Chapitre 3 : Préalables à la mise en
place de la fonction d'audit interne
La création du service d'audit interne ne peut se
faire sans que l'entreprise ne dispose d'un référentiel
organisationnel, humain et culturel nécessaire à son
épanouissement.
L'auditeur interne devra donc examiner et évaluer le
processus organisationnel et apprécier l'existence de dysfonctionnements
compte tenu de l'environnement et des contraintes organisationnelles, humaines
et culturelles prévalant dans l'entreprise.
Section 1 : Dimension organisationnelle
1.1-Politique de gestion
Aucune fonction de l'entreprise ne peut s'exercer sans une
politique de gestion bien définie. Et, il appartient à chaque
responsable de fonction de la définir ou la connaître pour un
meilleur exercice de la fonction. Chaque politique de gestion va définir
quelle est la mission du responsable de fonction :
- ses actions à entreprendre
- ses domaines d'exercice
- ses objectifs
Aussi, la mise en place d'un bon contrôle interne
adéquat ne peut se faire sans que la politique de gestion n'ait pas
été bien définie. C'est pourquoi l'auditeur qui aura
à apprécier ces dispositions de contrôle ne pourra le faire
sans qu'il n'ait connaissance de la mission assignée au responsable
audité.
L'audit interne peut apprécier dans quelle mesure les
audités poursuivent les objectifs de l'entreprise. Si ces derniers ne
sont pas clairs, ils pourraient entraîner une mauvaise
interprétation. S'ils sont mal conçus, l'entreprise risque en
conséquence de mal orienter ses ressources. L'auditeur interne peut
également émettre son opinion non seulement sur la bonne
application des objectifs, mais également sur leur qualité.
Il peut même aller plus loin et apprécier la
pertinence des procédures d'élaboration des décisions
stratégiques et attirer l'attention sur les risques et les
incohérences relevées au niveau des choix de l'entreprise.
1.2-Le système d'information
Le système d'information est l'ensemble des
méthodes et moyens relatifs au traitement de l'information dans une
organisation. C'est un outil extrêmement important au sein de
l'organisation, car il est à la fois au centre du système
décisionnel et au coeur du système opérationnel qui a
à charge l'exécution des décisions.
Le système d'information est un
référentiel indispensable à l'auditeur interne pour
analyser les faits observés, détecter les anomalies
éventuelles d'un système. Il permet à l'auditeur interne
de trouver des explications aux dysfonctionnements et d'apporter des
solutions.
Le système d'information est pris dans un sens
très large et désigne les hommes qui participent au processus
d'information de l'entreprise, les structures d'organisation (les circuits
d'informations, les documents, les procédures mises en place, la
décentralisation...) et les technologies de l'information et de la
communication. Le système d'information selon H. Lesca dans son ouvrage
« Information et adaptation de l'entreprise » est un
ensemble interdépendant de personnes, des structures d'organisation, des
technologies de l'information (matériels et logiciels), des
procédures et des méthodes qui devraient permettre à
l'entreprise de disposer juste à temps des informations dont elle a
besoin pour son fonctionnement courant et pour son évolution.
Le système d'information offre de grandes
possibilités aux responsables d'entreprise et éventuellement des
PME et PMI :
- il fournit aux décideurs les données
nécessaires à la prise de décision ;
- il recueille et traite les informations de toutes les
fonctions d'entreprise pour la restituer sous forme synthétique pour
permettre aux décideurs de réagir efficacement aux mutations de
l'environnement ;
- il offre de plus grandes possibilités de pilotage et
de maîtrise de l'organisation et facilite le reporting à travers
les tableaux de bord et les ratios de gestion.
Toutes les entreprises doivent recueillir les informations
pertinentes (financières ou non) relatives aux évènements
et activités, externes comme internes identifiées par le
management comme étant utiles à la conduite des affaires. En tant
que composant global du contrôle interne, le système d'information
doit également faire l'objet d'audit interne.
-Organisation
-Entreprise
Hommes
Système d'information
Figure 2 : Organisation d'un
système d'information
1.3-L'organisation
L'organisation de l'entreprise permet d'abord à
l'auditeur interne de bien comprendre le fonctionnement de l'entreprise. Il va
pouvoir comprendre les relations de pouvoir et de responsabilité,
réaliser des tests de conformité et analyser les
dysfonctionnements éventuels d'une telle organisation.
Il n'existe pas de modèle unique qui pourrait servir de
référentiel. La diversité des organisations est aussi
grande que peut l'être la diversité des entreprises : taille,
nature d'activité, environnement, structure juridique...sont autant de
variables qui vont générer des organisations
différentes.
L'auditeur interne va contribuer par ses recommandations,
à cette nécessaire et permanente adaptation de l'entreprise dont
les composantes ne cessent d'évoluer et de se transformer.
Les éléments constitutifs de l'organisation
s'insèrent et se développent dans un environnement qui doit
être organisé pour leur permettre de fonctionner en assurant la
protection physique des biens et des personnes :
L'organigramme
C'est le premier document que doit se faire communiquer
l'auditeur, car son inexistence éventuelle, sera dès les premiers
pas révélatrice de problèmes graves. Son existence permet
de bien comprendre le fonctionnement de l'entreprise.
· L'analyse des postes (ou description des
postes)
C'est le second élément du dispositif
d'organisation. La description des postes présente tous les aspects
importants du poste au moyen d'une fiche détaillée, comprenant
les rubriques suivantes :
- Identification de l'emploi
- Compétences
- Mission de l'emploi
- Positionnement dans la structure hiérarchique et
fonctionnelle
- Description des activités
- Contrôle par le supérieur
- Moyens matériels et humains
L'information contenue dans ce document doit être
claire, réaliste, complète et objective. Elle doit être
approuvée par la direction et les différents responsables
hiérarchiques concernés.
· Le recueil des pouvoirs
C'est le troisième élément du dispositif
d'organisation. Chaque acteur doit connaître avec précision ce
qu'il doit faire et dans quelles limites se situent ses
délégations de pouvoir. Ces délégations doivent
être écrites, connues des bénéficiaires et de leur
hiérarchie et surtout mises à jour en fonction des changements.
L'auditeur interne s'assure que toutes les dispositions sont prises pour
répondre à ces exigences.
L'existence d'un manuel de procédures ou des
procédures écrites, devient une nécessité dans les
organisations. La formalisation écrite des procédures doit
être adaptée aux destinataires. L'utilité réelle du
manuel des procédures dépend simultanément de la
qualité des supports et de la pertinence du contenu par rapport aux
attentes des opérateurs. Il faut un langage simple et une
démarche largement participative.
Cependant, un tel système documentaire n'a de sens que
dans la mesure où il offre une base de données vivante pour
l'entreprise. Au delà du projet
« procédures », il s'agit de mettre en place une
structure susceptible d'assurer la mise à jour continue des
procédures.
L'auditeur interne veillera, dans un premier temps, à
ce que des procédures écrites existent dans l'entreprise. Dans un
deuxième temps, il s'assurera qu'elles sont fiables et adaptées
à l'évolution de l'entreprise et de son environnement, et
finalement, il vérifiera qu'elles sont appliquées.
L'usure est une loi constante des organisations. En l'absence
d'un contrôle interne, les processus les mieux réglés
tendent à se dégrader. La fonction d'audit interne est donc
essentielle pour le fonctionnement d'un tel système.
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