1.1.2.3 Les activités de pilotage et de
contrôle
Par activités de pilotage et de contrôle,
il faut entendre les dispositions et processus destinés à
garantir que les mesures requises par la direction pour identifier et
maîtriser les risques sont prises. Les activités de contrôle
font partie intégrante des processus de travail ; il faut
distinguer : les contrôles orientés processus, les
contrôles orientés résultats et les contrôles directs
du comportement:
- Les contrôles orientés processus servent
à déterminer à un stade précoce les écarts
par rapport aux objectifs, afin que des corrections puissent encore facilement
être faites (ex ante).
- Les contrôles orientés résultats
vérifient la réalisation des objectifs en comparant ce qui a
été défini avec ce qui a été effectivement
obtenu. Ils sont utilisés lorsqu'une correction immédiate n'est
pas nécessaire et/ou pas possible (ex post).
-Quant aux contrôles du comportement, ils
vérifient directement celui des unités individuelles et
d'organisation. Ils sont notamment utilisés lorsque les résultats
prévus ne sont pas observables.
Sur le plan des méthodes, il est possible
d'employer différents types de contrôle. Pour un pilotage et un
contrôle interne efficaces, à part les mesures de contrôle
formelles (lois, directives, descriptions de processus, structures
d'organisation, séparation des fonctions, contrôles financiers),
ce sont aussi surtout des mesures de contrôle informelles (connaissances,
confiance, règles éthiques élevées, ouverture et
transparence) qui sont requises.
Le Coso résume comme suit les principaux
critères à évaluer dans le cadre des activités de
pilotage et de contrôle:
· Existence de directives et processus
appropriés;
· Efficacité des contrôles
définis.
1.1.2.4 L'information et la communication
Comme pour tous les autres processus de direction,
l'information et la communication jouent un grand rôle dans le domaine du
pilotage et du contrôle. Il faut identifier les informations importantes,
les préparer et les communiquer sous une forme et à un moment tel
que les personnes concernées puissent assumer leurs
responsabilités. En ce qui concerne l'information et la communication,
le Coso renvoie aux deux critères principaux suivants:
· Qualité des informations (complètes,
conformes à la vérité, claires, adéquates);
· Efficacité de la communication (au bon moment et
pertinente).
Pour que le contrôle interne soit efficace,
il est indispensable qu'il existe un système approprié
garantissant que toutes les informations importantes sur les domaines
d'activité de l'entreprise sont recueillies, diffusées et
traitées de manière fiable et en temps opportun (Management
Information System). Par informations importantes, il faut entendre d'une part
les informations opérationnelles, financières et relatives
à la complaisance qui permettent de piloter et de contrôler une
entreprise, d'autre part celles concernant les événements,
situations et activités externes qui sont destinées au
système d'alarme précoce, servent à améliorer la
prise des décisions et facilitent la communication de l'entreprise. La
communication appropriée à l'échelon des objectifs,
résultats et mesures de contrôle interne revêt aussi une
grande importance.
Tous les collaborateurs doivent connaître les
principes, rapports et processus du contrôle interne dans la mesure
où leur responsabilité les y contraint. La création d'une
structure d'organisation adéquate doit garantir le flux d'informations
nécessaire à la coordination et à la capacité de
réaction tant de bas en haut que de haut en bas ainsi qu'horizontalement
et avec l'environnement de l'entreprise. Primordiaux sont la préparation
d'informations de qualité ainsi que l'établissement du rapport en
temps utile.
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