I.6.2. LES PREUVES PHYSIQUES
L'inspection et le comptage de certains éléments
sont la meilleure preuve de leur existence.les espèces en caisse doivent
être comptées.les effets à recevoir comme les stocks de
marchandises doivent aussi être comptés. L'existence d'une valeur
immobilisée est constatée par une inspection sur place.
De plus il y a question de la qualité des biens
examinés si l'auditeur peut facilement compter les espèces et les
titres ou les stocks et les immeubles, il ne lui est pas possible de se
convaincre de la qualité de chaque bien contrôlé. Quelle
que soit son expérience, il ne peut se dire expert en toutes ces
matières.
En résumé, les preuves physiques concernent
essentiellement l'inspection et le comptage de certains éléments
d'actifs.il importe cependant de ne pas se limiter à contrôler
leur existence physique mais de donner de l'importance à leur
appartenance.
I.6.3. LES JOURNAUX ET LES COMPTES
Les preuves les plus fréquentes rencontrées par
les auditeurs sont sans conteste les documents, la valeur d'un document comme
moyen de preuve dépend de son origine, en effet, les documents
comptables peuvent être d'origine interne (journal, chèque,
virement) ou externe (facture, etc. ...).
I.6.4. LES COMPARAISONS ET LES RATIO
La comparaison entre les chiffres des années
précédentes et celles en cours représente pour l'auditeur
un moyen de contrôle efficace, qui va lui permettre de déceler
certaines incompatibilités dans les valeurs présentes, dans les
états financiers, ces irrégularités devront être
contrôlées jusqu'en entière satisfaction.
I .7. POSITIONNEMENT DE LA FONCTION
I .7.1. AUDIT INTERNE ET INSPECTION
Dans certaines entreprises, le service de l'audit interne est
appelé à tort inspection générale, service de
contrôle bien que les deux (auditeur interne et inspecteur) soient deux
travailleurs dans l'entreprise sur le plan théorique et même
pratique, il y a une nette différence entre eux :
v l'inspecteur est chargé de contrôler la bonne
application des règles et directions appliquées par les
exécutants ;
v l'inspecteur a le pouvoir de faire sanctionner tandis que
l'auditeur interne ne s'occupe pas de cela.
v l'inspecteur n'a pas la qualité d'apprécier
les règles et principes directifs de l'entreprise tandis que l'auditeur
interne les examine, critique les règles et directives et propose leur
amélioration.
v l'inspecteur fait le contrôle exhaustif, l'auditeur
interne ne regarde pas les choses exhaustivement, il passe les méthodes
aléatoires.
v l'inspecteur peut faire sa mission, soit de lui-même
soit a la demande de la hiérarchie, tandis que l'auditeur interne doit
recevoir le mandat de la direction.
I .7.2. AUDIT INTERNE ET CONTROLE DE
GESTION
Il y a encore peu de temps, nombreux étaient ceux qui
discernaient mal la frontière entre les deux fonctions, une des causes
tient sans doute au fait qu'elles ont suivi des évolutions
comparables.
De même que l'audit interne est passé du simple
contrôle comptable à l'assistance au management dans la maitrise
des opérations, de même le contrôle de gestion est
passé de la simple analyse des couts au contrôle budgétaire
puis peu à un véritable pilotage de l'entreprise.
Progressivement l'audit interne et le contrôle de
gestion dépassent l'état de simple direction fonctionnelle au
profit d'une aide à l'optimisation de l'entreprise.
I .7.3. CONDUITE D'UNE MISSION D'AUDIT
INTERNE
Une mission d'audit interne peut être cernée au
niveau de trois phases :
v Phase de préparation
v Phase de réalisation
v Phase de conclusion.
1. PHASE DE PREPARATION
Toute une mission d'audit s'ouvre par un ordre de mission, cet
ordre formalise le mandat donné par la direction générale
à l'audit interne. Cette phase exige des auditeurs une capacité
importante de lecture, d'attention et d'apprentissage en dehors de toute
routine. Elle sollicite à apprendre et comprendre, elle exige
également une bonne connaissance de l'entreprise car il faut savoir ou
trouver la bonne information et savoir à qui la demander.
Au niveau de cette phase, l'auditeur doit passer par les
étapes suivantes :
1.1. PRISE DE CONNAISSANCE DU DOMAINE
L'auditeur doit apprendre son sujet, connaître de
près le domaine à auditer, le découper en simple
activité auditable afin que le travail soit facile, simple et
précis. Cette phase est aussi appelée plan d'approche.
L'auditeur planifie la phase de prise de connaissance et
prévoit les moyens les plus adéquats pour acquérir le
savoir nécessaire à la réalisation de sa mission
(interview et document).
Le travail se résume en trois thèmes :
Ø l'organisation à auditer : il s'agit de
l'organisation des hommes d'où l'utilité de l'organigramme,
formation des hommes et répartition des tâches ;
Ø les objectifs et l'environnement : ces deux
éléments constituent un aspect essentiel à assimiler par
l'auditeur avant le début de sa mission ;
Ø les techniques de travail : l'auditeur doit
avoir une bonne connaissance des techniques de travail utilisées depuis
le tableau de bord et ses composantes utilisées par le responsable,
jusqu'aux méthodes et techniques de gestion qui permettent à
l'unité de fonctionner.
La connaissance de techniques implique la connaissance des
contrôles existants, laquelle va permettre de développer
ultérieurement le questionnaire du contrôle interne.
1.2. IDENTIFICATION DES RISQUES
Il s'agit essentiellement de savoir où se situent les
risques et non de les analyser dans les détails de leurs causes et
conséquences. C'est à ce niveau qu'on procède au
découpage du sujet audité en unité de base
élémentaire qui correspond à des opérations
concrètes et précises.
On identifie les points de contrôles internes sans se
livrer à aucun test ni à aucune validation, on regarde simplement
s'ils sont convenablement documentés, c'est à ce niveau donc
qu'on déteste le point de contrôle dont le risque est
potentiel.
1.3. DEFINITION DE LA MISSION
Partant de l'analyse de risques déjà
détecté qu'on va définir les objectifs de la mission.
Ø Objectifs
généraux : il s'agit d'assurer des
éléments suivants dans le domaine audité ;
sécurité des actifs, fiabilité des informations, respect
des règles et directives, optimisation des ressources.
Ø Objectifs spécifiques :
il s'agit de préciser de façon concrète les
différents points de contrôle qui vont être testés
par l'auditeur, qui tous contribuent à la réalisation des
objectifs généraux et qui tous se rapportent aux zones à
risques ultérieurement identifiés.
Pendant cette phase, les moyens utilisés par l'auditeur
interne sont en général le questionnaire de prise de
connaissance, les documents à jour, les procédures de travail,
les rapports et comptes rendus du service.
2. PHASE DE REALISATION
On l'appelle aussi programme de vérification ou encore
planning de réalisation.il s'agit du document interne au service dans
lequel on va procéder à la détermination et à la
répartition des tâches. Ce programme d'audit est établi par
l'équipe en charge de la mission et en général au cours
d'un bref retour dans les bureaux du service.
C'est un programme où sont définis le planning
de travail, les points de départ des questionnaires du contrôle
interne, le suivi du travail et la documentation.
Pendant la phase, les auditeurs annoncent au préalable
et sans ambigüité ce qu'ils ont l'intention de faire.au cours de
cette lecture commune, les auditeurs vont solliciter les avis des
audités, ces derniers ne manquent pas de faire des observations mais la
décision finale de prendre ou non en compte les avis des audités
reviennent aux auditeurs.
3. PHASE DE CONCLUSION
3.1. PROJET DE RAPPORT D'AUDIT
Il présente la totalité des constats, assortis
des causes, conséquences et recommandations. En effet par la feuille de
révélation des problèmes apparents, l'auditeur s'est
accordé à chaque instant sur l'interprétation des faits
observés et les recommandations. Maintenant il faut prendre du recule,
décider ce qu'il va écrire et l'organiser.
3.2. LE RAPPORT D'AUDIT.
C'est un rapport qui est adressé aux principaux
responsables concernés et à la direction, les conclusions de
l'audit concernant la capacité de l'organisation auditée à
accomplir sa mission en mettant l'accent sur le dysfonctionnement afin de
développer les actions de progrès.
C'est le document le plus important émis par l'audit et
qui engage le responsable de l'audit. C'est un rapport complet, conclusif,
écrit.
Il constitue le point culminant de la mission et sert à
déclencher les réflexions de la direction générale
et les actions du progrès de responsable. Ce rapport respecte un certain
nombre de principes :
v il doit être présenté aux responsables
audités à l'état de projet, puis discuter avec eux et si
possible accepter avant diffusion définitive ;
v il doit être structuré et formulé pour
ses lecteurs et donc comporter une partie détaillée et une
synthèse ;
v il doit être objectif, clair, concis, utile et le plus
convaincant possible ;
v il doit être revue par un comité de lecture
interne au service d'audit ;
v la diffusion du rapport doit être effectuée le
plus rapidement possible.
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