De la bibliothèque manuelle à la bibliothèque hybride: cas du Centre de Documentation de l'OMS/AFRO

2.3.3 NOUVELLES PRATIQUES POUR LE PERSONNEL ET LES USAGERS

Le personnel du Centre de Documentation du Bureau régional de l'OMS pour l'Afrique est composé de : une Documentaliste en chef ; un Documentaliste Indexeur ; un Documentaliste de Référence ; un Assistant Documentaliste et un Secrétaire. La Documentaliste en chef est chargée de coordonner les activités du Centre de Documentation et d'en assurer la gestion administrative. Le Documentaliste indexeur est responsable du catalogage et de l'indexation ainsi que de la gestion de la base de données AFROLIB. Quant au Documentaliste de Référence, il est chargé de la recherche documentaire, du développement des bases de données et de la coopération internationale. L'Assistant Documentaliste soutient les activités d'indexation, de catalogage et de recherche documentaire. Il participe à l'élaboration (saisie des données) et à la diffusion du bulletin signalétique : INFODIGEST. Le Secrétaire est en principe chargé de la dactylographie et de l'enregistrement de la correspondance.

L'intégration des nouvelles technologies de l'information est venue bouleverser les missions classiques de ce personnel. Nous parlons en terme du personnel et non des professionnels de l'information parce que les bouleversements intervenus ne permettent plus de dire qui est professionnel de l'information, qui ne l'est pas. Le Secrétaire, qui était en principe chargé de la correspondance administrative, est devenu «l'Informaticien -Secrétaire» du Centre de Documentation. C'est lui qui scanne les publications, qui crée les liens en format PDF pour leur mise en ligne. Il s'occupe également d'autres aspects techniques liés à l'installation du matériel informatique et en assure leur fonctionnement. Ainsi disparaît la fonction traditionnelle du Secrétaire de Bibliothèque. Et comme les jeunes s'intéressent et s'adaptent bien aux sciences et techniques, le recrutement d'un jeune Secrétaire au Centre de Documentation a été salutaire car il devient la clef du développement numérique dans cette unité documentaire.

Si pour le Secrétaire il s'agit là d'une application de ses connaissances informatiques liées à sa formation en bureautique et d'une véritable adaptation à un nouvel environnement, la situation des quatre autres documentalistes qualifiés ou professionnels de l'information connait une véritable évolution, une transformation, voire une rupture.

Jean Michel qui a longtemps réfléchi et écrit sur les questions documentaires et sur l'avenir du documentaliste à l'ère des nouvelles technologies, du numérique et d'Internet n'hésite pas de déclarer :

«la médiation professionnelle dans le domaine de l'information spécialisée et de la documentation se caractérise principalement par un vaste continuum de pratiques allant d'un pôle I (information) à un pôle D (comme document), c'est-à-dire une intelligence d'un contenu à la gestion efficace du contenant. Le document numérique multimédia en réseau, sous toutes ses formes (base de données, message électronique, page html, forum...), par ses caractéristiques spécifiques, pose le problème de la valeur ajoutée différentielle apportée par les médiateurs professionnels que sont notamment les documentalistes. De nouvelles fonctions émergent aujourd'hui avec une réelle vigueur. Elles correspondent à des besoins cruciaux : simplifier le complexe, identifier et montrer les chemins de la pertinence, donner de la confiance, exploiter les pépites, veiller au grain, accompagner l'autonomie des acteurs dans l'information etc. Jamais les professionnels de l'information et de la documentation n'ont eu autant d'occasions de se valoriser et de démontrer leur utilité économique»^34(*).

Au début de l'informatisation du Centre de Documentation, les documentalistes avaient pour missions essentielles le catalogage, l'indexation, la saisie des données et la recherche documentaire. L'ordinateur accompagnait ces activités dont les connaissances ou les compétences requises étaient les études préalables en bibliothéconomie ou en documentation. Aujourd'hui, la connaissance des activités de la chaîne documentaire n'est plus le seul critère pour prétendre travailler dans le centre de documentation du Bureau régional de l'OMS pour l'Afrique. Elle doit être fortement appuyée par l'informatique et ses applications numériques ou Internet. Ainsi, les documentalistes de cette unité sont obligés de s'adapter à toutes ces évolutions qu'ils n'ont pas apprises lors de leurs formations initiales. A côté de leurs tâches habituelles s'ajoutent de nouvelles tâches de numérisation, de gestion et de diffusion de l'information électronique. Cette nouvelle pratique exige de leur part une connaissance et une maîtrise des logiciels documentaires contenant des modules OPAC qui facilitent la mise des données sur Intranet ou sur Internet. Il faut aussi dire qu'au-delà des compétences de «documentaliste-informaticien» qu'impose l'ère du numérique, les documentalistes du Centre de Documentation du Bureau régional de l'OMS pour l'Afrique se sont adaptés à cette nouvelle donne. Aussi deviennent-ils des pédagogues face aux usagers de plus en plus fascinés par Internet.

L'avènement d'Internet dans les bibliothèques et centres de documentation a même façonné les concepts. Le terme de lecteur cède sa place à ceux d'usager, d'utilisateur voire de client. Si les fonctionnaires de l'OMS sont les principales cibles du Centre de Documentation du Bureau régional de l'OMS pour l'Afrique, aujourd'hui la tendance qui se dessine est celle marquée par une présence accrue des lecteurs externes. Il s'agit des médecins et infirmiers mais surtout des étudiants de toutes les facultés des Universités de Brazzaville et de Kinshasa. Ces usagers de plus en plus jeunes manifestent un goût prononcé pour Internet. Ce dernier ne fait plus de cette unité documentaire une structure exclusive des professionnels de la santé. La gratuité des services offerts par Internet et l'impression des résultats de la recherche attirent les usagers qui, une fois entrés dans la salle de lecture, passent directement vers les ordinateurs et tapent presque automatiquement l'adresse de Google ( www.google.com). A la question de savoir pourquoi viennent-ils au Centre de Documentation, la réponse est qu'ils viennent «naviguer» ou «surfer». Ils n'utilisent presque plus le verbe lire. Mais comme la plupart des usagers ont des connaissances très limitées en informatique et en recherche documentaire en ligne, ils reviennent souvent vers les documentalistes pour demander assistance. Cette nouvelle pratique renvoie à l'autonomie des usagers. Françoise Gaudet, au cours d'un débat virtuel intitulé  Google et la bibliothèque : quelle autonomie pour l'usager ? , a fait son introduction en déclarant :

«Dans les années 70, un des mots des professionnels des bibliothèques était de promouvoir l'autonomie du lecteur. Beaucoup d'efforts ont été déployés pour favoriser cette autonomie : libre accès intégral aux collections, amélioration de la signalétique, et mise à la disposition de catalogues sur fiches. Et puis sont arrivés l'Internet, le Web, les moteurs de recherche. Et les bibliothèques perplexes, face à ces nouveaux outils qui, eux aussi, parient sur l'autonomie de l'usager».^35(*)

En dehors des étudiants des écoles paramédicales et des professionnels de la santé d'un âge assez avancé qui s'adaptent timidement aux nouvelles technologies de l'information, cette autonomie est bien la volonté manifeste de la plupart des usagers du Centre de Documentation. Ceux-ci ont compris que Google est leur meilleure source d'information. L'ignorance des techniques de la recherche documentaire, les barrières linguistiques (articles en Anglais) et la panoplie des titres proposés par Google sur un sujet occasionnent souvent soit le silence soit le bruit, soit la redondance, inadéquats en matière de recherche de l'information.. Ils sont alors obligés de se rapprocher des documentalistes. Ces derniers, habitués à la recherche documentaire sur Internet mettent leur disponibilité et leur ingéniosité à l'endroit des utilisateurs. Ce recours vers le documentaliste est une reconnaissance de la profession souvent laissée pour compte. Cet encadrement est devenu l'une des fonctions essentielles des documentalistes du Centre de Documentation du Bureau régional de l'OMS pour l'Afrique.

Cette formation des usagers exige, en amont, une mise à niveau, des connaissances des documentalistes. Grâce à leur collaboration avec la bibliothèque de l'OMS à Genève et à l'abonnement aux différentes listes de diffusion et groupes de discussion, les documentalistes du Centre de Documentation du Bureau régional de l'OMS pour l'Afrique essaient tant bien que mal de compléter leurs connaissances. Mais, l'évolution rapide des techniques liées à l'informatique documentaire et au management de l'information exige une véritable prise en charge des besoins en formation des documentalistes. Ceci est possible à travers un programme réel de développement des ressources humaines portant sur la formation continue sur le site local ou des sites externes. Clôturant le congrès national de l'Association des Bibliothécaires Français en 1998, Dominique Lahary déclarait : 

«On dit que devant la rapidité des mutations techniques, le besoin en formation continue est grand. L'offre n'est pourtant pas négligeable d'initiations à telle ou telle technique particulière, et les stages pas toujours pris d'assaut. Mais peut-être manque-t-il notamment des formations à l'intégration, c'est-à-dire à l'approche globale du mouvement en cours. Ce mouvement ne fait que procurer de nouvelles armes aux bibliothèques pour continuer à assurer leurs missions traditionnelles dans un environnement qui bouge. Qu'il s'agisse des ressources locales (Intranet) ou mondiales (Internet) on s'attache toujours à fournir, mettre en valeur, sélectionner, indexer l'information»^36(*).

Le rythme évolutif soutenu des nouvelles technologies de l'information crée déjà un fossé numérique entre les pays développés et ceux en voie de développement ou pauvres. Ce fossé devient très remarquable en matière de formation. En Afrique, en général, et au Congo, en particulier, les professionnels de l'information devraient s'organiser en associations afin de mieux intégrer les nouvelles technologies de l'information dans leurs formations continues. Les congrès et les conférences sur l'information devraient désormais traiter des profondes mutations provoquées par le numérique en matière de bibliothéconomie, de documentation, des archives ou de gestion des documents administratifs. Les documentalistes qui participent aux congrès de l'Association pour l'Information et les Bibliothèques de Santé en Afrique (AIBSA/AHILA) et qui sont abonnés à plusieurs listes de diffusion et groupes de discussion comme BIBLIO-FR, HIF-net at WHO, NLM Announces et bien d'autres profiteraient de cet échange pour être au courant des nouveautés en matière des sciences de l'information. L'abonnement aux revues spécialisées comme Le documentaliste - Science de l'Information ou The Journal of the Medical Library Association (JMLA) constitue un grand atout dans l'acquisition des nouvelles compétences.

La question de formation, ainsi posée, nous permet d'ailleurs d'amorcer une réflexion sur la formation de nouveaux documentalistes dans les écoles et facultés africaines. La formation des documentalistes qui seront appelés à intégrer des structures documentaires complexes devrait tenir compte de nouvelles techniques de l'information et de leur impact dans la gestion documentaire. La curiosité ou l'autoformation tiendrait également une place importante dans l'acquisition de nouvelles compétences car tout ne s'apprend pas à l'école. Les Documentalistes en formation ou en fonction devraient profiter du foisonnement des cybercafés pour obtenir des adresses e-mail. Elles faciliteraient la souscription d'un abonnement aux newsletters, aux newsgroups et une adhésion par Internet aux associations professionnelles internationales.

Cette nouvelle approche permettra aux documentalistes de ne pas laisser leur profession être engloutie par des lecteurs de plus en plus formés à l'usage d'Internet ou aux pratiques documentaires. C'est la raison pour laquelle Kate Sharp disait :

«Internet démocratise l'information, en y habilitant les masses et permettant l'accès à un tableau énorme de ressources aux utilisateurs en bout de ligne. Il modifie aussi d'une manière significative le travail des professionnels de l'information»^37(*).  

Toutes ces évolutions que connaît le Centre de Documentation ne transforment pas que les méthodes de gestion et de diffusion de l'information mais, un grand processus de management est en cours. Il s'agira pour ses animateurs d'une vraie réorganisation structurelle et d'une définition des tâches. Ce management rejoint les orientations de Nurit Roitberg qui stipule :

«la bibliothèque doit vérifier et mettre à jour sa stratégie et changer ses priorités fréquemment. En conséquence, les méthodes de travail doivent évoluer et les bibliothécaires doivent s'approprier des tâches nouvelles supplémentaires. C'est un processus dynamique qui requiert un réexamen constant»^38(*).

* ³⁴ Jean MICHEL (2000), «L'information et documentation : un domaine d'activité professionnelle en mutation, JM 328 ». Les Cahiers du Numérique - Les Métiers, Vol. 1, n°3, 2000, p. 47-64

* ³⁵ Françoise Gaudet, Google et la bibliothèque : quelle autonomie pour quel usager ? en ligne--Accès :  http://debatvirtuel.bpi./moteurs/papers/1

* ³⁶ Dominique Lahary (1998), La revolution copernicienne a commencé. Clôture du préséminaire de Blois, Congrès national de l'ABF, juin 1998. en ligne--Accès : http://membres.lycos.fr/vacher/profess/textes/revocope.htm

* ³⁷ La Bibliothéconomie de l'Internet: rôles traditionnels dans un nouvel environnement. 66^th IFLA Council and General Conference, Jerusalem, Isreal, 13-18 August 2000. en ligne--Accès:  http://www.ifla.org/IV/ifla66/papers/005-120f.htm.

* ³⁸ Nurit Roitberg, L'influence de la bibliothèque électronique sur le management des bibliothèques : expérience d'une bibliothèque d'université de technologie. 66th IFLA Council and General Conference, Jerusalem, Isreal, 13-18 August 2000. en ligne--Accès:  http://www.ifla.org/IV/ifla66/papers/050-132f.htm