1.2. Principale étapes de ma démarche
Du 5 novembre au 9 novembre 2001, j'ai passé une
semaine au sein de l'entreprise. J'ai pu découvrir les différents
organes et services de la société. J'ai été
affecté au service Marketing et, à l'issue de cette semaine, avec
la Responsable Marketing, nous avons déterminé un sujet qui
correspondait à un besoin pour la société.
Le choix s'est porté sur les descriptions de fonction,
car l'entreprise étant en plein développement, cet outil est
apparu comme essentiel dans le processus de gestion du Coq Sportif. Dans un
premier temps, je devais réaliser ces descriptions auprès de tous
les salariés, mais compte tenu de temps qui m'était imparti, nous
avons fixé comme objectif de décrire 1 voire 2 postes par
service.
Il n'existait aucune procédure pour décrire les
postes dans la société, j 'ai donc du créer une
procédure formalisée. Cette procédure doit rendre les
descriptions plus faciles. Pour réaliser ma procédure, j 'ai
demandé conseil à différents professeurs et je me suis
inspiré de cours qui nous ont été dispensé sur le
sujet. J'ai également demandé des descriptions de fonction
à différentes sociétés, mais, malheureusement, je
n'ai pu obtenir que celle de la Jet Aviation ( voir en annexe 1 ). Après
avoir réunis toutes les informations, j'ai commencé à
créer ma procédure en me demandant quelles seraient les
informations pertinentes à recueillir, utiles pour le salarié et
pour la société. J'ai établi cette procédure en
fonction des éléments indispensables à la prise en compte
des postes de la société.
Photographie instantanée du poste, la description de
fonction cherche à donner une vision globale de sa logique et de sa
dynamique afin d'en permettre la compréhension. Dans cette perspective,
elle s'efforce donc de répondre à de nombreuses questions parmi
lesquelles on peut citer les suivantes :
- Pourquoi le poste existe-t-il ? Quelle est sa vocation ?
Quelle contribution apporte-t-il à l'organisation et quels
résultats doit-il atteindre ?
- Pour atteindre ces résultats, quels types de
problèmes doivent être identifiés et résolus ?
- Dans quel cadre agit-il ? Quelle est sa place dans
l'organisation ? Quelles liaisons internes et externes doit-il prendre ? Quelle
est son autonomie de décision et d'engagement de ressources ?
- De quels moyens d'action dispose-t-il ? De quels moyens
techniques et financiers dispose-til ?
Une fois la procédure créée ( voir en
annexe 2 ), je l'ai soumise pour approbation à la société.
Ma procédure a été acceptée par la Responsable
Marketing et j 'ai commencé à effectuer les entretiens.
L'entretien était important ; il était l'occasion
privilégiée de faire le point et de régler, le cas
échéant, des malentendus sur le fonctionnement du poste.
Une fois l'entretien effectué, je le retranscrivais par
ordinateur et je réalisais une fiche de profil de poste ( voir en annexe
3 ). Par la suite, je donnais la description et le profil au salarié
pour qu'il les relise et les approuve, en datant et signant sur une feuille
prévue à cet effet. La relecture permettait de contrôler la
cohérence, la complémentarité des informations et la
couverture de l'ensemble des aspects importants du poste. Puis le
salarié devait donner le tout à son supérieur
hiérarchique pour qu'il en prenne connaissance. Le supérieur
devait lire la description de fonction puis dater et signer le profil de poste.
La description de fonction ne trouve tout son sens que dans la mesure où
elle est approuvée par le titulaire et son supérieur
hiérarchique, à l'issue d'un échange qui permet d'ajuster
les perceptions de chacun sur le contenu du poste. L'objet de l'entretien n'est
pas de rechercher un compromis.
Il faut prévoir au minimum 1 heure d'entretien dans un
environnement favorable. L'entretien permet de vérifier que les deux
parties ont bien la même vision du poste et, en particulier, des
responsabilités dont le salarié à la charge.
Comme cette procédure était une
nouveauté, je me suis aussi chargé de renseigner et de
répondre aux différentes questions des collaborateurs. J'ai
élaboré un petit guide d'utilisation qui reprend les apports de
la description de fonction et qui explicite l'utilisation de la description.
Les descriptions et les profils sont classés par service. A ce jour, j
'ai effectué 11 descriptions de fonction et autant de profils de poste.
La procédure de description de fonction fait désormais partie
intégrante des documents mis à disposition par le service RH.
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