2.5.3. La Direction Administrative et Financière
- assurer la protection du réseau et des ordinateurs
contre les virus internes et externes (Internet) ;
- mettre en place le site Internet du FSRDC ;
- veiller à la diffusion des données et
informations à qui de droit dans le cadre du service ;
- élaborer les TDR et les contrats en matière de
prestations informatiques ;
- suivre et évaluer l'exécution des
contrats ;
- aider au choix et à l'acquisition du matériel
informatique ;
- assurer la mise à jour de l'équipement
informatique à l'évolution des technologies et du
marché ;
- aider, l'ensemble du personnel de la cellule de gestion
à résoudre les problèmes opérationnels
d'utilisation de l'outil informatique ;
- apporter de concert avec les sociétés de
maintenance, une assistance périodique aux unités de
terrain ;
- assurer dans les limites de son temps disponible, la
formation du personnel du FSRDC et identifier leurs besoins en formation de
courtes durée ;
- assurer le classement et le sauvegarde de l'ensemble des
fichiers disponibles dans le domaine de la cartographie, du Système
d'Informations géographiques (SIG) et de la
comptabilité ;
- informer le DAF de toute difficulté
particulière.
8) Le Chef de service Administration et Ressources
Humaines
Sous l'autorité du Directeur Administratif et
Financier, le Responsable Administration et Gestion des Ressources Humaines, a
pour mission d'assurer la gestion Administrative du personnel et d'effectuer
l'analyse qualitative et quantitative nécessaire des Ressources Humaines
pour une gestion adaptée à l'Institution.
Description des tâches
Au titre de la gestion des ressources humaines
- proposer au CG la politique de gestion des emplois
(embauches, départ,...) en tenant compte des spécificités
de l'entreprise (pyramide des âges, niveau de formation...) ;
- participer en liaison avec le Coordonnateur à toutes
les tâches suivantes :
o les embauches ;
o les mutations ;
o les promotions ;
o les licenciements ;
o les sanctions disciplinaires.
- Elaborer les règlements internes en terme de
classification et de qualification du personnel ;
- Etablir le règlement intérieur du
FSRDC ;
- Assurer le recrutement du personnel de l'entreprise en
liaison avec les différents responsables, ou les sous-traiter à
un organisme spécialisé ;
- Elaborer les contrats de services des contractuels et/ou de
travail ou les faire établir et les soumettre au DAF et au Coordonnateur
Général ;
- Assister la direction dans la définition et dans
l'actualisation de l'organigramme de l'Institution ;
- Mettre en place le système d'évaluation du
personnel ;
- Participer à l'élaboration du budget
annuel ;
- Assurer le suivi de l'exécution du plan de formation
du FSRDC au niveau de chaque fonction ;
- Mettre à la disposition du DAF les
éléments d'établissement du rapport d'activités
mensuel
Au titre de l'administration du personnel
- Collecter les éléments de base concernant les
salaires auprès de différents services ;
- Vérifier la cohérence des
éléments et les transmettre au comptable pour le calcul de la
paie du personnel ;
- Organiser les congés payés en accord avec les
responsables de services ;
- Assurer le suivi des congés payés, des
absences, des maladies, des heures supplémentaires, des primes, des taux
de perdiem ;
- Gérer les régimes d'assurance maladie, de
retraite et de prévoyance dans l'entreprise ;
- Tenir à jour le fichier du personnel ;
- S'assurer des déclarations réglementaires
(caisse sociale, accident maladie...), et veiller à la tenue des livres
obligatoires
- Assurer l'archivage, le classement et la sauvegarde des
données concernant sa fonction.
9) Secrétaire administration &
RH
Sous l'autorité de l'Office Manager, le(a)
secrétaire est chargé€ de :
- La bonne tenue du Secrétariat de l'administration et
RH ;
- Suivre les dossiers du personnel ;
- Réceptionner, enregistrer, traiter et ventiler le
courrier ;
- Exécuter les travaux de saisie du service ;
- Archiver les courriers du personnel du Fonds
Social ;
- Assurer l'intérim de l'Assistante du DAF, en cas de
son absence ;
- Exécuter, à la demande de l'Office Manager,
toute autre tâche qui lui sera demandée en rapport à ses
fonctions
10) Achat et Logistique
Sous l'autorité du Directeur Administratif et
Financier, le Responsable Achat et Logistique a la charge d'effectuer tous les
achats de biens et services pour le compte du FSRDC et dans le cadre des
projets et programmes. Il doit aussi assurer la disponibilité de toute
la logistique dans le cadre des activités du FSRDC ainsi que celui de la
réalisation des projets et programmes
Description des tâches
Au titre des achats :
- participer à la définition de la politique
d'achat du FSRDC et assurer sa mise en oeuvre ;
- mettre en place la politique et assurer l'approvisionnement
(fourniture de bureau, consommables informatique, carburant...) ;
- Identifier les principaux fournisseurs locaux de
matériel, équipement, fourniture et consommables et obtenir les
références de ces fournisseurs et en établir les
dossiers ;
- centraliser, négocier et assurer l'ensemble des
approvisionnements du FSRDC en fonction de la demande et des normes
budgétaires ;
- préparer les dossiers pour le CDA
- participer au CDA pour le choix du fournisseur ;
- réceptionner et contrôler les achats ;
- effectuer les formalités de transit et
douane ;
- assurer la mise à disposition des achats aux services
utilisateurs ;
- gérer le stock ;
- résoudre les litiges avec les
fournisseurs concernant les quantités, la qualité et les
délais;
Au titre de la logistique
- identifier avec les services concernés, les besoins
du FSRDC (véhicule, matériel de communication) ;
- s'assurer de la maintenance du matériel de
FSRDC ;
- identifier les besoins en terme d'équipement et
matériels (véhicule, moyen de communication, équipement
sanitaire, personnel...) dans le cadre de la réalisation des projets et
programme ;
- effectuer les négociations avec les fournisseurs de
biens et les prestataires de services, dans le respect de la politique d'achat
définie par le FSRDC ;
- s'assurer de la mise à disposition aux utilisateurs
du matériel ;
- veiller au retour du matériel et équipement
de location au fournisseur en bon état
| 
