Organisation du système de contrôle de gestion dans une PME en RDC

L'espace réservé à notre étude ne nous permet pas de nous étendre en long et en large sur la pratique de la comptabilité à la GAANA.

Toutefois, nous avons constaté que l'essentiel de la question de la comptabilité générale se résume à la collection d'information, le traitement, le contrôle et l'exploitation des données.

a. Collecte de l'Information

Les informations dans une société circulent sous forme des rapports ayant des pièces justificatives comme soubassement.

Sur ce point, la comptabilité a pris les dispositions utiles pour rendre accessible et transparente l'information afin de mieux l'exploiter.

Pour ce faire, une étude minutieuse a été menée permettant d'identifier les opérations à partir des quelles des modèles des rapports et pièces justificatives ont été conçues en fonction de chaque type d'opération.

Le tableau ci-dessous illustre la manière dont circulent les informations comptables.

a.1 Tableau N° 4 circuits d'informations de la GAANA

N° Opération	Journal	Opération	N° Doc	Pièces Justificatifs	Origine	Service émetteur	Destination
1	Achat	Achat	1	Bon de commande	Interne	Approvisionnement	Fournisseurs
			2	Facture achat	Externe	Fournisseurs	GAANA
			3	Bon de livraison	Externe	Fournisseurs	GAANA
			4	Reçus	Externe	Fournisseurs	GAANA
			5	Rapport d'achat	Interne	Approvisionnement	CSCOM Audit Comptabilité Chargé des approv.
			6	Bordereau d'imputation	Interne	Comptabilité	Comptabilité
2	Achat -Cons	Stockage M.P	1°	Fiche de stocks MP	Interne	GSMP	Comptabilité
3	Conso. Matières premières	Consommation M.P	1°	Bon de demande MP.	Interne	GSP	- GSMP - CSP -Comptabilité
			Bon d'afFectation MP	Interne	GSMP	- CSP - CSMP -Comptabilité
			Fiche de consommation	Interne	Comptabilité	Comptabilité GSMP	4
Production	Produire	1°	Fiche de job	Interne	CSP	CSP Comptabilité
			Bon d'affectation P.F	Interne	CSP	CSP GSPF Comptabilité
			Fiche de production	Interne	CSP	CSP Comptabilité
			Fiche de stock PF	Interne	GSPF	Comptabilité GSPF	5
Vente	Vente	1°	Facture de vente	Interne	Section vente (facturier)	-Clients -facturier -Comptabilité
			Rapport de vente	Interne	Section vente (facturier)	- CSCOM -Comptabilité
			Bon de vente	Interne	Section vente (facturier)	- CSCOM -Comptabilité
6	Livraison	Livraison	1°	Bon de livraison	Interne	GSPF	-Clients -GSPF -Comptabilité
			2°	Fiche synthétique de livraison	Interne	GSPF	- Comptabilité - GSPF
			3°	Fiche journalière de stocks	Interne	GSPF	-Comptabilité -Audit - GSPF
7	Journal caisse (caisse dépense et caisse recette)	Encaissement et décaissement	1°	Bon à payer	Interne	Chef de section au service demandeur	-CSCAF -ADG -Comptabilité -Trésorerie générale
			2°	Rapport de paiement	Interne	Caissier central	-Comptabilité -Caissier central
			3°	Bon de dépense caisse	Interne	TG	-T.G -CSCAF -Audit -ADG, Cpté
			4°	Bon de recette caisse	Interne	TG	-TG CSCAF -Audit -ADG, Cpté
			5°	Fiche du Budget	Interne	Cpté	CSCAF, ADG, Cpté
			6°	Reçu	Interne	TG	Payeur
8	Paie	Paiement Salaires Agents	1°	Liste de présence agents	Interne	Agent	CP
			2°	Bulletin de paie	Interne	CP	-CSCAF, CP -ADG, Audit Comptabilité
			3°	Feuille récapitulative de paie	Interne	CP	-CSCAF, ADG
9	Banque		1°	Bordereau de versement	Interne	Banque	GAANA
			2°	Extrait des comptes	Interne	Banque	GAANA
			3°	Chèque	Interne	ADG	Banque
			4°	Ordre de paiement	Interne	ADG	Banque
10	Opérations diverses	Diverses opérations	1°	Diverses factures reçues ou envoyées	Externe Ou Interne	Débiteurs ou créditeurs divers	Gaana/ Comptabilité
			2°	Quittance	Externe
			3°	Reçus	Externe
			4°	Note de perception	Externe
			5°	Décharge...	Externe

Source : Section comptabilité GAANA

Note : ADG : Administrateur Directeur Général ;CSCAF : Chef de service adm .Financier ; Cpté : Comptabilité ; TG :Trésorier Général ;CP :Chef du personnel ;CSP :Chef de service de Production ; GSMP : Gestionnaire des stocks MP ;GSPF :Gestionnaire des stocks PF ,

a. 2 Le classement sur document

Le classement consiste à loger chaque document dans un classeur. Le document classé doit d'abord subir un contrôle préliminaire à l'issue du quel un numéro comptable lui est attribué.

Nous distinguons huit rayons ; 6 rayons pour les pré comptables, un rayon pour les journaux Comptables et les états de synthèse saisie et enfin un rayon informatique : mémoire de l'ordinateur et divers supports informatiques.

* R1 : Caisse et banque

* R2 : Achat

*R3 : Consommation MP

* R4 : Production

* R5 : Vente et livraison

*R6 : Opérations diverses et Administration Comptable :

-Personnel- bailleur, Fiscalité -Parafiscalité, REGIDESO & SNEL

- diverses pièces justificatives

*R7 : Documents comptables saisies

- Journaux des stocks

- Journaux comptables

- Extrait des comptes

- Balance générale

- T.F.R

- Bilan

*R8 : Supports informatiques

- Disque dur, disquettes, Zip, CD ROM, fash disk etc...

b. Traitement des informations.

Cette étape comprend deux phases :

- le contrôle préliminaire ;

- les imputations comptables.

b.1 Le contrôle préliminaire

Cette étape consiste à la vérification des informations contenues dans tous les rapports qui convergent à la comptabilité. Il s'agit de vérifier l'exactitude des chiffres déclarés par les chefs de services en procédant par le calcul. La vérification se fait de manière horizontale et verticale. A ce stade, se dégagent les premiers écarts qui sont soumis à l'appréciation de l'autorité habilitée. Cette opération est assurée par les Aides Comptables sous la supervision du Chef Comptable.

b.2 Les Imputations Comptables

Cette étape est celle de la passation des écritures proprement dites après le contrôle préliminaire. Pour mieux saisir cette phase, s'est penché sur deux éléments importants :

- le plan comptable de la Gaana

- le système comptable

Plan comptable spécifique de la GAANA

Le plan spécifique de la GAANA est conçu conformément aux dispositions du Conseil permanent de la Comptabilité au Congo (CPCC).

Il est taillé à la nature des opérations telles que énumérées précédemment.

La structure comprend :

· les Comptes du patrimoine : Comptes de classe 1 à 5

· les Comptes des Charges et Produits : Comptes de classe 6 et 7

· les Comptes de solde de gestion : Comptes de classe 8

Sur ce point précis, nous avons constater que, au regard de son objet Social, la GAANA n'utilise pas les comptes Marchandise ( 30) , Stock Vendu (60), Vente Marchandise (70) et Marge Brute (80) car, elle ne dispose pas de stock marchandée à revendre dans son exploitation courante .

Système comptable utilisé à la GAANA

La GAANA utilise le système centralisateur à journaux multiples.

Ce système est informatisé. Dans son fonctionnement, il comprend douze journaux Comptables conformément à la nature des opérations.

Il s'agit de journal :

- Achat ;

- Consommation MP ;

- Production ;

- Livraison ;

- Vente ;

- Caisse recette ;

- Caisse dépense ;

- Banque dépense ;

- Banque recette ;

- Paie ;

- Les opérations diverses ;

- Journal d'ouverture /clôture de compte

Les Journaux sont tenus par le Chef Comptable assisté par les Aides Comptables.

Journal des achats

Ce journal enregistre les opérations ayant occasionnée les achats et comprend les étapes suivantes :

1. En cas de décaissement, 39 à 57

2. Lors de dépôts de rapports des achats, trois opérations interviennent.

La première consiste à solder le compte 39 tout en débitant les comptes

Ayant occasionné les dépenses.