II-2.3. Etapes de traitements comptables
II-2.3.1. Contrôle des
pièces justificatives
Toutes les pièces justificatives en provenance de
l'extérieur ou des services internes de l'entreprise doivent faire
l'objet d'une vérification préalable par le comptable. Ce dernier
vérifie notamment :
- l'existence des cachets et signatures ;
- la justesse des calculs ;
- la concordance entre factures, bon de commande et
bordereaux de livraison s'il y'a lieu.
Lorsqu'il décèle des anomalies sur les
pièces qu'il vérifie, le comptable procède à leurs
corrections par des émetteurs de ces pièces avant leur
enregistrement dans la comptabilité.
II-2.3.2. Imputation des
pièces comptables
Après avoir été vérifiées
par le comptable, les pièces justificatives sont imputées
à l'aide d'une pièce d'imputation comptable (PIC).
Les informations ci-après doivent figurer sur la
pièce d'imputation comptable :
- numéro et intitulé du journal ;
- date comptable ;
- numéro de la pièce comptable ;
- numéro de compte ;
- libellé de l'opération ;
- montant débit et crédit.
II-2.3.3. Saisie des
pièces comptables
La saisie se fait à partir des pièces
d'imputations comptables et par journal. Afin d'éviter toute confusion
entre les PIC saisies et les PIC non saisies, il sera apposé un cachet
portant la mention « SAISIE » sur toutes les PIC
traitées, ainsi que la date de saisie.
Les pièces comptables doivent être saisies sans
retard dans la chronologie des opérations.
II-2.3.4. Contrôle des
saisies
A partir des brouillards des journaux, le comptable
procède au contrôle des saisies en faisant le rapprochement avec
les PIC. Les éventuelles erreurs de saisie constatées seront
corrigées avant l'édition des journaux définitifs.
II-2.3.5. Classement des
pièces justificatives
Les pièces justificatives auxquelles sont
agrafées les pièces d'imputations comptables ayant fait l'objet
de saisie doivent être classées dans des chronos, par ordre
chronologique et en raison d'un chrono par journal. A l'intérieur de
chaque chrono, le classement se fait à partir du numéro de la
pièce comptable, lequel tient compte du mois et de l'ordre
d'arrivée de la pièce justificative.
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