IV- LES COUTS DE L'INFORMATION
Le contrôle des coûts de l'information n'est
possible que si l'on précise la notion de coûts liés
à sa gestion : ainsi nous faut-il définir ces coûts et nous
pencher sur leur structure. C'est pourquoi, nous vous proposons la
définition suivante :
IV-1-DEFINITION DES `'COUTS DE 'L''INFORAMTION
Un coût représente une somme de charges
nécessaires à l'élaboration d'un produit ou au
fonctionnement d'une activité, en l'occurrence la gestion de
l'information.
Un coût se définit par :
-coût complet (traditionnel, économique)
-coût partiel (direct, variable)
-coût d'activité, de structure,
marginal...
SON NIVEAU
SON OBJET / SA DELIMITATION
SON MOMENT DE CALCUL
SON CONTENU
(Activité, fonction, produit)
Coût constaté (réel,
historique)
Coût préétabli (prévisionnel,
standard)
(Coût d'approvisionnement, de production, de
distribution, d'administration, de revient)
De plus, lorsque l'on considère l'entreprise en tant
qu'organise générateur et consommateur d'informations, mais
également en tant que système de gestion de l'information
à part entière, il importe de distinguer les coûts
variables des coûts fixes de cette gestion.
IV-2-LES COUTS FIXES LIEES A LA GESTION E
'LINFORMATION
Ils sont inhérents à la structure même du
système de gestion de l'information existant dans l'entreprise et ce,
que le dit système fonctionne à pleine capacité ou non. Le
but premier étant de créer un troisième flux
d'informations catalyseur sans pour autant se doter d'une « usine à
gaz » ; la mesure des coûts fixes de l'information dépend
donc de la capacité d'absorption et de traitement de l'information
offerte par l'entreprise.
Ces coûts fixes représentent ainsi un indicateur
important quant au respect des besoins et moyens de l'entreprise en
matière de gestion de l'information ; autrement dit, leur volume doit
demeurer « raisonnable » !
IV-3-LES COUTS VARIABLES DE 'LINFORMATION
Pour leur part, ces coûts variables dépendent
logiquement du volume d'informations traité, ainsi que de la nature de
ces informations, car, comme nous le savons selon le degré de
formalisation d'une donnée, les coûts induits différent
sensiblement.
LIV. 4. A STRUCTURE DES COUTS DE 'LINFOMATION
S'inscrivant dans le cadre des coûts variables
liés à l'activité du système de gestion de
l'information, la structure des coûts de l'information doit être
étudiée afin, à terme, de pouvoir contrôler ces
coûts.
Or, au regard de l'analyse systémique des flux
d'information, les données franchissent six étapes, et à
chacune de ces étapes correspondent des charges ou coûts :
Dés lors, en suivant ces étapes de la vie d'une
information- depuis l'acquisition de celle-ce jusqu'à sa synthèse
qui la rend utilisable et consommable- nous allons pouvoir reconstituer le
coût global d'une information !
Contrôler les coûts, c'est suivre leur
parcours
IV-4-1- LES COUTS ' DACQUISITION
Par définition, ces coûts représentent la ``
la partie visible de l'iceberg'', car à l'achat, une donnée peut
sembler peu onéreuse, alors que les coûts induits
nécessaires pour la rendre exploitable, sont pour leur part importants.
Au contraire, l'inverse est vrai, et si certains rechignent à
acquérir des information a pris fort, ils n'ont peut être pas
mesuré les coûts induits inhérents, lesquels peuvent
s'avérer modestes, si toute fous l'information est immédiatement
exploitable. Autrement dit, juger la valeur d'une information à son
simple coût d'acquisition est restrictif et dangereux.
IV-4-2- LES COUTS DE VALORISATION
Ils dépendent directement du degré de
formalisation de l'information acquise ou recueilli. Encore un fois, moins une
information est formalisée, plus ses coûts de valorisation sont
importants, et vis versa.
Exemple 1 : Une étude
documentaire offre des données brutes et essentiellement quantitatives
nécessitant un travail de valorisation conséquent, et ce afin de
pouvoir aboutir à la réalisation d'une véritable
étude de marché, offrant pour sa part des informations
élaborée et directement exploitable pour les décideurs.
Exemple 2 : Un fichier brut inutile en
état, peut servir de base à une opération
d'identification, de prospects par fonction, puis à une compagne de
qualification de ces mêmes prospects.
Dés lors, les coûts de valorisation
représentent les taxes téléphoniques, la formation des
téléacteurs, les coûts horaires de saisie des
données recueillies, les coûts d'immobilisation du parc
informatique, etc.
IV-4-3- LES COUTS DE GESTION
Ces coûts sont polymorphes, très variables et
correspondent à une charge incontournable lorsque l'entreprise
détient une source, ou encore un outil de gestion de l'information
évolué, lequel sans entretien, périrait.
A titre d'exemple, le fonctionnement d'une base de données
nécessite non seulement des mises à jour
régulières, mais également des enrichissements
périodiques permettant de suivre l'évolution des besoins de
l'entreprise. C'est pourquoi une base de données doit-elle être
évolutive et se prêter à l'introduction de nouveaux
critères de segmentation, de tri, d'historisation, d'analyse, et
l'incorporation de nouveaux outils statistiques.
Les coûts inhérents à la gestion d'une base
de données sont donc conséquents, aussi bien en terme de moyens
techniques qu'humains.
IV-4-4- LES COUTS DE STOCKAGE
Prenons l'exemple classique des archives comptables ou
même marketing d'une société de plus de cinq (5) ans. Il
est clair que l'historique de l'entreprise est primordial et sert
d'élément de prise de décision. Il faut donc conserver ces
données vitales, tant économiques que culturelles de
manière formalisée, afin de pouvoir les consulter en temps
réel dés que le besoin s'en fait sentir. Et prenons, comme
exemple les archives comptables ou même marketing d'une
société.
Dés lors, la technique la plus moderne et la plus
adaptée, sera celle de la Gestion Electronique de Documents
(G.E.D) qui sera traité d'une manière
détaillé dans la partie qui suit.
Cette gestion indispensable représente un coût
important, et ce coût croît avec l'âge, la taille et la
structure de l'entreprise.
Encore une fois, ce coût de stockage constitue une
charge inévitable, car une entreprise privée de son `histoire'
devient aveugle et amnésique de surcroît.
IV-4-5- LES COUTS DE SYNTHESE
La synthèse de données correspond au stade ultime
de formalisation de l'information, et la rend directement
opérationnelle, utilisable par les décideurs. Il en va ainsi,
entre autres, toutes les données quantitatives ou financières
organisées sous forme de tableau de bord, des schémas synoptiques
résumant un processus de production, ou encore d'un écran sommant
le potentiel d'une base de données en fonction de ses principaux
critères de segmentation.
Par conséquent, la synthèse de l'information
représente une charge variable primordiale afin de rendre un ensemble de
données lisibles intelligibles et encore exploitables.
IV-4-6- LES COUTS 'DEXPLOITATION
Une information ayant franchi les étapes d'acquisition,
de valorisation, de gestion, de stockage et de synthèse ressemblerait
à une « voiture sans roues » si l'on la rendait pas
exploitable.
Ce serait en quelque sorte un investissement effectué en
pure perte. L'exploitation d'une source d'information ou encore d'un ensemble
de données, mobilise des moyens techniques (informatique...) ou humains,
représente à ce titre une charge ou un coût
supplémentaire.
Ainsi l'édition d'un fichier issu de votre base de
données constitue u coût d' exploitation classique.
IV-5- POURQUOI CONTROLER LES COUTS DE ' L INFORMATION ?
Dans le cadre d'une politique « d'information management
», l'information constitue le 3ème flux catalyseur des
flux physiques et financiers et, de ce fait, devient à part
entière une source de profits, d'économies et productivité
indispensable.
Or de toute évidence, afin de créer,
développer, gérer et optimiser ce flux d'informations, il faut en
maîtriser les coûts car :
L'information
v' coûte cher
v' catalyse la prise de décision
v' doit être exploitable
v' doit être séléctionnée
v' doit être accessible en temps réel
v'
De plus, le flux d'informations généré et
maîtrisé est double au sens où :
** tout comme un flux commercial et physique, son exploitation
est source de matière consommable par l' entreprise.
** tout comme un flux financier, il est source de profits.
Dés lors, la gestion de l'information est un
investissement et non pas une dépense.
Et avant même d'évaluer la rentabilité
d'une politique efficace de gestion d'information, il est aisé
d'évoquer deux éléments capitaux, lesquels rendent une
telle politique vitale et indispensable pour toute entreprise moderne.
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