6.5 Recommandations
L'ASECNA est une structure qui offre des prestations de
service destinées essentiellement aux usagers de l'espace aérien.
Afin de mener efficacement cette délicate mission de sécurisation
de l'espace aérien, l'ASECNA a, entre autres, créé un
Service Approvisionnements et achats dont l'une des attributions est la gestion
des stocks du magasin central à Dakar.
Si l'efficacité des opérations est
indéniable au regard de leur certification à la norme ISO
9001/2000 décernée par le bureau veritas quality
international(BVQI), il n'en demeure pas moins vrai que des
améliorations restent à faire quant à l'efficience des
opérations.
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Conception d'une cartographie des risques opérationnels
liés à la gestion des stocks : cas du magasin central
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l'ASECNA Dakar (Sénégal)
Aussi, avons-nous jugé utile de faire quelques
recommandations allant dans le sens d'une bonne maîtrise du processus
gestion des stocks et des risques qui en découlent.
? A l'adresse du Directeur des Moyens Techniques et de
l'Informatique
Recommandation 1 : Afin de pallier les
difficultés de fonctionnement du logiciel Coswin, l'ASECNA gagnerait
à acquérir un autre logiciel plus performant en vue
d'améliorer la gestion des stocks. Il faudrait ensuite élargir,
à tout le personnel de l'Agence, l'exploitation de ce nouveau logiciel
en prenant cependant la précaution d'attribuer un code de:
-consultation et de saisie pour le personnel relevant
directement du service Approvisionnements et Achats ;
- consultation uniquement pour le reste du personnel afin de
lui permettre de suivre, à tout moment, le niveau de l'ensemble des
stocks de l'ASECNA en général, et de celui du magasin central en
particulier.
Recommandation 2 : Pour plus de
fiabilité des états financiers, l'ASECNA gagnerait à
constituer des provisions pour dépréciation des stocks
abîmés, périmés et obsolètes en
dépôt au magasin.
Recommandation 3 : Au regard du risque
potentiel de vol de matériel dû à la multiplicité
des points d'accès aux stocks, l'Agence gagnerait à entreprendre
des travaux de réaménagement du magasin de manière
à avoir une seule porte d'accès aux gisements des stocks.
Recommandations 4 : Au regard de l'importance
de la fonction gestion des stocks dans la réalisation des missions de
l'ASECNA notamment l'entretien des équipements destinés à
l'assistance des aéronefs au décollage, en vol et à
l'atterrissage, le Directeur des Moyens Techniques et de l'Informatique
pourrait, en plus des audits externes, susciter des contrôles
inopinés ; ces contrôles peuvent être menés par les
auditeurs internes de l'ASECNA.
? A l'adresse du Chef de service des Approvisionnements
et Achats
Recommandations 5 : Au regard du volume sans
cesse croissant des stocks inutilisables actuellement en dépôt au
magasin, l'Agence gagnerait à prendre les dispositions
nécessaires pour accélérer, à chaque fois que de
besoin, le processus de réforme et de ventes aux enchères
publiques du matériel usagé, périmé et
obsolète en vue de désengorger ledit magasin.
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Recommandations 6 : Le BGS étant
l'embouchure du service Approvisionnements et Achats, il serait
intéressant de prendre les dispositions pour faire travailler en
synergie le BGS, le Bureau Approvisionnements et le Bureau Achats, par la mise
en place d'une commission de réception des articles composée du
personnel desdits bureaux.
Recommandation 7 : Le surstock constitue un
risque de plus en plus élevé au regard de l'évolution
grandissante des stocks dormant et obsolète qui ont connu
respectivement, entre 2007 et 2008, une variation de 19,23% et
37,34%4. Ce risque source peut avoir pour risque concourant une non
maîtrise de l'expression des besoins relatifs à
l'approvisionnement du magasin par passation de marché d'une part, et
d'autre part à l'évolution rapide de la technologie.
Afin de remédier à ce problème, nous
recommandons au chef de Service Approvisionnements et Achats une meilleure
coordination des actions des Bureaux Approvisionnement, Achats et Gestion des
stocks dans le choix du matériel à acheter.
? A l'adresse du chef de Bureau Gestion des
Stocks
Recommandation 8 : Nous avons constaté
que la procédure d'inventaire des stocks ne précise pas la
responsabilité du magasinier en cas de manquant significatif de stocks.
Or les stocks, à l'instar de la caisse, constituent des
éléments d'actifs qui doivent être préservés
de tout manquement. Afin d'assurer une bonne gestion des stocks, nous
recommandons l'introduction, dans la procédure de prise d'inventaire,
d'une disposition règlementaire engageant la responsabilité
pécuniaire des magasiniers en cas de manquant de stocks supérieur
au seuil tolérable. La mise en jeu de la responsabilité
pécuniaire des magasiniers pourrait s'accompagner d'une allocation
d'indemnité, à l'instar de celle allouée aux caissiers
appelée indemnité de caisse.
Recommandation 9 : Les réceptions en
deçà des quantités commandées donnent lieu à
la délivrance d'avoir par le fournisseur qui s'engage à livrer la
fourniture manquante dans un délai précis. Le risque est que ces
avoirs reçus par le Bureau Gestion des stocks ne sont pas
enregistrés sur un support quelconque.
4 : source : rapport d'inventaire physique des stocks au
31/12/2008 du magasin central.
Saïdou Dominique YODA, 21ème Promotion
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Conception d'une cartographie des risques opérationnels
liés à la gestion des stocks : cas du magasin central
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l'ASECNA Dakar (Sénégal)
Afin d'améliorer la gestion de ces avoirs, nous
recommandons au Chef Bureau Gestion des stocks l'ouverture d'un registre de
suivi des avoirs qui sont des créances sur les fournisseurs. Ainsi, il
serait plus facile de relancer les fournisseurs débiteurs.
Recommandation 10 : Nous avons
constaté que les BL consacrant la réception des livraisons de
matériel comportent la seule signature du réceptionnaire. Pour
une meilleure maîtrise de cet important sous processus de gestion des
stocks qu'est la réception de la livraison, nous recommandons au chef
BGS de valider les réceptions de matériel en apposant son visa
sur les BL ; ce dernier pourrait établir un bordereau de
réception pré-numéroté généré
par COSWIN.
Recommandation 11 : Les stocks sont des biens
attractifs qui peuvent faire l'objet de convoitise. Aussi, importe-t-il
d'exercer un contrôle régulier afin de les mettre à l'abri
de ces risques. Pour ce faire, nous recommandons au chef BGS d'exercer des
contrôles périodiques et inopinés sur le niveau réel
des stocks par rapprochement des stocks comptables générés
par le logiciel COSWIN et les stocks physiques.
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