2- Organe de gestion
L'organe de gestion est récapitulé
par l'organigramme de la société (voir annexe) qui a à son
sommet la direction générale. De plus, on distingue les
directions opérationnelles et une direction fonctionnelle chacune
disposant des services.
2-1)
Direction générale
Elle est assumée par un
Directeur Général, qui coordonne toutes les activités de
la société grâce aux pouvoirs qui lui sont
délégués par le conseil d'administration. Par ailleurs,
elle a pour responsabilité :
ðD'exécuter les décisions
prises par le Conseil d'administration et à l'obligation de rendre
compte ;
ðDe définir l'organigramme et les
tâches des cadres et substituts de la société ;
ðD'opter pour une stratégie de
bonne gestion ;
ðDe représenter l'entreprise dans
la limite des pouvoirs qui lui ont été
conférés ;
ðDe déterminer l'effectif
nécessaire, et d'administrer le personnel occasionnel et
permanent ;
ðD'embaucher et licencier le personnel
dans le respect de la réglementation en vigueur ;
La Direction Générale est dotée d'un
secrétariat particulier et des services rattachés.
a° Le secrétariat
particulier :
Le secrétariat particulier est chargé, sous
l'autorité du directeur général de :
ðPréparer le courrier
départ de la Direction Générale ;
ðExpédier de façon correcte
et diligente les courriers sur ordre du Directeur
Général ;
ðL'accueil des visiteurs, et de la
gestion du planning du Directeur Général ;
ðRendez-vous de la direction
générale
b° Le service
informatique :
Doté de la logistique nécessaire en
informatique et de techniciens performant, il s'occupe de :
ðDe l'étude et de l'actualisation
du schéma directeur informatique de la NSIA ;
ðDe la maintenance des logiciels et des
matériels informatiques
ðDe la formation et de l'assistance des
utilisateurs que sont les employés ;
ðDe l'impression périodique des états
financiers.
c° Services études, statistiques et
réassurances puis audit et contrôle de
gestion :
Ce service s'occupe d'une part des
études, statistiques et réassurances et d'autres parts de l'audit
et contrôle de gestion.
- Service études, statistiques et
réassurance :
Ce service a entre autres pour attributions :
ðLa gestion des affaires
cédées en réassurance : cession sur traités et
cessions facultatives
ðLa question des affaires reçues
en réassurances
ðL'élaboration et la mise à
jour des statistiques de croissance, de sinistre par direction et celles de
réassurance en vue de la préparation des renouvellement de
l'année (N+1).
- Service audit et contrôle de
gestion :
Ce service est chargé de :
ð L'étude de la
régularité et de la conformité des actions entreprises par
rapport aux règles et procédures ;
ðL'appréciation de
l'opportunité et des résultats de ces actions pour
l'amélioration des performances qualitatives et quantitatives de la
société ;
ðÉtudier les mécanismes de
fonctionnement de l'entreprise et de rédiger les procédures y
afférentes en collaboration avec les différentes
responsables ;
ðTranscrire ces normes dans un manuel de
procédure diffusé auprès des utilisateurs et veillera
à leur application rigoureuse ;
ðAider le directeur et tous les
responsables tant opérationnels que fonctionnels, à
maîtriser la gestion ;
ðDe concevoir des tableaux de bord
transmis au Directeur Général pour la prise des
décisions ;
ðPréparer des rapports pour le
conseil d'Administration et l'Assemblée Générale ;
2-2) Direction
commerciale
Elle a pour fonction principale la commercialisation
des produits de la société en le faisant connaître à
la masse assurable par des campagnes commerciales et un marketing
susceptibles d'accroître le chiffre d'affaire de l'entreprise. Elle
assure également la promotion et la distribution des produits tant de
façon directe c'est-à-dire que les assurables même
s'adressent directement à la compagnie pour la souscription d'un
contrat, que par des intermédiaires que sont les agents commerciaux et
les agences.
La direction commerciale dispose d'un
secrétariat et des services afférents.
a) Secrétariat de la
direction commerciale :
Ce service est chargé de :
ðRéceptionner les courriers ayant
transité par le secrétariat de la direction
générale et qui lui sont affectés ;
ðProcéder à
l'enregistrement des dits courriers puis les transmet aux services
concernés ;
ðRédiger des lettres
d'échéances
ðS'occuper du standard.
b) Service
production grands comptes siège :
Ce service a pour activité principale la
conclusion de la police d'assurance avec les entreprises. Egalement, il
rédige parfois des contrats aux particuliers. Dans ces diverses
conclusions de contrat, le service est chargé de :
ð La conquête de la
clientèle ;
ðFidélisation de la
clientèle par la diversification de leur portefeuille ; le
renouvellement des contrats et le suivi des clients ;
ðL'assistance de la clientèle
à la cour des sinistres (au moment de la réalisation d'un
risque).
ðL'animation du réseau des
commerciaux.
c)Le service sinistre
commercial :
Il a pour attributions de :
ðRecevoir les déclarations des
assurés sinistrés ;
ðVérifier l'authenticité
des preuves des sinistres ;
ðÉvaluer les dommages
survenus ;
ðRemettre une offre transactionnelle
à la victime qui donne par écrit soit son accord ou la
contestation de l'offre ;
ðRégler le dossier ou d'indemniser
le sinistré au cas où ce dernier accepte l'offre.
d) Bureau direct
siège :
Le bureau direct siège est chargé de
présenter et de vendre les produits de la société à
la
Clientèle. A cet effet, il s'occupe :
ðDe la vente en directe des produits de
la compagnie ;
ðDe la coordination de l'affaire
réalisée par les agences ;
ðDu contrôle des états de
commissions des agents commerciaux ;
e) Le bureau direct Maro
Créer en avril 2005, ce service est une
subdivision de la direction commerciale. Le bureau direct Maro ou on a eu faire
notre stage, se compose d'un personnel permanent et d'une force de vente. Il a
le même rôle que le bureau direct siège.
Il s'occupe de la présentation et de la vente des
produits de la société aux clients.
De plus, ce bureau a en charge la gestion de la Nouvelle
Force de vente (nouveaux commerciaux)
2-3) Direction
courtage
Cette direction coordonne les affaires apportées par
les courtiers et est subdivisée en deux services à savoir le
service production et le service sinistre.
a) Service production :
Service production est chargé
d'effectuer les opérations de souscription des affaires apportées
par les courtiers :
A cet effet, il a pour attributions :
ðLa cotation et la rédaction des
contrats ;
ðLe suivi de la gestion des
courtiers (inventaire quotidiennement mis à jour des
impayés, établissement mensuel d'état des impayés
à transmettre à la DAF)
ðDe rendre visite à la
clientèle en collaboration avec les courtiers et chacun en ce qui le
concerne.
b) Service
sinistre :
C'est un service après vente de tous les produits
d'assurance à l'exception de l'assurance maladie par
l'intermédiaire d'un courtier. Il est chargé de :
ðRecevoir les déclarations de
sinistre fait par l'assurer lui-même ou par son courtier en cas de
réalisation de risque garantis au contrat ;
ðL'étude et l'évaluation
des dossiers sinistres ;
ðRégler les indemnités aux
sinistrés.
2-4) Département
santé
C'est un département qui s'occupe uniquement de la
gestion du contrat d'assurance maladie.
Il se charge, avec l'appui du médecin conseil
de la société qui est en même tant le chef du
département :
ðRecevoir les réclamations des
assurés relatives aux frais :
?De consultation ;
?Médicaux et
pharmaceutiques ;
?D'accouchement ;
?D'optique ;
?Concernant les soins dentaires ;
?Concernant les soins à
l'extérieur du pays.
Il est dirigé par le médecin conseil de la
société.
Le département santé fonctionne en
étroite collaboration avec les directions opérationnelles de la
société à savoir la direction commerciale et la direction
courtage qui lui apportent les affaires concernant la santé.
Le département santé est subdivisé
en deux services à savoir le service production et le service
sinistre.
a) Service production
santé :
Il est subdivisé en deux sections, l'une
s'occupant :
ðDe la cotation, d'émission et de
suivi des contrats maladie en relation avec les directions
opérationnelles ;
ðD'assister les agences dans
l'établissement diligent des cotations demandées ;
Et l'autres se charge de
ð L'édition des cartes
d'assurances
ðLa gestion IPA ;
ðL'intervention informatique.
b) Service sinistre
santé :
Ce service est chargé de :
ðRecevoir les réclamations des
assurés conformément aux clauses du contrat.
ðTraiter les dossiers maladies
ðRégler les sinistres maladies.
Il est subdivisé en quatre sections à
savoir :
?Section pharmacie qui ne s'occupe rien que
des dossiers sinistres concernant les pharmacies
?Section para pharmacie qui s'occupe des
dossiers sinistres concernant les cliniques, les centres de santé, les
hôpitaux, etc....
?Section individuelle qui s'occupe des
dossiers sinistres présentés de façon individuelle. Il
faut noté a ce niveau que, le contrat est souscrit par une structure
institutionnelle ou une société au non de ses employés qui
sont les bénéficière de l'indemnité.
?Section contrôle : Elle
s'occupe d'une part des vérifications des prises en charge et du
contrôle tant sur pièces des fiches de déclaration que sur
le terrain.
2-5) Direction administrative et
financière
Cette direction coordonne l'ensemble des affaires
administrative et financière de la société. Elle est
chargé de :
ðRépondre de tous les actes
administratifs et financiers de la société ;
ðAutoriser les dépenses tant
administratives que financières (accordé les dépenses
immobilisations, de mobilier, des placements etc. ....)
ðApprouver les remboursements
ðFactures fournisseurs
ðViser les situations de
trésorerie et de dépense que la trésorerie imprime.
ðEtc.....
Elle est dotée d'un secrétariat et des
services rattachés
a) Secrétariat
DAF :
Il est chargé de :
ðRecevoir les courriers concernant la
direction administrative et financière ;
ðTransférer ses courriers aux
services concernés ;
ðRédiger les courriers
départs DAF
ðProcéder au classement et
archivage des dossiers et courriers ;
Notons que le secrétariat DAF dispose d'une caisse
lui permettant de régler des factures d'un montant inférieur
à 50.000.
b) Service
comptabilité
Ce service est chargé de transcrire sous forme
d'écritures comptables toutes les opérations de la
société, de l'arrêté des comptes de façon
périodique, de l'élaboration des différents états
de synthèse en conformité avec les dispositions du code CIMA:
ðLa tenue régulière de la
comptabilité ;
ðSuivi permanent des soldes
comptables (rapprochements bancaires) ;
ðRégularisation des
écritures en suspens sur les rapprochements bancaires ;
ðSuivi régulier des comptes
clients du Bureau du courtage ;
ðSuivi régulier des comptes
réassureurs ;
c) Service administratif et moyens
généraux
II est chargé de :
ðLa sélection des fournisseurs et
autres prestataires de services ;
ðL'émission des appels d'offre, de
leur contrôle ainsi que le suivi des factures ;
ðLa gestion des approvisionnements en
divers matériels et fournitures de bureau;
ðLa gestion des stocks d'attestations
d'assurances ;
ðLa gestion des stocks de
carburant ainsi que du parc automobile ;
ðRapprochement des stocks
inventoriés avec la comptabilité
d) Service trésorerie et
placements :
C'est le service poumon de la société car
il s'y effectue toutes les deux opérations importantes notamment les
encaissements et les décaissements de la société. Il est
financièrement relié à tous les autres services de la
société.
Notons que La caisse est directement rattachée
à la trésorerie et est en contact de tous les clients car chez
elle que sont versées les primes de toutes les polices d'assurances
souscrites, ainsi que les remboursements de prêts effectués par le
personnel.
A cet effet, le Service Trésorerie et Placements
est chargé de la gestion de la trésorerie d'une part et
celle des placements d'autres parts. De ce fait, il s'occupe respectivement
d'une part de :
ð Ouvrir des comptes dans les
institutions bancaire et/ou financières ;
ð Recevoir de façon
journalière les encaissements de primes ;
ð Niveler ces différents comptes
compte tenu des objectifs fixés ;
ð Suivi journalier de la situation de
trésorerie ;
ð Exécuter des dépenses
tout en s'adaptant aux disponibilités financières de la
société ;
ð Gérer de ce fait, un logiciel de
trésorerie ;
Et d'autres parts d'investir l'excédent de
trésorerie en faisant des dépôts en banque et en
souscrivant aux actifs financiers, Suivre ces placements et Tenir les dossiers
concernant les différents placements.
| 
