SECTION II: GESTION DE STOCK DE L'ACTED
Afin d'avoir des procédures transparentes en interne et
en externe et de pouvoir tracer tous les articles, les articles achetés
ou approvisionnés transitent par les locaux d'entreposage avant
d'être mis en usage.
Pour l'ACTED, la structure de la logistique constitue un
pilier de ses interventions car c'est bien elle qui permet de s'approvisionner
pour mieux conduire ses activités. Ainsi donc, pour un système
de gestion efficace, nous allons voir le rôle de la logistique au sein de
l'ACTED dans le premier paragraphe et dans le second, les méthodes sa
gestion de stock.
PARAGRAPHE 1 : Le rôle de la logistique au sein
de l'ACTED
Structure du département
logistique
Organigramme département Logistique (ACTED Pays)
Responsable des Achats
Chef Logisticien Pays
Capitalname.logistic@act.org
Assistant logistique
Capital / Manager
Responsable transport
Responsable communication
Travailleur
Volant
Responsable Informatique
Opérateur
Radio
Mécanicien
Chauffeur
Responsable
Logisticien
Zone
Garde
Détails de la procédure pour chaque
scénario
Nous pouvons distinguer cinq procédures d'achat
différentes
Toute personne travaillant à ACTED peut passer une
commande. Toute fois le chef de projet sera principalement en charge des
commandes liées aux activités des programmes
Le logisticien a la responsabilité de recueillir les
informations relatives aux :
- Caractéristiques du produit/service auprès du
demandeur ;
- Code projet et ligne budgétaire sur lesquels les achats
seront facturés, auprès du responsable financier.
Le demandeur a la responsabilité de rédiger le Bon
de commande
Le logisticien doit informer le demandeur que :
- Le bon de commande a été bien pris en
compte ;
- Le cas échéant, des informations
supplémentaires sur les caractéristiques du matériel
commandé sont requises.
- L'achat prendra un certain temps (délai)
Le demandeur et le logisticien / responsable des achats
signent le Bon de commande.
· La recherche de fournisseurs
Un achat direct peut être effectué. Toute fois le
logisticien doit s'assurer que les prix ont été comparé
entre différents fournisseurs, afin d'obtenir la meilleure offre.
Le logisticien est le responsable du processus d'achat, mais
il peut déléguer au responsable des achats, les missions
suivantes :
- Identification des fournisseurs ;
- Contrôle de l'adéquation entre les
critères de l'offre et les critères du bon de commande.
· La phase d'achat
Dès que le responsable des achats reçoit les
devis, il rédige un ordre d'achat et le présente
au logisticien pour approbation. Le logisticien ou le responsable des achats
s'assure que le montant du devis correspond au montant du bon de commande et le
signe. S'il ne correspond pas au montant du bon de commande, un autre
fournisseur doit être identifié.
Le logisticien/responsable des achats présente l'ordre
accompagne du ou des devis au responsable financier. Le responsable financier
vérifie le ou les devis et s'assure qu'il y a un budget et une ligne de
financement pour cet achat.
Le responsable financier signe l'ordre d'achat et approuve le
paiement. Le logisticien ou le responsable des achats obtient une avance afin
de procéder à l'achat, paie le fournisseur et reçoit une
facture. Il régularise ensuite son avance avec le comptable et remet la
facture au département finance pour archivage
· Le suivi des achats
Le responsable des achats a l'obligation d'informer le
logisticien que les équipements ont été achetés et
sont prêt à être livrés
Le logisticien et le responsable des transports organisent le
transport des équipements jusqu'à leur destination en
préparant un contrat (si nécessaire) avec un transporteur, un
bordereau de livraison et une liste précisant le contenu
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