Un système manuel, certes plus facile à
comprendre, est le moyen le plus sujet à erreur et le plus inefficace de
stocker et d'extraire des données financières. Il se prête
à des abus et à la fraude, à des erreurs
mathématiques et à la perte d'informations du fait d'un mauvais
stockage, et ne permet de produire de rapports qu'au bout d'un temps
considérable et moyennant d'énormes ressources humaines.
Enfin, ce type de système ne permet pas facilement de
procéder à une analyse statistique des tendances et de leurs
causes. Et le plus important c'est qu'il offre une réduction très
importante des coûts de gestion de l'information.
Pour une organisation ayant un fort volume d'activité,
une base de données informatisée est de loin
préférable. Beaucoup d'organisations, d'entreprises et
d'établissement utilisent encore des systèmes manuels, mais la
plupart d'entre elles informatiseraient immédiatement leur
système si elles pouvaient assumer le coût de cette
opération, avaient le personnel compétent requis et pouvaient se
procurer des logiciels répondant à leurs besoins.
Au fur et à mesure que la technologie de l'information
s'améliorera, que le coût de l'informatisation baissera, que le
volume de leurs opérations augmentera et que la concurrence
s'intensifiera et, partant, favorisera les organisations qui ont plus
facilement et plus rapidement accès à l'information, elles
éprouveront de plus en plus la nécessité de passer d'un
système manuel à un système informatisé.
Informatisé non systèmes d'information c'est
utiliser les nouvelles technologies de l'information et de communication, c'est
tirer profit du développement rapide des solutions informatiques et
s'adapter au changement et à l'évolution pour pouvoir
résister à la concurrence et garder vie et pourquoi pas
être compétitif et se développer.
II- INFORMATISATION DE LA VIE DE L'ENTREPRISE
Quelque soit l'entreprise (petite, moyen ou grande) et
quelque soit son domaine d'activité (production, service,
commercialisation), il y a des fonctions communes :
- Les ressources humaines qu'il faut recruter, former,
rémunérer, gérer
- La comptabilité et la finance pour calculer les
dépenses, les recettes, la rentabilité, le taux d'endettement,
etc.
- La production où les produits (voiture, aliments,
services bancaires, cours de formation, etc.) sont «fabriqués»
et où on doit planifier, organiser, gérer le stock des produits,
les processus de fabrication, la livraison, etc.
- La vente et le marketing, où le contact avec le
client a lieu pour le démarcher et lui vendre les produits; et où
on doit gérer la relation avec le client et avoir une information
précise sur les produits, les tarifs, les promotions, la marge de
manoeuvre, etc.
- L'ingénierie, où les nouveaux produits sont
imaginés, conçus, testés et évalués et
où on se préoccupe des processus de fabrication et des
méthodes de travail; on a besoin ici d'une information plus
spécifique selon la nature du produit conçu On va donc regarder
pour toutes ces fonctions de ce qu'apporte l'informatique et les
spécificités des besoins en terme de système
d'information.
