2ème Partie : SYSTEMES D 'INFORMATION DE L
'ENTREPRISE
I- LES SYSTEMES D'INFORMATION
A l'ère de l'information et des technologies de
communication, consciemment ou inconsciemment, chacun de nous, est en contact
quasi-permanent avec un ou plusieurs systèmes d'information. Les
appréciations et les points de vue peuvent varier, mais l'impact des
systèmes d'information sur la société, l'économie
et la vie quotidienne de chacun de nous est incontestablement perceptible.
La définition usuelle d'un système
d'information (SI) ressemblait à ceci : `` Le système
d'information est l'ensemble des informations formalisables circulant dans
l'entreprise et caractérisées par des liens de dépendance,
ainsi que des procédures et des moyens nécessaires pour les
définir, les rechercher, les formaliser, les conserver, les distribuer
''.
Mais cette définition n'indique ni à quoi sert
le SI, ni comment il est construit : elle ignore sa dynamique. Pour
décrire celle-ci, il faut distinguer deux faces du SI: l'une
orientée vers les moyens (système informatique), l'autre vers les
besoins et usages (fonctions d'un SI), auxquels la réflexion sur le
système d'information donne désormais une place croissante.
Historiquement, les SIs ont débuté avec les outils
de gestion. Il était alors question de ``robotiser, à l'aide de
l'informatique, des tâches difficiles et
répétitives liées au traitement des
données, afin de gagner en rapidité et fiabilité''.
Cette informatisation a offert de nouvelles
possibilités, et a induit une nécessaire réorganisation
des tâches humaines ainsi qu'une organisation du processus
informationnel. L'informatisation d'une activité humaine devenait donc
plus qu'une simple robotisation ou automatisation d'une tâche ; elle
faisait appel à une prise en compte globale de l'information, des
traitements, de l'organisation et des aspects humains de activité.
Afin de prendre en compte cette globalité, la notion de
système d'information (SI) est apparue. Elle peut cependant fortement
varier suivant les disciplines (informatique, organisation, management, etc.)
qui la travaillent.
Un SI est une construction formée d'informations, de
traitements, de règles d'organisation et de ressources humaines et
techniques. Les ensembles d'informations sont des représentations
partielles de faits qui intéressent l'institution, l'organisation ou
l'entreprise. Les traitements constituent des procèdes d'acquisitions,
de mémorisation, de transformation, de recherche, de présentation
et de communication d'informations. Les règles d'organisation
régissent l'exécution de traitements informationnels. Les
ressources humaines et techniques sont ce qui est requis pour le fonctionnement
du SI.
Les SIs sont formés a partir de représentations
partielles de la réalité (informations, traitements,
règles) qui sont mises en oeuvre dans un espace informatique
réalisé grâce a des ressources techniques (ordinateur,
réseaux, etc.). Leur fonctionnement n'est cependant possible que
grâce a des acteurs humains qui sont en interaction avec le SI.
I-1- DEFINITION DU SYSTÈME D'INFORMATION
Vu le rôle primordial que joue l'information dans cette
nouvelle ère ( ère de l'information toute organisation quelle
qu'elle soit,doit consacrer une partie de son effort et de son activité
à récolter, traiter, stocker et diffuser l'information issue de
son propre fonctionnement dans le cadre de ce qu'on appelle système
d'information. C'est la tâche principale du système d'information,
qu'on va tenter de définir dans les pages qui suivent.
Pour introduire d'une manière un peu formelle le
concept de système d'information, on va recourir à ce qu'on
appelle la vision systémique d'une entreprise.
On distingue d'abord le système opérant
où les produits finaux sont fabriqués à partir d'une
certaine matière première. On réduit l'organisation
à une sorte d'usine, qui travaille sur la matière première
pour fournir un produit final.
Toute organisation est pilotée par une direction, une
équipe dirigeante. Ce système de pilotage a pour mission de
conduire l'organisation vers des objectifs qui lui sont fixés, et de
vérifier que ces objectifs ont bien été atteints. Ce qui
nécessite souvent un contrôle continu du fonctionnement du
système opérant et d' éventuelles modifications
(recrutement, investissement, nouveaux développements...) à
apporter au système opérant.
Parallèlement donc au flux physique, il y a un flux de
décision. Ce flux correspond aux décisions prises par la
direction de l'organisation pour que celleci fonctionne dans les meilleures
conditions et puisse atteindre ses objectifs. Et toute organisation est soumise
à des contraintes extérieures et intérieures qui
contraignent son action et l'empêche d'évoluer librement.
Et c'est dans ce contexte qu'apparaît le système
d'information. Ce sous-système de l'organisation s'occupe de
récolter l'information, de la stocker, de la traiter et de la diffuser
dans le système opérant et dans le système de pilotage.
Dans le système opérant, cette information va permettre à
celui-ci de fonctionner. Car chaque individu et chaque tâche ont besoin
d'être informés sur le flux physique qui la traverse.
En général, cette information est très
détaillée, ne concerne qu'un petit élément de
l'organisation, et elle est tournée vers le présent.
Dans le système de pilotage, l'information va
permettre à celui-ci de prendre les bonnes décisions en
étant constamment informé de ce qui se passe dans le
système opérationnel.
Cette information a tendance à être très
synthétique, elle concerne une grande partie de l'organisation (si ce
n'est toute l'organisation, tel que le Chiffre d'Affaire annuel), et elle est
tournée vers le passé et/ou le futur.
La tâche principal du SI est donc de fournir un flux
d'information qui d'une part, reflète le plus fidèlement possible
le flux physique, et d'autre part fournit au système opérationnel
les éléments nécessaires pour son fonctionnement quotidien
et au système de pilotage les éléments nécessaires
à une prise correcte de décision.
Ainsi, le flux d'information est une image du flux physique.
Il représente sous une forme plus ou moins réduite, tous les
événements survenus dans le système opérant ainsi
que tous les éléments d'information qui permettent de traiter ces
événements.
Cette image est forcément une réduction de la
réalité, elle ne concerne que les aspects pertinents ayant une
incidence et/ou un rôle dans le fonctionnement de l'organisation.
Plus précisément, on dit que dans le SI il y a
des modèles de la réalité organisationnelle. Ces
modèles ont été construits par ceux qui mettent en place
le SI, on parle de la conception d'un SI.
La validité et la pertinence de ces modèles
sont indispensables au fonctionnement du SI lui même, et elles
garantissent la qualité de l'information fournie.
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