Section 2 : Les
outils de description
I.
L'observation physique
L'observation physique consiste en l'examen des
procédures et de leur mise en oeuvre. Avant de procéder à
ce type d'observation, l'auditeur interne doit avertir la personne
auditée avant son arrivée en lui expliquant le détail de
sa méthodologie de travail.
Sans une observation sur terrain, la mission d'audit interne
n'est pas considérée comme une mission valable et fiable.
Le schéma ci-dessous englobe les éléments
sur lesquels l'observation physique porte.
Cette observation peut être :
§ Une observation directe qui permet de conclure des
constats immédiats.
§ Une observation indirecte qui se fait à travers
un tiers intermédiaire qui effectue l'observation pour le compte de
l'auditeur quand se dernier manque de connaissance dans le domaine
auditée par exemple.
II. La narration
Lors du premier contact avec l'audité, l'auditeur
profite de chaque renseignement donné par l'audité dans le cadre
général.
Il existe deux sortes de narrations : la narration par
l'audité et la narration par l'auditeur.
· La narration par l'audité est l'outil le plus
élémentaire, l'audité s'exprime librement et permet
à l'auditeur d'avoir beaucoup d'informations à la fois dans le
cadre général, et les noter, sans une préparation
préétablie au par avant.
· La narration par l'auditeur n'est d'autres que la mise
en ordre des idées et des connaissances dans une structure logique dans
un écrit.
III. L'organigramme
fonctionnel
Ressemblant à l'organigramme hiérarchique
essentiel pour le contrôle interne, l'organigramme fonctionnel permet
à l'auditeur interne de se situer mieux par rapport à sa mission.
C'est un organigramme construit par l'auditeur et qui mentionne l'ensemble des
fonctions concernées au lieu des noms des fonctionnaires de
l'entreprise, puisque le rôle de l'auditeur interne est la
vérification des activités de la fonction et non pas l'inspection
des personnes y travaillant.
Le dessin de cet organigramme permet à l'auditeur
d'enrichir ses connaissances et mieux analyser, à sa manière,
chaque disfonctionnement provenant de la même activité.
Nous présentons ci-dessous un modèle simple d'un
organigramme fonctionnel :
IV. La grille d'analyse des
tâches
La grille d'analyse de tâches est un outil permettant
à l'auditeur de déceler sans erreur possible les manquements
à la séparation des tâches et donc d'y porter
remède.
Elle est la photographie à un instant T de la
répartition du travail, elle permet également de faire le premier
pas dans l'analyse des charges de travail de chacun.
Pour chaque grande fonction ou chaque processus
élémentaire, on peut concevoir une grille qui va comporter le
découpage unitaire de toutes les opérations relatives à la
fonction ou au processus concerné.
Dans une grille d'analyse, on aura autant de lignes que de
tâches, en deuxième colonne la nature de la tâche et pour
les colonnes suivantes les personnes concernées.
· Les avantages :
C'est un outil clair et extrêmement facile à
décrypter, même si cette grille est complexe au niveau de la
multiplicité des fonctions qu'elle englobe.
· Les inconvénients :
L'inconvénient majeur de cet outil est que les
conclusions ne peuvent être tirées que si les têtes de
colonne indiquent clairement des noms de personnes et nom des intitulés
de service.
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