1.3.7.2 Les dispositifs de maîtrise des
risques
Il convient pour chaque risque identifié et
évalué de recenser le dispositif de maîtrise existant,
c'est-à-dire l'ensemble des mesures qui doivent permettre à
l'entreprise d'éviter de faire face à un tel incident. Au titre
des exemples de dispositifs de maîtrise des risques, on peut citer : les
contrôles a priori, contrôles a posteriori, système de
délégation, séparation des tâches,
sécurisation des accès logiques, sécurisation des
accès physiques, transfert de responsabilité, système de
surveillance... (JIMENEZ & al, 2008 :236).
Les dispositifs de maîtrise de risques affectant les
sous processus de gestion des stocks appelés pratiques d'organisation
communément admises, loin d'être exhaustifs, sont illustrés
dans le tableau suivant:
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liés à la gestion des stocks : cas du magasin central de l'ASECNA
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Tableau 1: les risques opérationnels du processus
gestion des stocks et les dispositifs assurant leur maîtrise
Sous- Processus
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Objectifs de contrôle interne
|
Risques
|
Impacts ou conséquences
|
Dispositifs de maîtrise des risques
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1-Réception des stocks
|
S'assurer du bon suivi des mouvements d'entrée de
stocks
|
les bons de commande sont égarés ou ne sont pas
remis aux personnes
chargées des activités de
réception
|
Litige
|
Procédure d'enregistrement des entrées en
stocks (bons de réception pré-numérotés
chronologiquement)
|
|
litige
|
Procédure de rapprochement BL fournisseur et bon de
réception en stock
|
|
Petre d'actif
|
Procédure d'enregistrement des retours de stocks
|
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Perte d'image
|
-Procédure d'enregistrement des retours de
marchandises
|
|
Déperdition de ressources
|
Absence d'utilisation des bons de réception manuels en
milieu informatisé
|
|
litige
|
-ne pas accepter les entrées en stocks pour lesquelles
les bons de commande n'ont pas été établis en bonne et due
forme
-procéder au suivi des cas où des
entrées en stock ont été acceptées malgré
l'absence d'un bon de commande établi en bonne et due forme (indicateur
de performance)
|
|
Litiges avec des tiers
|
Perte de ressource
|
-Procédure d'enregistrement des retours de
marchandises.
-Etablissement systématique d'un bon de retour
signé par une personne autorisée
-Identification claire de la zone des retours dans
l'entrepôt -Analyse des causes de retours et opérations
engagées.
|
|
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|
marchandises
|
|
|
En milieu informatisé :
|
|
|
Perte d'actif
|
-Analyse périodique des retours pour décision
(destruction, réintégration en stock, revente).
-Autorisation de la destruction ou de la
réintégration par une personne autorisée.
|
2-Gestion des stocks
|
Etre sûr de l'efficacité de la gestion des
stocks
|
Montant en stocks non justifiés
|
Perte de financière due au redressement fiscal
|
Numérotation chronologique des bons d'entrée et de
sortie
|
|
Perte financière due au frais de stockage
|
Fixation de stock minimal
|
|
Perte d'actif
|
-Assurance des locaux et des marchandises
|
|
Détournement, perte ou détérioration de
stocks
|
Perte d'actif
|
-Existence de protection de protection contre le vol (parc de
stockage clôturé, alarme, mise sous clef des articles de
valeur).
-Accès limité aux personnes autorisées.
-système de protection contre les incendies,
inondation...
-Adéquation des conditions matérielles de stockage
aux produits et aux types de mouvements.
|
|
Litiges avec les tiers en cas de sinistre
|
Perte d'image
|
-Identification claires des stocks internes.
-Existence d'une procédure d'enregistrement et de suivi
des stocks internes ;
-Validité des contrats de stocks internes (durée,
signatures).
|
|
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|
appartenant à des tiers (matières, emballages
consignés...)
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Détournement de stocks
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Perte d'actif
|
-Définition des supports de transmission de l'information
En milieu informatisé :
|
|
|
Montant en stocks non justifiés
|
Perte d'image
|
-Identification claires des stocks externes.
-Existence d'un responsable clairement identifié pour
chaque stock externe.
-Existence d'une procédure d'enregistrement et de suivi
des stocks externes.
|
3-Traitement comptable des stocks
|
Etre sûr de l'exhaustivité et de la
réalité des mouvements de stocks enregistrés
|
Montants en stock non justifiés
|
Information financière erronée
|
-Procédure d'enregistrement des entrées en stock
(bons de réception) et de sortie de stock (bons d'expédition)
-procédure de traitement et enregistrement des bons de
réception
-procédure d'émission et d'autorisation des bons
d'expédition
|
|
Certification des états financiers avec réserve
|
-mise à jour régulière des fiches au fur
et à mesure que des mouvements interviennent au niveau des stocks
|
|
Gaspillage
|
Transmission rapide des documents d'entrée et de
sortie de stocks aux services chargés du suivi comptable des stocks
|
|
Risque de détournement
de biens de stocks
|
Perte de ressources
|
Prise d'inventaires physiques
|
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|
effectuées conformément aux instructions
d'inventaire
|
difficilement détectable.
|
|
|
|
Perte de maîtrise des opérations
|
Prise d'inventaires physiques
|
|
des personnes non autorisées accèdent aux fichiers
de données
|
Altération de
l'information financière
|
établir une politique affirmant l'engagement de la
direction en matière de sécurité informatique et
démontrer cet engagement par des actions appropriées
|
4-Sorties des stocks
|
S'assurer que les sorties de stocks se font conformément
aux règles établies
|
-Consommations excédentaires
(gaspillages non décelés).
|
Perte de ressource
|
Définition modalités sorties stocks et
facturation
-Procédure d'émission et d'autorisation des bons
d'expédition
-Procédure de rapprochement des sorties stocks et des
facturations
|
|
Perte d'image
|
-rechercher un mode d'expédition de remplacement
|
|
litige
|
-garantir le respect des normes de contrôle de
qualité en réalisant des tests
|
|
- les procédures de
demande de transfert sont inadéquates
|
litige
|
transférer les stocks uniquement sur la base d'une
demande établie en bonne et due forme
|
|
Perte d'actif
|
Procédure de rapprochement bon d'expédition/bon de
commande
|
|
litige
|
Incrémentation automatique des bons de sorties en milieu
informatisé
|
|
Perte de ressources
|
Numérotation chronologique des bons de sortie
approuvés par
|
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|
|
préparation de
justificatifs
|
|
des responsables désignés à l'avance par la
Direction Générale
|
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Risque de perte, de vol
ou de destruction
prématurée des biens de
stocks
|
Perte de ressource
|
-Procédure de rapprochement des sorties stocks et des
facturations
|
|
Consommations excédentaires
(gaspillages) non décelés.
|
Perte de ressource
|
-Définition modalités sorties stocks et
facturation
-Procédure d'émission et d'autorisation des bons
d'expédition
|
5-Inventaire des stocks
|
Etre sûr de l'efficacité et de la fiabilité
des inventaires des stocks réalisés par la
société
|
Inventaire non fiable
|
Altération de
l'information financière
|
-Existence d'une procédure d'inventaire des stocks
exhaustive intégrant les éléments suivants :
· Pertinence des responsabilités confiées
:
o Séparation de fonction comptage /saisie,
o Manutentionnaires n'inventoriant pas seuls leur zone
habituelle de travail,
o Signature des feuilles de comptage par une personne
autorisée, personnes autorisées à passer les écarts
d'inventaire ou à demander un double comptage ( par seuil de
quantité),
o Equipe de comptage allant vérifier les écarts de
stocks différente de l'équipe ayant procédé au
premier comptage,
· Inventaire et pesage de l'ensemble des stocks, (interne
et externes),
· Interdiction de mouvementer la zone
inventoriée,
· Numérotation chronologique des feuilles de
comptage,
· vérification de la remontée exhaustive des
feuilles de comptage à la personne chargée de leur saisie dans le
système,
· Contrôle et traitement (saisie en système ou
double comptage) des différences entre les résultats de
l'inventaire et le stock en système,
|
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|
|
|
|
- validation de cette procédure par les commissaires aux
comptes.
|
|
|
|
|
En milieu informatisé :
|
|
|
|
|
-existence d'un fichier spécifique « stocks
comptés » où sont saisis les stocks inventoriés
(enregistrement sans effacement de stocks théoriques en système
avant inventaire).
|
|
|
|
|
-possibilité d'édition d'un état listant
les écarts entre les stocks inventoriés et les stocks en
système (avant inventaire).
|
|
|
|
|
-limitation dans les profils utilisateurs de l'accès
à la transaction « saisie de stocks comptés » et
à la
transaction « validation des écarts avec le stock en
système et enregistrement ».
|
|
|
|
|
-contrôle et validation de cet état par un
responsable autorisé.
|
|
|
|
|
-Existence de règles formalisées de valorisation
des stocks
|
|
|
|
|
(factures d'achats+éventuellement frais de transport)
|
|
|
|
|
-conformité avec règles comptables Groupe
(exemple=PUMP)
|
|
|
|
|
-Existence de règles de valorisation des en-cours
|
|
|
|
|
-Existence d'un suivi de la rotation et de l'ancienneté
des stocks
|
|
Etre sûr que les stocks
|
Valorisation des stocks
|
Perte financière due au
|
|
|
sont correctement
|
erronée en comptabilité
|
redressement fiscal
|
En milieu informatisé :
|
6-Valorisation et dépréciation des
stocks
|
valorisés
|
|
|
-Prise en compte en système du prix facture fournisseur
au cas où celui-ci est différent du prix de la commande
|
|
|
|
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-Edition d'un listing des corrections de valeurs du stock,
visé par le Directeur Financier.
|
|
S'assurer que les stocks
|
Calcul de provision
|
Etats financiers erronés
|
-Ajustement de la valeur des stocks à rotation lente par
une
|
|
susceptibles d'être
|
erronée ou non
|
|
personne autorisée
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|
dépréciés le sont-ils de manière
exhaustive et correcte (stocks dormants, obsolètes, inutilisables ou
excédentaires)
|
conformes aux règles comptables
|
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Perte d'image
|
-Existence de règles de calcul des provisions pour
rotation lente, pour dépréciation technique et pour hausse de
prix
|
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Perte de ressource
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-Rapprochement périodique Achat de stocks
(comptabilité)/ valorisation entrée en stocks
|
|
Perte de ressource
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-procédure d'inventaire physique permettant de
déceler des produits obsolètes ou dégradés
|
|
Sources: SCHICK & al (2002:114-127), COOPERS & al
(1998:192-207), AHOUANGANSI (2006:448-449), BARRY (2009:114-115)
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