Memoire Online - Organisation et gestion comptable de la paie: le modèle du Port Autonome de Lomé au Togo

Il y a lieu de distinguer selon qu'il s'agisse de la paie du personnel permanent et contractuel ou des dockers.

L'organisation de la paie est subdivisée en deux phases réparties entre deux directions à savoir ; la DRH et la DFC.

Au sein de la Direction des Ressources Humaines, se trouve un service chargé du calcul des salaires et de l'établissement des bulletins de paie.

Ce service s'occupe du traitement des salaires de tous les salariés qu'il s'agisse des permanents ou des contractuels. Le traitement porte sur les éléments du salaire à savoir : le salaire de base, les heures supplémentaires, les primes et indemnités, les retenus obligatoires (CNSS, TCS et IRPP), et les autres retenus (acomptes, avances et oppositions). Il faut dire que le traitement est presque la même chose à la fin de chaque mois ; mise à part quelques modifications dues aux avances sur salaires ou prêts perçus par les salariés au cours du mois.

Rappelons que le travail se fait à base d'un logiciel dénommé « Delta Paie ». Grâce à ce logiciel, le service informatique produit un document appelé « Mouchard de Paie » qui récapitule l'état général des salaires du mois concerné.

Le service informatique produit en même temps « le mouvement comptable » des salaires du mois.

Ces deux documents sont en suite envoyés au service comptabilité, « section règlement salaire » de la Direction Financière et comptable(DFC)

A la DFC, la Section Règlement Salaire se charge de poursuivre et de terminer le travail entamé par la DRH.

Dès la réception des deux documents (mouchard de paie et mouvement comptable), la section procède aux travaux de vérification nécessaires.

Les vérifications sont de deux ordres : les vérifications des totaux des différentes rubriques et les vérifications individuelles.

Il s'agit ici de porter un regard sur le total de chaque rubrique du mouchard de paie. Il faut entendre par rubrique ; les différents éléments constitutifs du salaire (le salaire de base, les heures supplémentaires et les différents retenus).

On procède alors à une comparaison du total des rubriques du mouchard de paie du mois concerné avec le mouchard de paie des mois précédents. Ce ci permet de constater les écarts éventuels et de remonter les pistes pour retrouver les causes possibles. C'est ce qui amène à effectuer les vérifications individuelles.

Il s'agit à ce stade de prendre le mouchard de paie et de procéder à un contrôle ligne par ligne du traitement du salaire de tous les salariés un à un.

Pour un salarié pris au hasard, on compare son salaire de base avec ce qu'il gagne habituellement pour voir si ce salaire de base a connue une modification.

Il peut s'agir d'une augmentation ou d'une diminution. Si c'est effectivement le cas, il faut alors rechercher les raisons qui justifient cette modification au près du service paie de la DRH qui a produit les documents.

La section procède en suite à la préparation des ordres des virements bancaires.

Après toute vérification et mise à jour, la section envoie le mouvement comptable généré produit par le service informatique en saisie.

Les vérifications, une fois terminées, il faut procéder à la préparation des différents ordres de virements.

Les ordres de virement sont établis pour les règlements des salaires du personnel, l'impôt (l'IRPP, TCS, TS) et les différents organismes sociaux (la CNSS, les syndicats de personnel, et l'assurance).

Il faut noter que les ordres sont de deux ordres : les virements bancaires pour les salariés domiciliés à la banque et le bon de caisse pour les salariés qui perçoivent leur salaire à la caisse. Mais il faut dire que, la plupart du personnel est domicilié en banque ; pour cette raison, nous ne parlerons que du virement bancaire dans cette partie ; quant au bon de caisse, nous en parlerons dans la paie des Dockers qui sont plus concernés par se mode règlement.

L'ordre de virement est préparé pour chacune des banques où sont domiciliés les salariés. Pour chaque banque, le montant à virer correspond à la somme des salaires nets à payer à tous les salariés domiciliés dans cette banque.

Les ordres ainsi préparés sont envoyés à la signature chez le Chef Financier, Le Directeur Financier et le Directeur Général avant de revenir à la section pour leur dépôt dans les banques.

La somme totale à payer à l'Etat au titre des impôts sur salaire est déterminé en faisant la somme des IRPP et TCS prélevés sur le salaire de tous les salariés et la TS due par la société. L'ordre de virement passe en suite en signature tout comme dans le cas précédent.

Les organismes sociaux concernés sont respectivement : la CNSS, les Syndicats et Mutuelles du personnel des différentes directions et les Compagnies d'Assurances pour les polices souscrites pour le personnel.

Ces différents ordres après mention des montants correspondants passent en signature en suivant le même schéma que les précédents.

Tous les ordres de virement après leur signature sont déposés au secrétariat des différentes banques chargées d'effectuer les virements dans les comptes créanciers concernés.

Il faut rappeler que pour les salariés, en plus d'une liste, des disquettes sont remises à chaque banque ; et sur ces disquettes figures les noms de tous ceux qui sont domiciliés dans la banque, le numéro de compte à créditer et le montant du salaire net à virer sur le compte.

Ces disquettes sont aussi produites par le service informatique après traitement des salaires.

Dès l'achèvement des opérations de virements, le mouvement comptable édité par le service informatique est envoyé en saisie.

La saisie du mouvement de paie s'effectue aussitôt après tout contrôle pour produire les écritures comptables des salaires payés au cours du mois. Ces écritures seront intégrées aux écritures produites par les autres sections du service comptabilité pour générer les écritures comptables générales du mois.

Les salaires de tous les dockers sont traités par une section « centre de pointage ».Ce centre de pointage est situé sur le site d'exploitation c'est-à-dire à l'intérieur du port où travaillent habituellement les dockers. Cette section est rattachée à la SMOP (Service de la Main d'oeuvre Portuaire).

Les dockers professionnels comme nous avons eu à le préciser plus haut, ont un traitement salarial pareil à celui du personnel permanent. Toutefois, il existe quelques différences qu'il faille préciser.

En effet, les dockers professionnels perçoivent un salaire composé d'une partie fixe et d'une partie variable. Cela est dû au fait que les dockers travaillent au rythme des entrées et sorties des navires au port. Leur travail consistant aux déchargements et embarquements des marchandises des navires.

Ainsi ils ont droit à une rémunération fixe à la fin de chaque mois quelque soit l'activité des navires dans le port.

Par contre, la partie variable est déterminée après calcul par le centre de pointage du docker. Les calculs se font de la façon suivante :

- Chaque jour, les agents du centre de pointage relèvent le nombre d'heures de travail effectué par chaque docker en présence sur le site.

- A la fin du mois, le centre de pointage calcule le nombre d'heures totales de travail effectué par chaque docker par cumul d'heures de travail journalier.

- Ce nombre d'heures totales est multiplié par un taux horaire prédéfini pour déterminer le montant variable qui sera ajouté à la partie fixe pour le calcul du salaire net à verser au docker.

Le centre de pointage joue donc le rôle de service paie dans le traitement de la paie des dockers. Et après traitement, les documents sont envoyés au service informatique.

Il réceptionne les documents et procède à leur saisie pour sortir l'état général des salaires dénommé ici « mouchard de paie des dockers professionnels » et le mouvement comptable correspondant. Ces deux documents seront en suite envoyés à la section règlement salaire.

Notons que le service procède au traitement grâce à «Delta Paie », le même logiciel qui traite la paie du personnel permanent.

A ce niveau, les traitements des documents se font de la même manière que pour le personnel permanent et contractuel (vérifications et préparation des ordres de virements bancaires.

Elle s'effectue de la même manière que pour le traitement des salaires du personnel permanent et contractuel.

Il faut distinguer les virements bancaires pour les Dockers domiciliés en banque et les bons de caisse pour ceux qui sont payé directement à la caisse.

Les procédures de virements bancaires pour les Dockers sont identiques à celles des permanents et contractuels ; nous ne parlerons donc dans cette partie que de la procédure des bonds de caisse.

Après toute vérification des documents envoyés par le service informatique, la section procède à la préparation des bons de caisse pour tous les Dockers payés par la caisse. Il faut noter que les Dockers ont leur propre bureau de caisse sur le site à l'intérieur du port et qui est différent de la caisse située à la direction.

- la section fait le cumul des salaires nets de tous les Dockers qui seront payés par la caisse.

- Elle prépare le bon de caisse sur lequel sont inscrit le montant total à payer et le nom du caissier principal qui se chargera du payement.

- Le bon est ensuite envoyé en signature respectivement chez le Chef Comptable ou le Chef Financier, le DFC et le DG.

- Le bon revient après signature à la section qui en fait mention dans le cahier d'enregistrement des pièces et qui l'envoie ensuite à la caisse principale de la direction (caisse dépense).

- Le caissier spécial des Dockers passera à la caisse dépense chercher les fonds pour procéder aux payements.

Pour ce qui est du virement au profit de l'Etat (IRPP, TCS, TS) et des différents organismes (CNSS, les compagnies d'assurance), la procédure est la même que pour les permanents et contractuels.

La section envoie ensuite le mouvement comptable de la paie en saisie pour générer les écritures comptables des salaires payés pour le compte du mois en question.

Les dockers occasionnels, contrairement aux professionnels, sont rémunérés en fonction du nombre d'heures de travail effectué.

Ils sont rémunérés par quinzaine. Ils ne bénéficient d'aucun avantage salarial (ni primes, ni indemnité). Ils ne sont pas non plus déclarés à la CNSS, et n'ont donc pas droit à aucune pension de vieillesse. Ils constituent une main d'oeuvre que la direction emploie en fonction du rythme des activités dans le port. Ils sont affectés pour différentes tâches de chargement et de déchargement des navires qui accostent au port. Toutefois il en existe parmi eux, certains qui ont un poste fixe sur le site ou dans les différents départements de la direction.

La paie étant fonction du nombre d'heure de travail effectué, il est du ressort des agents pointeurs de fournir les heures de travail accompli par chaque docker. Pour se faire, il procède de la façon suivante :

- à chaque jour que les occasionnels sont sollicités, les agents du centre de pointage relèvent la durée de travail accompli par chaque ouvrier.

- Puisqu'ils sont payés par quinzaine, chaque deux semaines, le centre de pointage fait le cumul des heures journalières comptabilisées pour chaque ouvrier qui a travaillé.

- Le nombre d'heure est multiplié par le taux horaire pour déterminer le salaire à verser au docker. Et la même chose se fait pour tous les dockers.

Le centre envoie les documents au service informatique pour achever le traitement.

Le service procède au traitement et sort « le mouchard de paie des dockers occasionnels » ainsi que le mouvement comptable correspondant, qui seront envoyés à la section règlement salaire.

Après toute vérification, on procède à la préparation du bon de caisse qui suit la même procédure que pour les dockers professionnels.

La section envoie ensuite en saisie, le mouvement comptable pour l'édition des écritures comptables conformément aux salaires payés.

Les dockers occasionnels étant tous payés à la caisse, et n'étant pas déclarés à la CNSS, il n'y a donc aucun virement bancaire à effectuer pour le compte d'organismes sociaux, sauf pour le compte de leur organisation syndicale .De même, seule la taxe sur salaire leur est prélevée.

1- Après le dépôt des ordres de virement (les originaux) dans les différentes banques, toutes les copies de ces ordres sont envoyées à la section trésorerie pour solder les comptes de trésorerie. Au paravent, la section règlement salaire avait déjà constaté la prise en charge.

4- Tous les Dockers qui perçoivent leur salaire directement à la caisse, ont leur nom sur une liste générale produite par le service informatique. Ce document est nommé « état du billetage » et c'est grâce au montant total de l'état du billetage qu'on prépare la fiche de dépenses de caisse pour le caissier des Dockers chargé d'effectuer le payement. Ce caissier est nommé « le billeteur ».

5- le bulletin de paie de chaque salarié est imprimé conformément au traitement qui a été effectué sur sa paie. Les bulletins sont ensuite envoyés dans les différentes directions où chaque salarié est tenu d'effectuer son retrait.

NB : Voir en annexe N°3 les mouvements comptables des opérations de salaire.

A part sa mission principale qui est de liquider les salaires, la section règlement salaire s'occupe aussi d'autres tâches qui se rattachent aux salaires.

Au cours du mois, les salariés (toute catégorie confondue), qui ont des besoins de liquidité et qui ne peuvent attendre la fin du mois, peuvent en effet adresser une demande à la direction. Il peut s'agir soit d'une demande de prêt ou d'une demande d'avance sur salaire.

Il s'agit généralement des prêts scolaires que la direction du port accorde à tous ses salariés qui le désirent ; ceci pour leur permettre de préparer la rentrée scolaire de leurs enfants. Tous les salariés à priori ont donc droit à ce prêt sauf les Dockers occasionnels. Mais ces derniers bénéficient toutefois d'une gratification de treizième mois.

Chaque salarié qui désire bénéficier du prêt se manifeste dans une demande manuscrite accompagnée d'une copie de son bulletin de paie adressée au DG du port avec pour objet « demande de prêt » et déposée au secrétariat général. La lettre après enregistrement sera envoyée à la DRH pour analyse possible et son accord.

Le service paie de la DRH, réceptionne la lettre et vérifie l'état du bulletin du demandeur. Ce ci permet au service de voir si le salarié est déjà sous prêt et si son salaire peut lui permettre d'honorer le règlement.

Si la vérification se révèle négative (c'est-à-dire que l'état du bulletin du demandeur ne permet pas l'octroi d'un prêt), la demande sera « refusée ».

Mais si la vérification est positive (c'est-à-dire que l'état du bulletin le permet), alors la demande est acceptée. Le service joint une lettre d'octroi de prêt (dans laquelle figure le nom du bénéficiaire et le montant accordé), à la demande initiale et l'envoi à la section règlement salaire.

Le service précise également le nombre de tranches de règlement mensuel à effectuer par le bénéficiaire du prêt.

La section après réception des documents prépare le bon de caisse au nom du bénéficiaire avec inscription du montant accordé et l'envoi en signature chez le Chef comptable, le DFC et le DG. Après signature le bon est enregistré et envoyé à la caisse où le bénéficiaire ira encaisser la somme.

Débit	Crédit	Intitulé	Montant débit	Montant crédit
		Agents permanents
		Agents permanents

421195		prêt sur salaire Agents permanents	x
	571000	caisse		x

		Dockers professionnels
		Dockers professionnels

421125		prêt sur salaire Dockers professionnels	x
	571000	caisse		x

Le compte 4211(Personnel, avances) est utilisé pour comptabiliser les prêts scolaires parce que ces derniers sont considérés comme étant des avances sur salaire octroyés au personnel.

Ce sont des demandes que les salariés adressent à la direction générale pour satisfaire des besoins survenus au cours du mois.

La procédure est toujours la même que pour les demandes de prêt ; il s'agit de :

Débit	Crédit		Intitulé		Montant débit		Montant crédit
4211xx	571000		Personnel permanent Avance sur salaire personnel permanent caisse		x		x
Débit		Crédit		Intitulé		Montant débit		Montant crédit
				Dockers professionnels


421190				avance sur salaire Dockers professionnels		x
		571000		caisse				x


				Dockers occasionnels


421191				avance sur salaire Dockers occasionnels		x
		571000		caisse				x

Dans le cadre des activités du port, le personnel est souvent amené à effectuer des missions à l'intérieur ou à l'extérieur du pays. Il s'agit souvent des missions d'ordre administratif ou des missions de formation. La procédure se déroule en trois phases :

Chaque département du port qui a un besoin de mission, se manifeste pour l'établissement de son ordre de mission.

S'il s'agit d'une mission d'ordre administrative, le département envoie une note d'information à la DAG.

Mais s'il s'agit d'une mission de formation du personnel, le département envoie dans ce cas une note d'information à la DRH.

Dans les deux cas, le département qui se manifeste, doit préciser clairement l'objet, le lieu, la date du départ et la durée probable de la mission.

Après réception de l'avis de mission adressé par le département qui en a besoin, la DAG ou la DRH (selon qu'il s'agisse d'une mission d'ordre administratif ou de formation), établit l'ordre de mission et les frais de mission correspondant.

Il faut noter que les frais de mission sont calculés en multipliant le frais journalier par le durée probable (en jour) de la mission.

Le montant du frais journalier varie selon le niveau hiérarchique (le poste occupé) de la personne chargée d'effectuer la mission

Après signature, on effectue deux copies de chacun des deux documents et l'ensemble (copies et originaux) est envoyé à la section règlement salaire.

La section règlement salaire, dès la réception de l'ordre de mission et du bulletin constatant les frais de mission, procède à la préparation du bon de caisse.

Sur le bon de caisse (la fiche de dépense de caisse) est écrit le nom de la personne concernée par la mission, le montant des frais de mission, et le lieu où s'effectuera la mission (à l'intérieur ou à l'extérieur du pays), de même que le compte à débiter.

Le bon de caisse, l'ordre de mission et le bulletin des frais de mission sont disposés dans un parapheur et envoyés en signature respectivement chez le Chef Comptable ou le Chef Financier, le DFC, et le DG.

Après signature et enregistrement, les documents sont disposés de la façon suivante :

Les deux premiers lots seront envoyés à la caisse où l'intéressé passera pour l'encaissement de la somme due.

Les écritures comptables varient selon qu'il s'agisse d'une mission dans une des villes du Togo ou à l'extérieur du pays.

Débit	Crédit	Intitulé	Montant débit	Montant crédit

		Mission dans une ville du pays


613100xxxx		Frais de mission ....	x

	571000	caisse		x




		Mission à l'extérieur du pays


638400xxxx		Frais de mission ....	x

	571000	caisse		x

Débit	Crédit	Intitulé	Montant débit	Montant crédit

		Mission dans une ville du pays

6131001001		Frais de mission ....	x
471100		frais à justifier	y

	571000	caisse		x+y




		Mission à l'extérieur du pays

6384001001		Frais de mission ....	x
471100		frais à justifier	y

	571000	caisse		x+y

Débit	Crédit	Intitulé	Montant débit	Montant crédit

		Mission de formation ou adm

638400xxxx		Pension alimentaire du mois ...	x
471131		Frais à justifier	y
	571000	Caisse		x+y

Cette opération concerne les salariés qui subissent des prélèvements sur leur salaire mensuels en faveur de leur conjointe ou de leurs enfants.

Les décisions émanent du tribunal qui fixe le montant à prélever chaque mois sur le salaire du salarié concerné, et le nom du bénéficiaire.

Rappelons que ces décisions sont prises lorsque la conjointe assigne en justice le conjoint salarié pour non respect de ses engagements familiaux.

Une copie de la décision du tribunal est envoyée à la section règlement salaire, qui chaque mois se chargera de préparer le bon de caisse au profit de la conjointe nommée dans la décision ; et ceci chaque mois tant que la décision reste exécutoire.

Débit	Crédit	Intitulé	Montant débit	Montant crédit

		Pension alimentaire

433160		Pension alimentaire du mois ...	x

	571000	Caisse		x

Les indemnités de fonction sont accordées tous les mois à certains selon la décision de fonction qui lui a été délivré par la DRH.

De même, les stagiaires sont rémunérés chaque mois selon le montant défini dans leur décision de stage délivrée par la DRH

Ainsi vers la fin de chaque mois, le service paie envoie les bulletins de paie sur lesquels sont mentionnés les montants à payer à la section règlement salaire.

La section prépare les bons de caisse pour chaque indemnité de fonction ou de stage à payer conformément au montant figurant sur les bulletins.

Débit	Crédit	Intitulé	Montant débit	Montant crédit

		Indemnité de fonction

6324400xxx		Indemnité de fonction	x

	571000	Caisse		x



		Indemnité de stage

6372300xxx		Indemnité de stage	x
	571000	Caisse		x

Se sont toutes les charges occasionnelles, dont la comptabilisation, de même que la préparation des fiches de dépenses de caisse sont rattachées à la section règlement salaire ; il s'agit par exemple des secours accordés aux salariés lors que surviennent des décès.

Le nom de la section prête souvent à confusion. La dénomination « Règlement Salaire » fait croire habituellement à une quelconque tâche se rattachant directement aux flux de trésorerie. Or il s'agit principalement de la comptabilisation des salaires. Le règlement en soit n'étant qu'une tâche intermédiaire.

Sur ce plan, on note une organisation et répartition parfaite des tâches de la section. Quatre personnes y officient ; deux personnes pour le traitement des salaires du personnel permanent et contractuel, deux autres pour celui des dockers professionnels et occasionnels. Ce ci permet une exécution à tant des tâches.

Le port dispose en général de matériel informatique de bonne qualité, mise à la disposition du personnel pour l'exécution des tâches. En ce qui concerne la comptabilité, le port a opté pour le logiciel de gestion comptable Delta (Delta Paie pour la gestion de la paie), l'un des meilleurs logiciels de comptabilité sur le marché.

Les différents déplacements du personnel de la section, pour toutes les tâches relevant des leur compétence s'effectuent grâce aux véhicules de service mise à leur disposition. Ce qui constitue aussi un moyen d'exécution rapide et efficace des tâches.

La transmission des données d'un service à l'autre se fait toujours de façon manuelle. Ceci est dû au fait que le système informatique de transmission des données entre départements ou services n'est toujours pas opérationnel. Par conséquent, il faut à chaque fois que le service paie de la DRH finisse son traitement, qu'une personne se charge de transporter les documents de ce service vers soit le service informatique, soit la section Règlement salaire. Même chose entre le service informatique et la section Règlement salaire. C'est donc un facteur important qui prolonge le délai d'exécution des opérations.

Les données concernant les salaires du personnel permanent et contractuel sont toujours les premières à être traité. S'en suivent respectivement, celles des dockers professionnels, les dockers occasionnels, les indemnités de fonction et de stage, les pensions alimentaires et autres.

La procédure mise en place fonctionne de telle sorte que dès les 27 au 29 du mois, tous les virements dans les différentes banques s'achèvent pour ce qui est du salaire du personnel permanent et contractuel.

Les virements de salaire des dockers professionnels interviennent dans les jours suivants. Mais on observe un peu de retard (deux à trois jours en moyenne) dans le payement des dockers occasionnels, ceci découle de la durée plus longue du traitement de leurs informations salariales (du fait du caractère variable de leurs prestations dans l'entreprise)

On observe ici qu'une priorité semble être donnée aux salaires du personnel qu'aux restes des salariés.

On observe un paramétrage du logiciel comptable. Les comptes utilisés dans l'imputation se composent d'une partie fixe et d'une partie variable. La partie fixe n'est autre que le compte approprié pour l'opération en question ; la partie variable (les deux, trois, ou quatre derniers chiffres selon les cas), est fonction soit du département, soit de l'opération, ou soit de la personne concernée par l'opération.

La méthode adoptée par le Port permet l'exécution rapide des opérations de contrôle et de remonter à tant la source des erreurs en cas de mauvaise manipulation des comptes par la comptabilité ou lors des opérations de saisie par le service informatique.

Nous recommandons une mise en fonction effective du système informatique de transmission des données entre les services.

Ce ci permettra une fois les traitements achevés par le centre de pointage et le service paie de la DRH, d'envoyer directement et sur place les données au service informatique et la section règlement salaire via le système informatique. C'est le moyen efficace pour raccourcir la durée d'exécution (de deux jours au moins) des opérations et rendre l'organisation plus performante.

Il est nécessaire de revoir l'organisation en ce qui concerne le traitement de la paie des dockers occasionnels, surtout au niveau des centres de pointage. Il faut donc axer une reforme sur la méthode de travail des agents des centres de pointage ; en vue d'une mise à disposition à temps des données pour les autres services intervenant dans le processus.

Organisation et gestion comptable de la paie: le modèle du Port Autonome de Lomé au Togo

B. L'organisation de la paie du personnel du PAL