Mise en place d'un réseau documentaire au sein des collectivités territoriales: l'exemple de SIDOCA du service de documentation du Conseil Général de Tarn- et- Garonne

Chapitre II : Le cas du Service de

Documentation du Conseil Général de Tarn- et-

Garonne et son réseau

1. Historique

1.1 Quel est le nom du réseau et quelles sont les conditions de création?

Le Syndicat intercommunal pour le traitement de l'information dans la zone Pyrénées Languedoc (S.I.PY.LA.) est créé en 1975. Il regroupe des collectivités locales qui sont intéressées par la mise en commun des moyens de traitement des affaires à caractère communal. Les buts de ce syndicat dirigé par la présidente Catherine GUIEN sont de deux(2) ordres. D'abord, le traitement, la diffusion de l'information, ainsi que la réalisation des études nécessaires à son bon usage restent la première mission. Ensuite, le rôle de conseil en matière de schéma directeur, des technologies de l'information et de la communication de même que la rédaction et le suivi des marchés constituent une mission essentielle de ce regroupement car elle passe par la dématérialisation des procédures avec les prestataires de service. Regroupant cinq communes(5) qui sont Blagnac, Castres, Narbonne, Salon de Provence et Toulouse, ce syndicat offre aux communes qui en font la demande ses compétences en matière de gestion de l'information.²⁶ Deux(2) communes (Blagnac et Toulouse) et un(1) département (Tarn-et-Garonne) en bénéficient.

L'idée de la création d'un réseau documentaire est apparue en 1985. Une démarche de développement de ressources et de produits documentaires en partenariat a conduit en 1988 les services de documentation des mairies de Blagnac et de Toulouse à créer la base de données SIDOCA (Système Intercollectivités de DOcumentation Administrative). C'est en cette période que l'idée de la création de réseau a été concrétisée. En 1989, le Conseil général de Tarn-et-Garonne a rejoint les deux (2) partenaires initiaux en tant que fournisseurs d'informations.

1.2. L'origine de ce réseau documentaire

²⁶ SIPYLA. Présentation du syndicat. [en ligne], accessible à l'adresse : http://www.sipyla.fr/menuold021.html. Ressource consultée le 25 Avril 2010.

Les services offerts par le syndicat concernaient les compétences en matière de gestion des ressources humaines, de gestion financière, d'élections. Il assurait l'exploitation de l'application Elections Politiques pour le compte de quatre(4) collectivités qui sont Toulouse, Blagnac, Vieille Toulouse et Labarthe sur lèze. Les informations échangées entre ces différentes collectivités étaient nombreuses. Afin d'avoir une maîtrise de la gestion de ces informations, Toulouse et Blagnac ont trouvé utile de coopérer par le biais de leurs Services de Documentation.

Unis par des relations personnelles, les chefs des Services de Documentation de Toulouse et de Tarn-et-Garonne échangeaient des documents avant la création de ce réseau documentaire. L'intégration de Tarn-et-Garonne dans le réseau n'a pas été difficile. Il existe une convention signée entre le SIPYLA et le Conseil Général de Tarn-et-Garonne. Ce partenariat a une durée indéterminée avec un retrait sous condition de préavis de six(6) mois. Ils partagent la même sphère géographique, la région de Midi-Pyrénées. Les autorités interviennent dans les mêmes secteurs d'activité. Les Services de Documentation de la Ville de Toulouse, de Blagnac et du département de Tarn-et-Garonne produisent une forte documentation sur le secteur agricole. Ces localités se situent en plaine alluviale, l'agriculture y est un des grands secteurs d'activité. Blagnac et Toulouse sont considérées comme la capitale de l'aéronautique. Une masse d'information sur le secteur de l'aviation est collectée. Les universités de Toulouse ont des antennes à Blagnac et dans le Tarn-et-Garonne. Ces pôles universitaires génèrent des informations sur leur fonctionnement et sur leur activité. La position géographique de ces villes fait d'elles des centres touristiques. Avec l'explosion documentaire de ces divers secteurs d'activité, les services de documentation de la Ville de Toulouse, de Blagnac et du département de

Tarn-et-Garonne ont éprouvé le besoin de travailler ensemble. La présence de ces éléments de base constitue des noeuds. Ces unités documentaires s'associent pour organiser et faciliter un travail de qualité. Ce réseau documentaire a été mis en place pour faciliter la collecte, la gestion et la diffusion de l'information dans cette zone géographique.