II- LES DEFIS DES ENTREPRISES DANS LA GESTION DE LA
PAIE
« Contrairement à une idée
répandue, la fonction paie n'est pas antinomique de la culture
« cash ». Des leviers existent pour maîtriser son
impact sur le portefeuille de l'entreprise. » Daniel
CLEMENTINE (2007)
Quelle que soit leur taille, les entreprises rencontrent
toutes des difficultés significatives de trésorerie du fait de la
crise actuelle. Et pour certaines, des politiques drastiques de
réduction de coûts ont dû être mises en oeuvre pour
limiter les dégâts et conserver l'outil de production en
état. Il ne s'agit pas exclusivement de réduire les ressources
humaines de l'entreprise ; car les marges de manoeuvre sont
multiples :
- Effectif salarié,
- Services généraux,
- Charges sociales et fiscales
- Et tant d'autres.
Les salaires apparaissent donc dans ce contexte comme
étant des éléments de coût pour l'entreprise.
Certes, les salaires et les charges sociales doivent être
réglés, en contrepartie du travail accompli par les
salariés, dans des délais stricts et suivant des
mécanismes de calcul réglementés. Les marges de manoeuvre
à ce niveau sont donc inexistantes. A une exception près :
les entreprises rencontrant des difficultés de trésorerie peuvent
négocier un étalement de leur dette sociale auprès des
organismes sociaux et de l'administration fiscale.
En revanche, d'autres leviers existent pour maîtriser
l'impact de la fonction paie sur le portefeuille de l'entreprise. En voici donc
quelques-uns qui s'appliquent dans le contexte actuel et qui devraient
constamment animer les entreprises quelque soit la situation
économique.
A- UNE APPROCHE PROSPECTIVE
Connaître le budget masse salariale pour l'année
et ses évolutions au cours de la même période en du
turn-over et des échéances légales, conventionnelles
et /ou contractuelles (prime de 13e mois, prime de
vacances...etc.) permet de mieux définir et anticiper son besoin de
trésorerie. Cette démarche permet par la même occasion de
prévoir votre besoin en « cash » pour les charges
sociales afférentes.
B- UNE APPLICATION FINE DE DROIT DU TRAVAIL ET
DES
CONVENTIONS.
Bien maîtriser les mécanismes de calcul des
éléments de salaire évite de faire courir à
l'entreprise des risques financiers souvent coûteux (litiges, sanctions
pénales et pécuniaires......). De plus cela autorise, lorsque les
circonstances le permettent, de payer au plus juste les éléments
de rémunération revenant aux salariés. En effet, la
politique du « plus favorable au salarié » n'est une
fin en soi. Ainsi, ces deux exemples :
- Indemnité de congés payés : tous
les éléments de rémunération variable ne sont pas
à prendre obligatoirement dans le salaire de référence
pour le calcul de l'indemnité de congés payés suivant la
règle dite du 10e (même règle en cas de
départ du salarié pour les congés restants).
- Prime de vacances : la convention collective nationale
des bureaux d'études techniques prévoit que les entreprises
peuvent s'exempter du versement de la prime de vacances à condition que
les bonis, primes et commissions versés au cours de l'année
soient d'un montant au moins équivalent.
La mise en application de ces principes d'optimisation doit
cependant respecter les usages de l'entreprise pour éviter tout litige
avec les salariés.
C- L'OPTIMISATION DU CALCUL DES ACCESSOIRES DE
SALAIRE ET DES CHARGES
La réduction du besoin de trésorerie pour
financer le cycle du personnel passe également par une optimisation des
méthodes de calcul appliquées pour l'évaluation de
certains avantages accordés aux salariés (et par
conséquent des cotisations sociales associé). Il s'agit en
l'occurrence de l'évaluation des avantages en nature. Ainsi, l'avantage
en nature voiture doit être valoriser lorsque des véhicules sont
mis à la disposition personnel pour les besoins professionnels et
personnel. L'évaluation suivant la méthode
« forfaitaire » s'avère la plus simple à
mettre en oeuvre (pas de formalisme particulier). Or, cette dernière est
souvent défavorable - pour le salarié et l'entreprise - en
comparaison avec la méthode dite « au réel »
qui consiste à chiffrer l'avantage en nature suivant le
kilométrage parcouru. Dans ce dernier cas, le formalisme est certes
plus lourd mais il est possible de mettre en oeuvre les procédures
adéquates permettant de valoriser l'avantage en nature à sa
« juste valeur ».
Mais il est aussi possible de faire une combinaison des deux
modalités pour différencier les déplacements en fonction
des destinations. Par ailleurs, un calcul dans les règles de l'art des
cotisations sociales est également un levier de maîtrise
financière de la fonction paie. En premier lieu, évaluer
correctement ses charges sociales et fiscales évite d'encourir des
redressements fiscaux et des ajustements demandés par les organismes
sociaux. De plus, le respect des lois de la sécurité sociale
permet de bénéficier des mesures d'étalement des dettes en
cas de difficultés financières induites par la crise.
D- DES PROCEDURES PERTINENTES ET
EFFICACES
Il s'agit de mettre en place des outils (tableau de bord,
reporting...etc.) et procédures adéquats pour s'assurer que les
acomptes, les avances et les prêts consentis aux salariés sont
récupérés suivant les échéanciers
prévus.
Un dispositif de contrôle interne efficace, des
procédures simples et des outils de pilotage adéquats sont donc
indispensables au développement et au maintien de la performance de la
fonction paie.
E- UNE ORGANISATION PERMETTANT LA MAITRISE DU
COUT
L'organisation générale de la fonction paie au
sein de l'entreprise doit également être un axe de
réflexion afin d'en réduire le coût ou, du moins, d'en
maîtriser les dépenses. Les opportunités
organisationnelles telles que l'externalisation ou la centralisation (centre de
services partagés.....) sont autant de pistes de réflexion qui
offrent à l'entreprise la possibilité d'optimiser les frais de
fonctionnement associés (coût d'acquisition et de maintenance des
systèmes de paie, frais généraux........).
Tous ces leviers d'actions autorisent l'inscription de
l'organisation de la paie dans la stratégie de performance
financière adoptée par l'entreprise.
F- L'IMPORTANCE DE L'INFORMATISATION DU
TRAITEMENT
L'efficacité et la rapidité des
opérations exigent aujourd'hui l'introduction de l'informatique dans les
usages. Il en est de même pour le service comptabilité. Le
traitement optimal de la paie est aujourd'hui possible grâce à
l'informatique. Les logiciels de comptabilité les utilisés sont
respectivement : Desta paie, Saari paie 100, EBP paie, Ciel
paie. Il est désormais possible d'avoir une situation ou
état des salaires individuels ou collectifs à tout moment.
G- L'AUDIT DU SYSTEME DE PAIE
Il y a plusieurs années, la plus par des grandes
entreprises comptaient dans leurs effectifs une personne chargée de la
« veille sociale », qui rendait compte, entre autre aux
responsables de paie, des modifications législatives et leurs incidences
sur la paie. Or, réaliser une paie conforme est de plus en plus
complexe, et cette fonction de contrôle des paies est désormais
confiée souvent à des intervenants extérieurs.
De façon générale, l'audit permet de
savoir si les pratiques sont conformes aux règles légales et
conventionnelles, et permet de préciser où se situe l'entreprise.
L'audit dans ce cas, est une aide à l'action qui permet de
hiérarchiser les anomalies ; de réaliser des constats de
pratique, constat d'écart avec la règle ou bien constat
d'écart d'une filiale à une autre. L'audit peut aider enfin
à la réalisation d'un cahier de charge pour un nouveau logiciel
de p aie, avec une remise à plat des pratiques.
Les enjeux d'audit de paie se résument en ces
termes :
- Eviter des contentieux dus à une mauvaise pratique
- Faire de la prévention, vis-à-vis des
contrôles fiscaux et sociaux
- Réaliser des économies, par l'optimisation des
charges
- Rédiger des procédures de paie : on parle
alors parfois de rédaction d'une « bible de
paie », qui permet de décrire et d'archiver les pratiques.
H- LES OBLIGATIONS SOCIALES ET FISCALES DES
EMPLOYEURS
1) LES OBLIGATIONS SOCIALES
a- LA REMUNERATION DU TRAVAIL
L'employeur a l'obligation fondamentale de payer à son
salarié, le salaire dû ; et ceci conformément à
ce qui a été convenu dans le contrat de travail ou d'engagement.
Le paiement doit intervenir dès la fin du mois ou la fin de la quinzaine
selon qu'il s'agisse d'un règlement mensuel ou par quinzaine. Mais dans
tous les cas, le payement doit être effectif au plus tard Huit (8)
après la date de payement règlementaire.
b- LA DECLARATION SOCIALE DU
SALARIE
En premier lieu, l'employeur a l'obligation de
déclaré son salarié au service de sécurité
sociale (Caisse Nationale de Sécurité Sociale pour le Togo).
En second lieu, l'employeur a l'obligation de s'acquitter
régulièrement des charges sociales en faveur de son
salarié, à la caisse sociale sous peine de poursuite judiciaire
et sanction.
2) LES OBLIGATIONS FISCALES
L'employeur a l'obligation de collecter les différentes
taxes et impôts (exemples : TCS, IRPP) dus par le
salarié et les verser à la caisse de l'Etat. L'employeur a de
même l'obligation de s'acquitter lui-même des sommes dues au titre
des charges fiscales patronales (exemple : la TS), faute de quoi il
encourt des poursuites pour non déclaration de taxes.
| 
