(4b)
(5)
(7b)
(8a)
(8b, 9)
(10c)
(7a)
Client
(10b)
(11)
Voici comment se retrace la circulation de ces flux :
(1) : Réquisition
(2) : Bon de commande émis
(3) : Argent liquide
(4a) : Facture reçue (Copie 1)
(4b) : Facture reçue (Copie 2)
(5) : Bon d'entrée en stock
(6a) : Fiche de stock Entrée
(6b) : Fiche de stock Sortie
(7a) : Bon de commande reçu (Copie 1)
(7b) : Bon de commande reçu (Copie 2)
(8a) : Bon de sortie en stock (Copie 1)
(8b) : Bon de sortie en stock (Copie 2)
(9) : Ordre de facturation
(10a) : Facture émis (Copie 1)
(10b) : Facture émis (Copie 2)
(10c) : Facture émis (Copie 3)
(11) : Argent Liquide
II.3.3. Schéma de
circulation et de traitement des informations
Ce schéma nous permet de donner la chronologie de
traitement des informations au sein de l'entreprise.
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Chronologie des opérations
|
Chargé d'approvisionnement
|
Chargé de dépôt
|
Chargé des ventes
|
Facturier
|
Caisse
|
Fournisseur
|
Client
|
Elaboration de la réquisition et du bon de commande
OP N° 1
1
2
3
4
4
Enregistrement des entrées en stock
OP N° 2
5
6
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|
|
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Chronologie des opérations
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Chargé d'approvisionnement
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Chargé de dépôt
|
Chargé des ventes
|
Facturier
|
Caisse
|
Fournisseur
|
Client
|
7
Envoie de la commande
OP N° 3
7
7
Analyse de la commande
OP N° 4
Favorable Défavor.
8
9
8
Demande de facturation
OP N° 5
10
10
Facturation
OP N° 6
11
12
Commentaire :
1 : Réquisition 10 : Ordre de facturation
2 : Bon de commande émis 11 : Facture
émis au client
3 : Argent liquide 12 : Argent liquide.
4 : Facture reçu du fournisseur
5 : Bon d'entrée en stock
6 : Fiche de stock
7 : Bon de commande reçu du client
8 : Bon de sortie de stock
9 : Rejet de la commande
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