§ II - Les opérations nécessaires
pour la diffusion
La préparation des différentes modalités
de diffusion nécessite les opérations suivantes :
Le traitement des documents
Il consiste dans un premier temps, à les enregistrer
ensuite, à faire un catalogue c'est à dire représenter les
documents existants dans une fiche, qui permet de faciliter la recherche des
documents voulus et d'y passer le moins de temps, et en dernier lieu la
procédure de rangement qui consiste à son tour de choisir un
mode, un lieu et un matériel de rangement, qui permettent de
réduire au maximum le temps nécessaire aussi bien à ranger
qu'à rechercher.
a) Traitement des
informations
Il nécessite une méthode d'indexation, (qui est
une opération de codage des informations à repérer en vue
de pouvoir les retrouver ultérieurement), et d'analyse, (qui consiste
à résumer des informations contenues dans un document et
susceptibles de répondre aux besoins d'information de l'entreprise).
Regroupement des informations et des
données
C'est un travail qui nécessite un peu de temps, car il
permet de savoir où se trouvent les données, de comprendre leur
signification et d'être capable de les organiser en vue de leur
utilisation.
SECTION VI : QU'EST CE QUE
L'INFORMATION
STRATEGIQUE ?
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