Diagnostic du système de planification des projets dans les ONG: cas de la Caritas de Dakar

1.2.4. Les étapes de la planification opérationnelle

Étape 1 1 19 XERIPe1s1P Ee : « Cette sous-section décrit l?objectif de la planification du projet, les rôles et les responsabilités qui s?y rattachent, ainsi que de la terminologie.

Etape 2 : Processus de planification et plan de projet : Cette sous-section décrit le processus de planification et la création du plan de projet. Le plan fournira la structure pour les autres documents de planification ainsi que pour les autres processus du projet.

²² www.poodec.org

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Etape 3 : Objectifs et contenu du projet : Cette sous-section examine le besoin, à l?intérieur d?une agence, de comprendre l?objectif du produit ou du procédé en cours de création et dans quelle mesure il s?intègre aux objectifs de l?agence. La création des documents, des objectifs et du contenu du projet y est définie.

Etape 4 : La planification détaillée des activités de « contenu »

La planification détaillée des activités de contenu est une activité relativement simple. La démarche à suivre est semblable à celle de la planification des activités pour chaque résultat intermédiaire : il faut détailler toutes les sous-activités nécessaires pour atteindre la réalisation de l?activité en question. Si nécessaire, l?on peut même ajouter un niveau supplémentaire de détails (des « sous-sous-activités»).

Cependant, un plan trop détaillé doit être évité. Le niveau de détails approprié est difficile à décider d?avance et dépend du moment dans le cycle de projet. Au moment d?identification la description des activités doit permettre de proposer un ordre de grandeur du budget. A la fin de la formulation, le détail dans la description des activités doit permettre l?élaboration d?un budget exact.

Au moment où l?exécution du projet démarre, la description des activités doit permettre :

· un échelonnement (planification dans le temps) adéquat des activités ;

· une répartition adéquate des tâches et des responsabilités ;

· une estimation adéquate des moyens financiers et humains ainsi qu?un calcul précis des coûts ;

Etape 5 : La planification détaillée des activités de gestion

Ces activités sont nécessaires pour soutenir et gérer les activités de contenu. A cet effet, cinq groupes d?activités de gestion qui concernent chacun un aspect spécifique de l?intervention sont discutés :

· activités liées à la gestion du temps ;

· activités liées à la gestion des finances ;

· activités liées à la garantie de la qualité de l?intervention ;

· activités liées au processus d?information (au sein de l?intervention, et entre l?intervention et son environnement) ;

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· activités liées à l?organisation du personnel affecté à l?intervention : les activités dans ce
domaine peuvent être considérées comme des efforts pour guider les activités de contenu.

Chacune des activités de contenu peut être abordée conformément aux cinq aspects de la gestion évoqués. (temps, finance, qualité, information, organisation du personnel). »23

Cette idée peut être schématiquement représentée comme suit :

Figure 4 : synthèse de la planification détailée des activités²⁴

Finance

Temps

Activités de contenu (définies dans le cadre

Organisation

Qualité

Information

Ce schéma montre également que chaque aspect de gestion influence directement le contenu des activités et aura un impact sur l?efficacité et l?efficience de l?intervention à partir de ce moment.

Il est toujours préférable de ne pas changer la planification, au risque de vouloir continuellement s?adapter aux réalités du terrain et de perdre de vue les objectifs et la finalité de l?intervention. D?où l?importance des prévisions durant la phase de planification et de la marge à la norme. En outre, une grande rigueur dans la fixation des normes pour un aspect demande une marge suffisamment large pour définir les normes des autres aspects. Exemple: Si les objectifs d?un projet doivent être atteints avant une date limite, (= norme rigide avec respect de l?aspect de gestion «temps»), une marge suffisante doit être prévue pour un autre aspect de la gestion (par exemple le budget qui doit être suffisamment important et/ ou la qualité des besoins qui sont relativement limités).

? Planification de l'aspect temps : « La planification de l?aspect « temps » (on parle souvent d?échelonnement) concerne les décisions qui doivent être prises en fonction du facteur temps. Le facteur temps intervient dans les décisions concernant les délais de réalisation, la

²³ http://www.unops.org/web_forms/welcome.htm

²⁴ http://www.projectmagazine.com/

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date de commencement d?une activité et la question de savoir si plusieurs activités seront (pourront être) réalisées simultanément ou pas.

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Cette planification doit :

· déterminer le temps nécessaire pour chaque activité et pour l?intervention dans sa totalité ;

· relier l?exécution des activités au calendrier (parallèlement ou consécutivement à d?autres activités) ;

· suivre la réalisation des activités selon le cycle de gestion. Contrôler la mise en oeuvre des activités suivant le cycle de gestion (cf. schéma du cycle de projet).²⁵».

n La planification de l'aspect finances : Elle porte sur la planification financière de toutes les activités qui content de l?argent et/ ou produisent un revenu. « Elle doit : fixer le coût total de l?intervention ; fixer le coût et le revenu de chaque activité (de contenu et de gestion) ; fixer les activités et procédures de la gestion financière (budget, comptabilité, caisse,) ; planifier les liquidités de l?intervention (dépenses et recette en fonction du calendrier) ; suivre la réalisation des activités de la gestion financière selon le cycle de gestion.

n La planification de l'aspect information : La gestion de l?aspect « information »est importante, aussi bien au sein de lintervention-même que pour ses relations avec son environnement:

· au sein de l?intervention elle-même, chaque membre produit et reçoit des informations qui doivent etre diffusées aux autres d?une part, d?autre part, chacun est dépendant de l?information des autres ;

· l?intervention est sensée fournir de l?information (par exemple: des rapports et programmes) à son environnement et dépend souvent pour son développement des informations venant de l?extérieur.

Dans cette optique, la planification de l'aspect « information » porte sur :

· la planification de la production et de la distribution au sein et en dehors de l?intervention) de toute l?information (nécessaire concernant les activités de l?intervention ;

· la planification de l?identification de l?information externe nécessaire et de la façon de l?obtenir.

²⁵ www.rfphandbook.com

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La planification de l'information doit :

· déterminer l?information qui doit être enregistrée au sein du projet ;

· fixer les procédures de productions, de distribution et d?archivage de cette information;

· suivre la réalisation des activités de gestion de l?information selon le cycle de gestion.

La gestion de l?information est devenue très importante ces dernières années. Il existe peu de techniques spécifiques concernant la gestion de l?information, sauf dans le domaine des systèmes de documentation et d?archivage.

· La planification de l'aspect qualité : « La gestion de la qualité du projet a comme objectif de garantir que la qualité du projet corresponde aux exigences définies au préalable. Il est important que les exigences relatives à la qualité de l?intervention soient formulées clairement (=dans des termes mesurables) de sorte qu?une appréciation objective soit possible. Le cadre logique nous fournit des indications sur la qualité requise des objectifs et résultats intermédiaires et sur la façon de la vérifier (colonne des indicateurs objectivement vérifiables et les moyens de vérification). »26

La planification opérationnelle des activités de contenu définit les exigences relatives aux activités.

Un suivi régulier des indicateurs objectivement vérifiables et des activités sera cependant insuffisant pour garantir la qualité de l?intervention. D?autres mesures doivent y être ajoutées portant, entre autres, sur le suivi et les suppositions.

« La planification de l'aspect qualité concerne :

o la collecte d?informations concernant l?exécution des activités de contenu et de gestion (sont- elles exécutées comme prévu ?) ;

o la collecte d?informations sur l?obtention des résultats intermédiaires (est-ce que le projet va atteindre les résultats comme prévu) ;

o le suivi de l?évolution des suppositions faites au moment de la planification,

²⁶ Extrait du Codex, cours de M. AW, CESAG, 2008-2009.

2009

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Il est illusoire de croire qu?il est possible de vaincre l?incertitude, l?ignorance ou l?incapacité à traiter trop d?informations interdépendantes par une plus grande sophistication de l?analyse et des outils de prévision. En effet, les principales critiques associées à la planification peuvent se résumer ainsi :

L?utilisation du calcul, de l?analyse et de moyens instrumentaux propres à la planification se fait au détriment de la réflexion, de l?intuition et de la synthèse.

Conclusion partielle : Il est nécessaire pour l?organisation de connaître son environnement, sa cible, ses concurrents, ses forces et atouts. Cela permet à l?entreprise de déterminer ce qu?elle veut faire et ce qu?elle peut faire avec des chances raisonnables de succès. (Http : // wwwcriticaltoolsa.com)

Toutefois, la planification demeure un outil : la planification retenue demeure une façon possible pour l?entreprise de s?adapter et de réaliser ses objectifs, une façon parmi plusieurs autres...

La planification comporte un biais en faveur des objectifs d?ordre économique au détriment des aspects humains, sociaux et écologiques reliés à l?entreprise.

La planification peut être une source de rigidité et donc devenir un obstacle important à la souplesse et à la capacité d?adaptation de l?entreprise et nuire ainsi au développement d?idées innovatrices.

La planification a tendance à favoriser la centralisation et la concentration de la prise de décision au niveau de la haute direction.

Limites et critiques de la planification

o la formulation des

recommandations et des mesures pour garantir la qualité de l?intervention ;

o l?organisation des activités

d?évaluation suivre la mise en oeuvre du contrôle de la qualité selon le cycle de gestion. »27

· Planification de l'aspect gestion du personnel

« La planification de la gestion du

personnel a comme but d?assurer que toutes les tâches et responsabilités puissent être exécutées de façon appropriée par les personnes responsables. La planification de l?aspect personnel concerne :

'7 la définition de l?attribution des tâches et responsabilités (au sein de l?organisation et dans sa relation avec l?environnement) ;

'7 les procédures de communication

formelle au sein de l?organisation ;
i' les mécanismes de prise de

décision,

1' la motivation du personnel et la constitution des équipes de travail (team building) ;

1' l?évaluation du

personnel :sanctions/ récompense.

Des instruments intéressants pour ce faire sont :

²⁷ http://www.bsi-global.com/

28

DEOUMAYE DJELAOU HUGUES/ MEMOIRE DE FIN DE CYCLE/ MASTER PROFESSIONNEL EN SCIENCES DE GESTION/ OPTION : CREATION
D?ENTREPRISE ET GESTION DE PROJETS/ 2008-2009

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1' les diagrammes spécifiant les responsabilités par activités (notion Homme-jour) ; '7 la description des tâches et responsabilités,

'7 les procédures de communication et de prise de décisions;

'7 le plan d?activités par personne : chronogramme et budget (moyens) ;

'7 l?analyse des besoins en formation du personnel est le plan de formation; '7 des entretiens d?évaluation avec le personnel,

'7 des sessions d auto-formation. »28

La compréhension du mécanisme de gestion du personnel à travers le cadre théorie de la gestion du personnel permet d?aborder le cadre théorique de l?étude de l?étude.

²⁸ http://www.projectnet.co.uk/pm/pmt/pmt.htm

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