Courrier à
l'arrivée
Au niveau du courrier à
l'arrivée, les tâches se résument principalement à
cinq points :
- la réception et l'ouverture des plis;
- l'enregistrement;
- l'épinglage des languettes;
- l'introduction du courrier à la
lecture auprès du Gouverneur;
- le dispatching des courriers.
v Réception et ouverture des plis
Dès la réception du courrier et avant de
procéder à l'ouverture du pli qui doit se faire avec une grande
attention, la première des choses à effectuer est de s'assurer
qu'il est réellement et de façon ordinaire adressé au
Gouverneur. Car par erreur, l'expéditeur peut se tromper de
destinataire. Après cette vérification, il est ensuite
procédé à l'ouverture proprement dite.
Celle-ci doit être faite avec attention, car il arrive
des fois que l'enveloppe soit collée à la correspondance.
v Enregistrement
Il s'agit de mettre le cachet
« arrivée » sur chaque courrier reçu.
Celui-ci comporte la date et le numéro d'enregistrement. L'utilisation
de ce cachet a un double avantage. Elle permet d'affecter un numéro
à chaque correspondance afin de faciliter la recherche et de permettre
aussi de connaître en fin d'année le nombre total de
correspondances reçues. Ensuite, il est procédé à
l'enregistrement proprement dit. Celui-ci s'opère sur un registre
comportant les mentions suivantes :
- la date de réception ;
- le numéro d'enregistrement ;
- l'adresse de l'expéditeur ;
- l'objet succinct du courrier.
L'enregistrement du courrier à l'arrivée
constitue pour ce dernier une preuve parfaite de sa réception.
v Epinglage des languettes
Après l'enregistrement, il s'agit d'épingler une
languette sur chaque correspondance reçue afin de permettre au
Gouverneur et aux membres du cabinet d'y porter leurs annotations.
v Introduction à la lecture
Il s'agit d'introduire tous les courriers reçus
à la lecture du Gouverneur et des membres du cabinet.
Courrier au départ
Il consiste à préparer les courriers et à
les expédier. Cette expédition concerne entre autres :
- l'enregistrement ;
- la mise sous pli ;
- le classement ;
- la transmission.
Concernant l'enregistrement, il s'effectue sur un registre
courrier au départ comportant les mentions suivantes :
- la date d'enregistrement ;
- le numéro d'enregistrement ;
- l'adresse du destinataire ;
- l'objet succinct du courrier ;
- et la partie émargement.
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