4.1.2.3. Utilité du tableau de
bord.
Lorsqu'il est bien conçu, le tableau de bord offre
à son utilisateur la perception d'une situation donnée sous un
éclairage spécifique. Cet éclairage est étroitement
lié à la stratégie poursuivie, l'activité sous
contrôle et les besoins et habitudes du décideur. C'est dire
à quel point l'instrument est personnel.
Ensuite, lorsqu'il est très bien conçu, le
tableau de bord peut suggérer quelques pistes de réflexion pour
faciliter l'analyse de la situation, voire même inciter un peu à
la prospective. Mais là, c'est qu'il est vraiment très bien
conçu.
Cette définition est vraie pour le manager
décideur. Elle l'est tout autant pour le contrôleur de gestion.
Le contrôleur de gestion a aussi sa mission, ses objectifs à
réaliser, ses priorités. Tout autant que n'importe quel autre
manager de l'entreprise, il est acteur de la démarche de progrès
global de l'organisation. Il cherchera donc toujours à améliorer
ses propres processus en termes de performance et de création de
valeurs. La conception de son tableau de bord personnel ne diffère en
rien de celui d'un autre décideur.
De plus, puisque le contrôle de gestion tend à
dire de nos jours, pilotage de la performance, l'un et peut
être le plus idéal des outils de pilotage de la performance
à l'interne est indéniablement le tableau de bord (TB) avec pour
objet de permettre aux responsables de suivre leurs actions et de prendre des
décisions.
Le tableau de bord est un complément à tout
système de gestion prévisionnelle. Les raisons qui peuvent
inciter une entreprise à élaborer un tableau de bord consistent
essentiellement à apprécier les délégations de
pouvoir et à contrôler la validité de la gestion
prévisionnelle.
Cette mission du tableau de bord est un complément
à la première, car la délégation de pouvoirs
consiste en un contrat entre deux responsables, contrat stipulant que le
délégataire devra atteindre certains objectifs fixés
à l'avance, objectifs sectoriels dont la bonne réalisation
permettra à la firme de suivre la trajectoire de croissance que lui a
assignée sa direction générale.
Le suivi des prévisions par le tableau de bord
fournira au délégant le moyen de vérifier que le
délégataire se conforme aux prévisions qu'il s'est
engagé à réaliser.
Une autre des fonctions du tableau de bord consiste à
surveiller la conformité des performances à ses objectifs
annuels, mensuels, voire hémorroïdaires, de même permettre la
correction des écarts. Il est possible que les réalisations d'une
ou plusieurs divisions s`écartent des prévisions qu'elles avaient
formulées. Il importe de trouver rapidement une solution à une
telle dérive, afin de ne pas remettre en cause les performances globales
de l'entreprise.
Ce qui fait du tableau si on peut le dire, l'outil distinctif
du contrôleur de gestion. Il ne peut pas avoir de contrôle de
gestion sans le tableau de bord, mais un tableau de bord alors bien
conçu.
4.1.2.4. Conception d'un tableau de bord
La conception du tableau de bord se fait à travers des
étapes claires et précises. Les étapes de la conception du
tableau de bord sont :
· analyse de la mission et définition des
objectifs
Le tableau de bord est adapté à des
responsabilités, il faut donc situer clairement les
responsabilités, les missions puis les objectifs confiés à
chaque responsable. On ne peut juger les responsables que sur la base d'un
objectif de départ ;
· identification des facteurs clés de
succès
Les tableaux sont basés sur des compétences
qu'il faut maîtriser ou des conditions, ce sont les FCS (forces
clés de succès) à respecter pour atteindre l'objectif
assigné. Il revient de les identifier et de sélectionner les plus
caractéristiques ou les plus pertinents, certains pouvant englober
d'autres. C'est l'étape la plus délicate et la plus importante
parce que ces FCS sont les moyens pour atteindre les objectifs. La
qualité et la pertinence du tableau de bord en dépend donc;
· choix des indicateurs
Un indicateur de performance est une information devant aider
un acteur, ou groupe d'acteurs, à conduire le cours d'une action vers
l'atteinte d'un objectif ou devant leur permettre d'en évaluer le
résultat.
L'indicateur n'est pas une mesure objective mais il est
construit par l'auteur, en relation avec les objectifs qu'il poursuit et avec
le plan d'action qu'il conduit. L'indicateur de performance n'est pas
nécessairement un chiffre. Il peut être un jugement qualitatif, un
signe binaire, un graphique ...
Un indicateur est un outil de gestion élaboré,
réunissant une série d'informations
 Sa raison d'être (objectif stratégique auquel il
se rattache) ;
 La désignation d'un acteur chargé de le produire
;
 La désignation d'un acteur responsable de son niveau et
censé maîtriser les leviers d'action correspondants ;
 La périodicité de production et de suivi de
l'indicateur ;
 Sa définition technique : formule de calcul ou
convention de calcul, source nécessaire à sa production ;
 Les modes de segmentation ;
 Les modes de suivi ;
 Le mode de présentation.
En résumé l'indicateur est l'information qui
rend compte de l'évolution du FCS choisi. On peut en choisir plusieurs
pour un même FCS pour éviter les effets indésirables. Les
indicateurs peuvent être monétaire, physiques, quantitatifs ou
même qualitatif et doivent aussi être fiables, objectifs et simples
à la compréhension pour donner une image fidèle.
Si l'indicateur choisi est qualitatif par exemple, on peut
apprécier l'évolution à travers des notes telles que
+++ ou --- ... ou A, B, C ;
· réalisation du tableau de
bord
o identification des valeurs cibles, normes, ou clignotants
pour chaque indicateur
Il est impératif de choisir une ou des valeurs cibles
parce que cela incitera le dirigeant à réagir
immédiatement et pourra lui permettre la lecture aisée et facile
du tableau de bord;
o choix de la présentation ;
o organisation et collecte des informations
A cette étape, il suffit d'identifier les informations
utiles à insérer dans le tableau et d'organiser le processus de
collecte de ces informations. L'information doit être filtrée car
« trop d'information tue l'information ». Cette partie
devrait être consignée dans le manuel de procédure du
service ;
o production du tableau de bord.
Il faut dire qu'il n'existe pas une présentation et
encore moins une architecture type du tableau de bord, il peut être
vertical ou horizontale. Le plus important, c'est qu'il soit clair, lisible,
compréhensible. Et que par ailleurs, qu'il contienne les informations
nécessaires à son destinataire.
Le tableau de bord de l'entreprise doit être aussi
pratique et aussi perfectionné que celui d'une centrale nucléaire
ou un avion de ligne mais simple d'utilisation, clair et précis pour
permettre un dispositif de guidage et de contrôle de l'entreprise.
Le tableau de bord est un outil privilégié du
contrôle de gestion ; tel qu'on pourra écrire sans aucune
hésitation que : Contrôle de gestion = Tableau de
bord ; mais sa vocation est plus large. Il est un instrument
de mesure de tous les aspects de la vie de l'entreprise.
En définitive, la forme et les conditions d'utilisation
du tableau de bord sont propres à chaque entreprise et expriment
l'originalité de sa structure et ses objectifs.
La périodicité de présentation doit
correspondre au poste de responsabilité et aux types d'informations
traitées.
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