Système d'information (Gestion de l'information)

II-1- Quoi informatiser ? LE SYSTEME D'INFORMATION ET LES FONCTIONS DE L'ENTREPRISE

Depuis l'apparition de l'informatique dans les années 1950, celle-ci a envahit l'entreprise par vagues successives. Petit à petit, l'informatique est devenu l'outil principal pour la gestion de l'information.

Cela a commencé par le service comptabilité, a envahit l'usine (robotisation) et le bureau de l'ingénieur (CAO) pour finalement devenir l'outil quotidien du manager et du directeur (tableaux de bords et SIAD).

II-1-1- COMPTABILITE ET GESTION DES STOCKS

C'est la principale porte d'entrée de l'informatique dans l'entreprise. Les fonctions comptables sont les premières à être automatisées

· Calcul et édition des fiches de paie.

· Suivi des achats, des livraisons, des ventes.

· Calcul et édition des factures.

· Etats comptables et gestion financière.

Chaque entreprise doit gérer ses stocks de matières premières ainsi que ses stocks de produits finis. La comptabilité est un élément clé dans toute organisation, et c'est celle qui s'adapte le plus facilement à l'utilisation de l'informatique (pourquoi ?).

L'exemple auquel fait référence la photo est celui d'une entreprise d'assurance dans l'état de Californie aux Etats-Unis. Il y avait chaque jour une navette entre le siège de l'entreprise et l'entrepôt dans lequel sont stockés tous les dossiers de clients, les déclarations de sinistres, les demandes de remboursement, les contentieux non réglés, etc. On se demande combien de personnes étaient affecté à la gestion de cette masse énorme d'information

Heureusement que cette entreprise a démarré un projet d'informatisation de la gestion des dossiers, avec notamment un archivage sur CD-ROM.

II-1-2- L'INFORMATIQUE BUREAUTIQUE

Elle remplit 3 tâches essentielles

· Le secrétariat et la production de l'écrit, grâce au logiciels de traitement de texte, aux tableurs, et autres logiciels «Office».

· L'organisation et la gestion des informations locales à un individu.

· La communication grâce principalement à la messagerie électronique, mais aussi le groupware et le travail en groupe.

La machine à écrire n'existe plus dans les secrétariats, et Bill Gates a fait fortune avec Windows et la suite bureautique «Office» qui offre une solution bureautique complète.

~ Microsoft Word : Traitement de texte

~ Microsoft Excel : Tableur

~ Microsoft Access : Système de Gestion de Bases de Données
~ Microsoft PowerPoint : Logiciel de représentation

~ Microsoft Outlook : La messagerie électronique

~ Autres composants d'Office

La micro-informatique a ainsi bouleversé le travail des secrétariats, et le PC est devenu l'outil de travail central de tout cadre dans l'entreprise.

II-1-3- VENTES ET MARKETING

Pour un vendeur, il est indispensable de bien connaître

~ Les produits, leurs prix et ses possibilités de manoeuvre;

~ La disponibilité des produits;

~ Le profil du client : volume d'achat, habitudes de consommation, préférences,

Dans certain cas, notamment pour les vendeurs qui se déplacent chez les clients, on utilise de plus en plus des connections mobiles au système d'information. Cela peut être un ordinateur plus un accès par ligne téléphonique mobile, ou plus simplement un assistant électronique (ou PDA en anglais) dans lequel sont chargées régulièrement toutes les informations dont le vendeur a besoin (base clientèle, les produits avec les disponibilités, les prix, les marges de manoeuvre etc..).

En plus de la gestion des relations client, les SI `Ventes et Marketing' gèrent de même les commandes et éditent les factures, bien sûr en gardant trace de l'ensemble des commandes d'un client.

Autre aspect du SI ventes est la relation avec les fournisseurs. Cette fonction ne relève pas vraiment des ventes mais plutôt des achats, mais on les a confondus ici parce que dans n'importe quelle entreprise, on aura besoin de garder trace des fournisseurs.

II-1-4- PRODUCTION ET FABRICATION

Après l'automatisation des usines et l'utilisation des machines et appareils de haute technologie dans l'industrie, l'ordinateur lui aussi a y trouvé sa place et a joué pleinement son rôle pour avoir des produits (tels que les voitures ou les microprocesseurs) qui sont en grande partie fabriqués par des machines pilotées par des ordinateurs.

Ainsi, la tendance actuelle est la fabrication de produits sur mesure et à la demande du client. Pour atteindre cet objectif, il faut une interconnexion optimale des différents systèmes d'information de l'entreprise pour que la commande du client puisse arriver le plus vite possible à l'usine qui va fabriquer (en grande partie automatiquement) le produit demandé et l'expédier ensuite chez le client.

L'ordinateur dans l'atelier et dans l'usine a pour objet

~ Baisser les prix de revient et augmenter la productivité en automatis ant et en «robotisant» les tâches de production.

~ Fabriquer le bon produit au bon moment.

~ Fabriquer de produits en masse et à la demande (selon l'idée de «mass customisation).

Le SI de production gère aussi la base d'information des produits qui sont commercialisés par l'entreprise. On parle de production, même s'il n'y a pas de fabrication à proprement parler de produit. Ceux-ci sont achetés à des fournisseurs extérieurs et revendus à des clients.

II-1-5- LOGISTIQUE ET RELATION CLIENT-FOURNISSEUR

La relation avec le client est devenu un enjeu majeur pour la majorité des entreprises. Ce qu'on appelle le CRM connaît un très fort développement, et les entreprises dépensent des sommes énormes pour obtenir ce nouveau or gris : ``l'information sur le client''.

Bien sûr, l'information a toujours été là, mais elle n'était pas exploitable car éparpillée dans des systèmes hétérogènes et des formats incompatibles. Les propositions commerciales des entreprises ne pouvaient pas s'adapter au profil

de chaque client. On essayait plus tôt de construire une offre commerciale qui puisse satisfaire le maximum de clients.

Ce n'est plus le cas aujourd'hui. Si vous passez souvent des coups de téléphone à l'étranger (ou à un pays en particulier), votre opérateur va vous proposer rapidement une offre adaptée pour vous fidéliser et augmenter la durée et/ou la fréquence vos consommations.

Si vous achetez des livres ou des CDs chez Amazon.com, au bout de quelques achats le système vous fera des propositions d'ouvrage ou d'oeuvre qui auront une grande chance de vous intéresser.

L'EDI (Echange de Données Informatisée ou Electronic Data Exchange) est une technologie qui existe depuis une dizaine d'années. Elle est apparue dans le secteur de l'industrie textile, ou un format standard d'échange de données est apparu.

Grâce à ce format, les clients et les fournisseurs ont pu connecté leurs systèmes d'information respectifs. Les échanges de données sont devenus beaucoup plus fluides, ont permis d'économiser de l'argent et surtout beaucoup de temps.

Un autre exemple (moins significatif) est celui du domaine bancaire, où depuis plusieurs années le réseau SWIFT permet aux banques d'échanger leurs données et de traiter plus rapidement les virements nationaux et internationaux. Depuis quelques années, on essayera d'appliquer la même logique à d'autres secteurs de l'industrie. L'industrie automobile et la grande distribution sont parmi les plus avancées.

II-1-6- MANAGEMENT ET DIRECTION

C'est le système d'information du «patron», c'est la base de la prise de décision qui offre d'énormes états de synthèse,de statistiques qui facilitent et assistent la prise de décision.

Dans ce cadre on remarque un développement rapide des :

Tableaux de bord basés sur des indicateurs clés.

Diverses terminologies: EIS (Executive Information System), SIAD (Système Interactif d'Aide à la Décision), SI stratégique.

Exemple:

· Business Objects -