Evaluation de la maitrise des risques liés au processus d'achat par appel d'offres: Cas de l'UNFPA au Sénégal

1.1.2 Procédures d'achats et outils de performance

Une procédure est une succession d'opérations effectuées suivant un processus méthodique. Nous allons donner dans ce paragraphe, une idée générale des procédures d'appel d'offres avant de décrire le processus d'appel d'offres.

1.1.2.1 Procédures d'appel d'offres

«La banque mondiale, le General Agreement on Tariffs and Trade (GATT^3(*)) et la Communauté Economique Européenne (CEE) ont largement favorisé le développement de la procédure d'appel d'offres et ont voulu en faire un instrument de justice et de la transparence », affirment Cova & al (in Simon & al, 1997:155). Ces procédures, en plus de celles de la banque mondiale (BM), peuvent être regroupées dans les catégories ci après:

ü celles édictées par chaque Etat appelées le code des marchés publics,

ü les procédures du système des Nations Unies (NU) dont l'UNFPA,

ü les procédures de l'Agence Française de Développement (AFD), de l'Union Européenne (UE),

La diversité de ces procédures d'achats peut parfois, pour certaines structures, véhiculer des insuffisances et être source d'erreurs, d'irrégularités ou de malversations.

1.1.2.2 Outils d'évaluation des achats et des acheteurs

L'évolution rapide de l'entreprise et les enjeux importants qu'elle draine exigent des achats un suivi indispensable pour assurer la pérennité de l'entreprise. Pour Bruel (1998:271), ce sont des outils permettant de mesurer les performances du service achats dans sa totalité ainsi que de celles des acheteurs en leur fournissant un principe directeur pour des actions. Ces outils sont de deux ordres, qui sont: les outils d'évaluation des achats et les d'évaluation de l'acheteur.

1.1.2.2.1 Outils d'évaluation des achats

Pour s'assurer que le processus d'achat est maîtrisé, l'acheteur doit évaluer les achats. Selon De Faultrier & al (2004:215), l'évaluation des achats est effectuée par deux outils indissociables qui sont: les indicateurs de performance et le tableau de bord.

Ø Les indicateurs de performance

«Un indicateur est une information, ou un regroupement d'informations, précis, utile, pertinent pour le gestionnaire, à l'appréciation d'une situation, exprimée sous des formes et des unités diverses » (Alazard, 2007 :643). Pour De Faultrier & al (2004: 224), ces indicateurs de performance peuvent permettre aux dirigeants d'être informés sur l'arrivée d'un problème bien avant que les risques liés à celui-ci ne se manifestent, et ainsi d'en proposer des actions correctives.

Ø Le tableau de bord

Pour De Faultrier & al (2004:225), le tableau est un outil de pilotage qui synthétise l'ensemble des indicateurs propres à un responsable. Et qui a pour rôle de renseigner l'ensemble des interlocuteurs du service achats sur l'activité, les performances et les évolutions d'une action.

* ³ Actuelle Organisation Mondiale du Commerce