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Organisation et gestion comptable de la paie: le modèle du Port Autonome de Lomé au Togo

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par F. N. Fabrice FOLLY
Université de Lomé Togo - Maà«trise des sciences techniques et comptables et financières 2004
Dans la categorie: Economie et Finance
  

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II- LES DEFIS DES ENTREPRISES DANS LA GESTION DE LA PAIE

« Contrairement à une idée répandue, la fonction paie n'est pas antinomique de la culture « cash ». Des leviers existent pour maîtriser son impact sur le portefeuille de l'entreprise. » Daniel CLEMENTINE (2007)

Quelle que soit leur taille, les entreprises rencontrent toutes des difficultés significatives de trésorerie du fait de la crise actuelle. Et pour certaines, des politiques drastiques de réduction de coûts ont dû être mises en oeuvre pour limiter les dégâts et conserver l'outil de production en état. Il ne s'agit pas exclusivement de réduire les ressources humaines de l'entreprise ; car les marges de manoeuvre sont multiples :

- Effectif salarié,

- Services généraux,

- Charges sociales et fiscales

- Et tant d'autres.

Les salaires apparaissent donc dans ce contexte comme étant des éléments de coût pour l'entreprise. Certes, les salaires et les charges sociales doivent être réglés, en contrepartie du travail accompli par les salariés, dans des délais stricts et suivant des mécanismes de calcul réglementés. Les marges de manoeuvre à ce niveau sont donc inexistantes. A une exception près : les entreprises rencontrant des difficultés de trésorerie peuvent négocier un étalement de leur dette sociale auprès des organismes sociaux et de l'administration fiscale.

En revanche, d'autres leviers existent pour maîtriser l'impact de la fonction paie sur le portefeuille de l'entreprise. En voici donc quelques-uns qui s'appliquent dans le contexte actuel et qui devraient constamment animer les entreprises quelque soit la situation économique.

A- UNE APPROCHE PROSPECTIVE

Connaître le budget masse salariale pour l'année et ses évolutions au cours de la même période en du turn-over et des échéances légales, conventionnelles et /ou contractuelles (prime de 13e mois, prime de vacances...etc.) permet de mieux définir et anticiper son besoin de trésorerie. Cette démarche permet par la même occasion de prévoir votre besoin en « cash » pour les charges sociales afférentes.

B- UNE APPLICATION FINE DE DROIT DU TRAVAIL ET DES

CONVENTIONS.

Bien maîtriser les mécanismes de calcul des éléments de salaire évite de faire courir à l'entreprise des risques financiers souvent coûteux (litiges, sanctions pénales et pécuniaires......). De plus cela autorise, lorsque les circonstances le permettent, de payer au plus juste les éléments de rémunération revenant aux salariés. En effet, la politique du « plus favorable au salarié » n'est une fin en soi. Ainsi, ces deux exemples :

- Indemnité de congés payés : tous les éléments de rémunération variable ne sont pas à prendre obligatoirement dans le salaire de référence pour le calcul de l'indemnité de congés payés suivant la règle dite du 10e (même règle en cas de départ du salarié pour les congés restants).

- Prime de vacances : la convention collective nationale des bureaux d'études techniques prévoit que les entreprises peuvent s'exempter du versement de la prime de vacances à condition que les bonis, primes et commissions versés au cours de l'année soient d'un montant au moins équivalent.

La mise en application de ces principes d'optimisation doit cependant respecter les usages de l'entreprise pour éviter tout litige avec les salariés.

C- L'OPTIMISATION DU CALCUL DES ACCESSOIRES DE

SALAIRE ET DES CHARGES

La réduction du besoin de trésorerie pour financer le cycle du personnel passe également par une optimisation des méthodes de calcul appliquées pour l'évaluation de certains avantages accordés aux salariés (et par conséquent des cotisations sociales associé). Il s'agit en l'occurrence de l'évaluation des avantages en nature. Ainsi, l'avantage en nature voiture doit être valoriser lorsque des véhicules sont mis à la disposition personnel pour les besoins professionnels et personnel. L'évaluation suivant la méthode « forfaitaire » s'avère la plus simple à mettre en oeuvre (pas de formalisme particulier). Or, cette dernière est souvent défavorable - pour le salarié et l'entreprise - en comparaison avec la méthode dite « au réel » qui consiste à chiffrer l'avantage en nature suivant le kilométrage parcouru. Dans ce dernier cas, le formalisme est certes plus lourd mais il est possible de mettre en oeuvre les procédures adéquates permettant de valoriser l'avantage en nature à sa « juste valeur ».

Mais il est aussi possible de faire une combinaison des deux modalités pour différencier les déplacements en fonction des destinations. Par ailleurs, un calcul dans les règles de l'art des cotisations sociales est également un levier de maîtrise financière de la fonction paie. En premier lieu, évaluer correctement ses charges sociales et fiscales évite d'encourir des redressements fiscaux et des ajustements demandés par les organismes sociaux. De plus, le respect des lois de la sécurité sociale permet de bénéficier des mesures d'étalement des dettes en cas de difficultés financières induites par la crise.

D- DES PROCEDURES PERTINENTES ET EFFICACES

Il s'agit de mettre en place des outils (tableau de bord, reporting...etc.) et procédures adéquats pour s'assurer que les acomptes, les avances et les prêts consentis aux salariés sont récupérés suivant les échéanciers prévus.

Un dispositif de contrôle interne efficace, des procédures simples et des outils de pilotage adéquats sont donc indispensables au développement et au maintien de la performance de la fonction paie.

E- UNE ORGANISATION PERMETTANT LA MAITRISE DU COUT

L'organisation générale de la fonction paie au sein de l'entreprise doit également être un axe de réflexion afin d'en réduire le coût ou, du moins, d'en maîtriser les dépenses. Les opportunités organisationnelles telles que l'externalisation ou la centralisation (centre de services partagés.....) sont autant de pistes de réflexion qui offrent à l'entreprise la possibilité d'optimiser les frais de fonctionnement associés (coût d'acquisition et de maintenance des systèmes de paie, frais généraux........).

Tous ces leviers d'actions autorisent l'inscription de l'organisation de la paie dans la stratégie de performance financière adoptée par l'entreprise.

F- L'IMPORTANCE DE L'INFORMATISATION DU TRAITEMENT

L'efficacité et la rapidité des opérations exigent aujourd'hui l'introduction de l'informatique dans les usages. Il en est de même pour le service comptabilité. Le traitement optimal de la paie est aujourd'hui possible grâce à l'informatique. Les logiciels de comptabilité les utilisés sont respectivement : Desta paie, Saari paie 100, EBP paie, Ciel paie. Il est désormais possible d'avoir une situation ou état des salaires individuels ou collectifs à tout moment.

G- L'AUDIT DU SYSTEME DE PAIE

Il y a plusieurs années, la plus par des grandes entreprises comptaient dans leurs effectifs une personne chargée de la « veille sociale », qui rendait compte, entre autre aux responsables de paie, des modifications législatives et leurs incidences sur la paie. Or, réaliser une paie conforme est de plus en plus complexe, et cette fonction de contrôle des paies est désormais confiée souvent à des intervenants extérieurs.

De façon générale, l'audit permet de savoir si les pratiques sont conformes aux règles légales et conventionnelles, et permet de préciser où se situe l'entreprise. L'audit dans ce cas, est une aide à l'action qui permet de hiérarchiser les anomalies ; de réaliser des constats de pratique, constat d'écart avec la règle ou bien constat d'écart d'une filiale à une autre. L'audit peut aider enfin à la réalisation d'un cahier de charge pour un nouveau logiciel de p aie, avec une remise à plat des pratiques.

Les enjeux d'audit de paie se résument en ces termes :

- Eviter des contentieux dus à une mauvaise pratique

- Faire de la prévention, vis-à-vis des contrôles fiscaux et sociaux

- Réaliser des économies, par l'optimisation des charges

- Rédiger des procédures de paie : on parle alors parfois de rédaction d'une « bible  de paie », qui permet de décrire et d'archiver les pratiques.

H- LES OBLIGATIONS SOCIALES ET FISCALES DES EMPLOYEURS

1) LES OBLIGATIONS SOCIALES

a- LA REMUNERATION DU TRAVAIL

L'employeur a l'obligation fondamentale de payer à son salarié, le salaire dû ; et ceci conformément à ce qui a été convenu dans le contrat de travail ou d'engagement. Le paiement doit intervenir dès la fin du mois ou la fin de la quinzaine selon qu'il s'agisse d'un règlement mensuel ou par quinzaine. Mais dans tous les cas, le payement doit être effectif au plus tard Huit (8) après la date de payement règlementaire.

b- LA DECLARATION SOCIALE DU SALARIE

En premier lieu, l'employeur a l'obligation de déclaré son salarié au service de sécurité sociale (Caisse Nationale de Sécurité Sociale pour le Togo).

En second lieu, l'employeur a l'obligation de s'acquitter régulièrement des charges sociales en faveur de son salarié, à la caisse sociale sous peine de poursuite judiciaire et sanction.

2) LES OBLIGATIONS FISCALES

L'employeur a l'obligation de collecter les différentes taxes et impôts (exemples : TCS, IRPP) dus par le salarié et les verser à la caisse de l'Etat. L'employeur a de même l'obligation de s'acquitter lui-même des sommes dues au titre des charges fiscales patronales (exemple : la TS), faute de quoi il encourt des poursuites pour non déclaration de taxes.

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