L'usage du téléphone dans la communication interne des organisations. Cas de la Loyale assurance.

7. Les questionnaires de satisfaction internes

Ils permettent de prendre la température de l'entreprise à intervalles réguliers. Le service communication l'utilise, chaque fois qu'il a besoin, afin de déterminer l'atmosphère qui prévaut dans l'entreprise.

8. Les activités extra-muros

Le service communication organise des évènements pour réunir le personnel autour de l'entreprise : présentation de voeux, arbre de noël, célébration de l'anniversaire de l'entreprise, fête des pères et des mères, cadeaux lors des naissances, diffusion des dates d'anniversaire des membres du personnel...ce sont des meilleurs moyens de connaître les facettes insoupçonnées de ceux avec qui l'on travaille. Informelles, elles sont riches en bonnes surprises et atténuent souvent certaines raideurs relationnelles et hiérarchiques.

Ces rencontres permettent aux différents membres de l'entreprise de s'échanger et de se connaitre d'avantage.

9. La note de service

Notes (de service ou d'information) et circulaires sont des documents indispensables de management de l'entreprise. Toutes les entreprises (quelle que soit sa taille) y a recours. C'est un instrument de communication descendante, elle a pour objectif de fixer les règles de fonctionnement interne, de donner des directives, d'informer sur les orientations, de transmettre des informations juridiques, techniques, commerciales.

Son intérêt principal c'est la transmission d'une information précise intéressant le destinataire ; la rapidité de mise en oeuvre mais elle sert de référence. Malgré tous ces avantages, la note de service comme tous les autres outils possède des inconvénients.

On peut constater a travers cette note un procédé froid et impersonnel, il ya aussi un risque de multiplication abusive d'où la perte de l'efficacité (les employés lui attacherons moins d'importance), encore exige un style de rédaction délicat (simple, claire, précise et concise).

10 les réunions

« Une réunion c'est une rencontre de plusieurs personnes en un lieu pour atteindre un objectif ou pour étudier un problème »^42(*). Dans les entreprises, les réunions se suivent et ne se ressemblent pas : réunion plénière, assemblée générale, réunion de service, groupe de réflexion. Elles apportent le meilleur comme le pire.

La Loyale Assurances organise deux types de réunions : les réunions d'information et les réunions de services ou techniques. S'agissant du premier c'est une réunion qui se tient de qu'il ya une nouvelle information à livrer à l'ensemble du personnel ou le personnel d'un service précis.

Concernant la réunion technique c'est une réunion qui regroupe les agents relevant d'un même service afin de débattre d'une technique concernant leur spécialisation.

Tous ces outils que la Loyale Assurances utilise concourent d'une façon ou d'une autre à l'accomplissement des actions de communication interne.

Ces actions sont selon L. Demont, A. Kempf et M. Rapidel ^43(*):

- Ecouter : Savoir ce que pensent et ressentent les salariés est une donnée stratégique pour les décideurs. La remontée de l'information est indispensable lorsque l'on souhaite mettre en place le service de communication interne ou améliorer celui qui existe déjà. Il est également important de mesurer l'impact des actions pour savoir si ces dernières correspondent encore aux besoins des « clients » internes.

- Produire de l'information : Le choix, parmi le très grand nombre de moyens d'information mis à la disposition du décideur, se fait à la croisée des budgets, de la culture d'entreprise, des cibles, de la spécificité des supports, et de leurs pertinence par rapport au sujet et à la cible.

- Distribuer : La difficulté de cette action, est de faire circuler l'information jusqu'au bout de la chaîne. Les cadres en sont l'un des vecteurs, ainsi qu'un des acteurs de l'animation.

- Animer : La création d'une dynamique d'échanges internes passe par la volonté de rapprocher des structures les hommes, et de leur donner la possibilité d'échanger leurs problématiques. Car il faut à l'intérieur de la structure : de l'échange, de l'argumentation ainsi que de la pédagogie, à la recherche de l'implication personnelle.

- Conseiller : C'est l'un des rôles « clés » du responsable de la communication interne. Il est chargé de faire remonter les informations auprès de la direction générale, de proposer des contenus, des actions ainsi qu'une planification. Il devra convaincre les responsables, de la pertinence de ses préconisations, puis que ceux-ci les adoptent et y collaborent.

- Planifier et coordonner : Pour donner toute sa puissance à l'accompagnement des priorités de l'entreprise, il va falloir choisir un certain nombre d'actions, leur donner une priorité, et les budgéter. Il ne faut pas oublier de leur donner une chronologie pour que la cohérence s'impose. La communication interne aura la capacité de s'adapter davantage aux évènements inattendus plus ses fondements et ses priorités seront claires et connus.

Ces outils remplissent leurs missions qui est celle de la transmission et du recueil des informations mais malheureusement avec quelques limites. C'est pourquoi, ils peuvent être accompagnés ou renforcés par le téléphone mobile, qui est un outil plus réactif et plus disponible.

TROISIEME PARTIE

PRESENTATION DES RESULTATS, DISCUSSION ET SUGGESTION

* ⁴² Sahou ANY GBAYERE, gestion des réunions en Afrique, confors, Abidjan, 2004, p.52

* ⁴³ L. Demont, A. Kempf et M. Rapidel, Op.cit., p. 214