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Le contrôle de la conformité dans les établissements de micro-finance au Cameroun

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par Eno Castel NJIKE
Université Catholique d'Afrique Centrale - Master en banque et finance 2010
  

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INTRODUCRION

Le premier chapitre de cette partie nous a permis de cerner l'urgence de la mise en place de la conformité dans les EMF. Par ailleurs, il a fait l'objet de la description d'un plan de mise en place de la compliance dans les établissements. C'est l'utilisation de ce plan qui fera l'objet de ce chapitre. En réalité, il sera question, dans ce chapitre, de voir si la méthode de contrôle qui a été mise en place à savoir le questionnaire peut nous permettre d'évaluer la conformité dans un EMF.

Pour ce faire, nous avons optez pour un cas pratique. Le choix du cas a été porté sur l'EMF nommé Caisses d'Epargne Populaire et d'Investissement que nous présenterons (section 1) avant d'y évaluer la conformité (section 2).

Section 1 Présentation de CEPI SA.

Les Caisses d'Epargne Populaire et d'Investissement (CEPI) est un établissement de Microfinance crée sous la forme de Société Anonyme (SA) au capital entièrement camerounais de 1 000 000 000 FCFA. Son siège social est situé à Yaoundé au 1er étage de l'Immeuble T.BELLA, B.P. 12 459. Les CEPI sont agrées par la COBAC N°D 2004/30 du 17 juin 2004 et l'agrément MINEFI N°038/MINEFI du 10 mars 2005.

1.1. Organisation de CEPI SA.

CEPI SA est organisé en une Direction Générale et en agences reparties dans certaines quatre villes du territoire camerounais. Il développe des activités orientées vers une clientèle bien ciblée et traite des opérations courantes grâce à une organisation bien définie (Voir Annexe N°4).

1.1.1. La Direction Générale.

Seule et unique centre de prise de décision, elle a en son sein : des organes de direction et les organes d'exploitation.

i. Les organes de direction.

Parmi ceux-ci on note :

- Un conseil d'administration qui définit les grandes lignes de gestion de CEPI SA. Il a à sa tête un président du conseil d'administration et est constitué de plusieurs membres.

- Un Directeur Général qui gère au quotidien les activités de CEPI SA, détient ainsi tous les pouvoirs y afférents, représente la société dans tous les actes civils et pénaux. Il est assisté dans cette noble et délicate fonction par un Directeur général adjoint.

ii. Les organes de gestion.

Comme dans toute institution bancaire et conformément aux dispositions réglementaires, on rencontre à CEPI SA le back office et le front office.

· Le back office.

Le back office regroupe les services chargés d'analyser les opérations générales et administratives. S'agissant des opérations, ce compartiment est responsable du traitement administratif des tâches initiées par les clients. Il s'occupe des relations avec les correspondants, du contrôle d'engagement et des cautions. S'agissant de l'administration, le back office s'occupe de toutes les fonctions d'assistance telles que la comptabilité, l'informatique, les Ressources Humaines, l'économat, service juridique et contentieux, la gestion et le contrôle des procédures.

A CEPI SA, Il est constitué de :

- un service de comptabilité qui s'occupe de l'enregistrement comptable de toutes les opérations, de l'établissement des documents comptables et financiers comme l'exigent les normes OHADA/COBAC ;

- Un service informatique pour la gestion du système informatique de la société ;

- Un service de contrôle interne, qui a pour tâche la vérification attentive et minutieuse des actes des pièces, de leur validité conformément à la procédure ;

- Un service des engagements appelé secrétariat-banque qui s'occupe des dossiers de crédit, tant des particuliers que des personnes morales ; de leur retraitement jusqu'à leur dénouement.

· Le front office.

Le front office est le compartiment qui est en relation quotidienne avec la clientèle. Il regroupe les services d'exploitation, les services de guichet, d'accueil et les caisses.

A CEPI SA, le front office est constitué de :

- Un service d'exploitation qui s'occupe de la clientèle. De ce service dépendent les chargés de clientèle-particuliers et de clientèle-entreprises ;

- Un service de guichet pour la vérification des conformités des signatures des clients avant la réalisation de leurs opérations bancaires ;

- Un service de change, de transfert des fonds tant en devises que en monnaie nationale d'une localité à une autre.

A côté des services de back office et de front office, il existe des agents en charge de la sécurité et de l'entretien.

1.1.2. Les agences.

L'équipe dirigeante de CEPI SA a opté pour une expansion méthodique et rationnelle. De ce fait, le CEPI SA dispose de trois agences dans les villes respectives de Douala, Obala et Sa'a. En réalité on devrait parler d'agences auxiliaires car la Direction Générale qui a été présenté plus haut est considéré comme l'agence siège.

i. Organisation des agences.

Les agences suivent le même modèle d'organisation que l'agence siège. Ayant à leur tête des chefs d'agences, elles sont organisées en front office et back office.

ii. Relation avec le Direction Générale.

Le constat frappant à CEPI SA est que les agences ne jouissent d'une autonomie dans leur fonctionnement et même dans la gestion quotidienne des opérations. Toutes les opérations initiées au niveau de l'agence doivent être validées par la Direction Générale avant de se poursuivre. Ces agences ne sont donc que des guichets de dépôt et de retrait. Les responsables présents n'ont aucun pouvoir en matière d'octroi de facilités de quelque nature que ce soit. Bien que les dossiers soient montés sur place, ils sont traités à la Direction Générale où sont prises les décisions finales.

L'expansion de CEPI SA c'est faite grâce à une organisation qui lui permet de proposer à sa clientèle des produits et services adaptés à ses besoins.

1.1.3. Les activités et la clientèle de CEPI S.A.

CEPI SA réserve à sa clientèle une gamme variée de produits et services. Sa clientèle est divisée en particuliers et entreprises.

i. Les produits et services aux particuliers.

Est particulier, toute personne physique salariée et virée dans les comptes de CEPI SA ou toute personne physique non salariée qui a matérialisée sa relation avec la banque en y ouvrant un compte.

· les placements des particuliers.

Les particuliers peuvent solliciter :

- Un compte d'épargne : Il a pour objet d'attirer et de fixer l'épargne liquide. C'est un compte à vue. C'est un compte structurellement créditeur. Son solde est disponible à tout moment. Le titulaire n'a de chéquier. Il ne dispose qu'un livret.

- Le bon de caisse : Qui un titre de créance représentée par une formule en contrepartie d'un dépôt effectuée auprès des institutions bancaires. A CEPI SA, le minimum à la souscription est de 1 000 000 FCFA avec une durée minimale trois mois et maximale de vingt quatre mois.

- Le dépôt à terme (DAT) : C'est une formule par laquelle l'épargne demande à sa banque de bloquer une certaine somme pour un certain temps moyennant rémunération. Les conditions à la souscription sont les mêmes comme celles des bons de caisse. A l'instar des ces derniers, les taux d'intérêt sont négociables et ces intérêts sont précomptés c'est-à-dire payés à l'avance.

· Les services aux particuliers.

CEPI SA accorde de nombreux crédits aux particuliers salariés uniquement du moins pour les petits montants. On peut citer à cet effet : le découvert, crédit - installation, crédit - petit équipement, crédit automobile, crédit - achat terrain, crédit amélioration de l'habitat, crédit divers à la consommation. L'essentiel de ces crédits sont de courte durée, variant entre six à quarante huit mois. Son accord est subordonné à l'analyse de la capacité de remboursement du candidat qui en fait au préalable la demande. Cette capacité de remboursement est fonction non seulement du total du salaire après impôt (gros ou petit salaire), des autres revenus réguliers (loyers, pension) et des engagements antérieurs en cours, mais aussi des garanties offertes.

ii. Les produits et services aux entreprises.

Les entreprises s'entendent ici comme les associations, les groupes d'intérêt commun (GIC), les ONG, les entreprises individuelles, les sociétés, les congrégations religieuses...

· Les opportunités de compte offertes aux entreprises.

Comme les particuliers et aux mêmes conditions, les entreprises peuvent solliciter les comptes d'épargne, les bons de caisses et les dépôts à terme. Du reste l'ouverture d'un compte commercial (compte courant) reste pour les entreprises la solution les plus satisfaisantes eu égard aux avantages qu'il regorge.

Le compte courant résulte de l'intention des parties à s'accorder réciproquement des remises. Ce compte peut à cet effet être créditeur ou débiteur. Il comporte trois effets :

- Un effet de report de l'exigibilité du solde à la clôture ;

- Un effet novatoire qui signifie que toute écriture en compte courant perd son individualité pour devenir un simple article ;

- Un effet d'indivisibilité qui signifie que toute écriture en compte doit être aussitôt arithmétiquement combiné au solde des écritures antérieures de sorte à faire apparaître un nouveau solde qui traduit la fusion avec toutes les écritures passées en compte.

· Les concours aux entreprises.

Les concours accordés aux entreprises, clientes de CEPI SA sont de courte durée. On distingue à cet effet :

- Les découverts ponctuels qui sont des avances faites aux clients, garanties sur des effets de commerce ;

- Les prises en charge : pour l'exécution des bons de commandes de l'Etat et des administrations publiques et para publiques. Ces préfinancements n'excèdent pas 50 % du net à payer ;

- L'affacturage est une avance sur facture en attente de payement. Cet avance ne peut dépasser 60 % du listing (document délivré par le MINEFI qui justifie l'imminence du paiement d'une facture donnée).

CEPI SA accorde également des engagements par signature. Il s'agit ici des cautions donner par CEPI SA à la demande de la clientèle au profit des créanciers de ce client et non des cautions offertes aux banques pour garantir les crédits qu'elles accordent. On peut noter.

- la caution de soumission : C'est une garantie d'une partie généralement la banque à l'ordre du vendeur de payer une partie du prix demandé (souvent inférieur à 10 % du montant de la transaction) à titre de compensation pour l'acheteur si le vendeur ayant accepté l'offre ne souhaite plus ou se trouve dans l'incapacité de remplir les conditions de l'offre et s'engage à la livraison relative où à exécuter le contrat. Le compte du client peut être soit provisionné, soit complètement au débit.

- La caution de retenue de garantie : pour obtenir un règlement en cours ou à la fin des travaux, la banque vous cautionne pour assurer au maître d'ouvrage la qualité fournie dans le cadre du marché pendant un délai donné. Cette garantie, permet au bénéficiaire de la caution, de pallier aux déséquilibres de trésorerie causée par la retenue des fonds conservé par le maître d'ouvrage.

- La caution de bonne fin : le maître d'ouvrage qui passe un marché avec une entreprise prend toujours le risque de voir son chantier inachevé. Pour atténuer ce risque, certains maîtres d'ouvrage imposent dès la signature du marché une caution dite de bonne fin (bon achèvement de la prestation) et la banque en délivre sous réserve des bonnes relations bancaires qu'elle entretient avec son client.

- La caution avance - démarrage : pour permettre de démarrer les travaux, le maître d'ouvrage est souvent emmener à vous faire une avance. Pour s'assurer que cette avance utilisée à bon escient, il vous est demandé de produire une caution dite d'acompte ou avance démarrage.

CEPI SA peut également délivrer à sa clientèle une attestation de solvabilité au profit maître d'ouvrage. C'est un document qui atteste que le client est financièrement capable d'exécuter la prestation. Il présente le risque d'obliger la banque à exécuter la prestation en cas de défaillance du maître d'oeuvre.

Il est important de signaler qu'on distingue à cet égard des cautions pour :

- Eviter les décaissements (caution de bonne fin)

- Pour accélérer les rentrées (caution de retenue de garantie)

- Pour différer les paiements.

Pour chaque type d'engagement, correspondant des garanties bien précises pour le dénouement. Parmi elles, les usuelles et nécessaires sont les suivants : AVI, un dossier fiscal sain, un bon d'engagement.

Bien que le suivi des engagements par signature soit lourd à gérer, sans compter le décalage des engagements dans le temps, ils offrent néanmoins des avantages considérables pour le banquier. A ce titre, au moment de sa mise en place, il n'existe pas pour le banquier des sorties de fonds. Ils évitent les contraintes liées à l'encadrement des crédits. Ils permettent également à la banque de percevoir des commissions. Enfin, le banquier est subrogé dans les fonds du créancier bénéficiaire de l'engagement.

La présentation générale de CEPI SA faites, il nous revient de nous appesantir sur le dispositif de contrôle car comme tout établissement de crédit, CEPI SA est exposé à des risques.

1.2. Organisation du contrôle à CEPI SA.

Le Contrôle Interne aux CEPI S.A. est un dispositif de la structure, défini et mis en oeuvre par la Direction Générale. Il a pour but d'assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l'information, l'application des instruments de la Direction et favoriser l'amélioration des performances.

Ce dispositif est constitué d'un ensemble de mesures de sécurités, des types de contrôle et supports du Contrôle Interne.

1.2.1. Les mesures de sécurités.

i. Sur le plan Informatique

Nous pouvons noter :

· La limitation de l'accès direct aux données stockées

· L'attribution des habilitations et le suivi des activités à travers des mots de Passe

· La séparation stricte des activités entre l'exploitation et le développement des programmes

· La gestion des sauvegardes par la conservation des fichiers

· Le verrouillage des mouvements débiteurs dans les comptes sans provisions

ii. Sur le plan de la Comptabilité

Nous pouvons relever que :

Les opérations faisant l'objet d'écritures comptables sont initiées par des services autres que la Comptabilité qui n'est pas elle même un centre de décisions. Ces écritures sont validées par la Direction Générale avant la saisie à l'informatique qui est un service indépendant de la Comptabilité. Elles sont par la suite transmises pour contrôle avant archivage.

iii. Sur le plan de l'Exploitation

Les pouvoirs et les délégations sont définis et limités en matière de prises de risque.

Les retraits de fonds sont soumis à une hiérarchisation des habilitations clairement définie en fonction des montants.

iv. Sur le plan de la gestion de la trésorerie

Il existe une définition des plafonds d'encaisse des coffres forts et des caisses et leur couverture par l'assurance. Le surplus étant déposé chez les correspondants de CEPI S.A.

Les vérifications des rapprochements bancaires ; les contrôles des mouvements de fonds banques caisses et inter caisse et l'élaboration d'une situation de trésorerie quotidienne, permettent de maîtriser les risques d'illiquidité.

1.2.2. Les types de contrôle.

De manière générale, deux types de contrôle, qui vont être renforcés, sont pratiqués ici :

i. Les Contrôles Opérationnels

· Sur le plan informatique, une exploitation minutieuse des états informatiques, des documents faisant l'objet d'enregistrement et classés à l'informatique, des fiches de traitements informatiques, des fiches de mouvement des matériels informatiques, permettent aux CEPI S.A. de maîtriser le risque informatique.

· Sur le plan de la Comptabilité, toutes les écritures passées et enregistrées sont soumises au Contrôle dans une optique de vérification de l'exhaustivité, de la réalité, de l'exactitude et de la maîtrise des risques juridique et opérationnel.

· Sur le plan de l'exploitation, le contrôle des habilitations au niveau de l'octroi des découverts ; la vérification de la conformité des dossiers de crédit et de la signature de l'emprunteur ; de la validité et de la matérialisation des garanties ; la vérification de la conformité des dossiers administratifs des clients permettent une maîtrise du risque de crédit.

ii. Le contrôle de détection

· Le contrôle inopiné des espèces physiques

· Les inventaires de stocks de fournitures et des immobilisations.

1.2.3. Les supports utilisés dans le cadre du contrôle interne.

CEPI S.A se sert du manuel de procédure, du plan comptable, des états financiers et l'organisation générale a prévu une séparation nette des fonctions du personnel entre les tâches d'ordonnancement, d'enregistrement comptable, de détention de biens et valeurs, de contrôle et de programmation informatique.

Toutefois, suite au développement rapide des activités, CEPI S.A est engagé dans la révision du système de Contrôle Interne pour l'adapter à la nouvelle dimension ; c'est ainsi qu'il s'est lancé dans un certain nombre de chantiers tels :

· L'élaboration d'une charte du contrôle interne

· La mise sur pied d'une cartographie des risques

· La définition d'un questionnaire de recueil d'information sur le contrôle interne

· La refonte du manuel des procédures des CEPI S.A. existant

· L'obtention d'une documentation informatique (documents d'exploitation et documents techniques)

· L'élaboration d'un manuel de procédure d'exploitation informatique.

1.2.4. La lutte contre le blanchiment d'argent à CEPI S.A.

A CEPI S.A., c'est le contrôle interne qui a la charge de veiller au blanchiment d'argent : s détection, sa prévention.

Pour cela, il dispose de quelques outils concernant surtout les opérations de virement sur place et hors place. En effet, tous les jours, il reçoit de l'informatique un état journalier des mouvements comptables - écritures sur le sort des bons de virement (BV). Cet état informatique (Voire Annexe N°4) lui permet de contrôler tous les virements reçus et encaissés60(*) dans les comptes de la clientèle.

Dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d'argent, il exploitation cet état en recherchant des relevés qui justifient la réception ou l'émission du virement. Il s'agit d'avoir les justificatifs. Les justificatifs que le contrôleur recherche dans ce cas sont le relevé de compte et la justification de l'origine des fonds (Voire Annexe N°5). L'ANIF impose ce deuxième justificatif aux EMF seulement pour les virements de plus de cinq millions. Tous virements de plus de cinq millions n'ayant pas de justificatifs de l'origine des fonds fera l'objet d'une suspicion qui pourra déboucher sur l'alerte de l'ANIF en cas de non résolution.

Cette méthode de contrôle pour la lutte contre le blanchiment est utile mais incomplète. En effet, le contrôleur effectue uniquement la vérification de l'existence des justificatifs, mais n'en vérifie pas l'authenticité. Dans un monde ou règne la corruption, les magouille et le faux, il semble un peu naïf de penser que la simple vérification de l'existence d'un justificatif suffit à mener la lutte contre le blanchiment.

Par ailleurs, néanmoins, le contrôleur procède à une lecture minutieuse de tous les états des mouvements comptables - écritures sur le sort des bons de virement (BV) ceci afin de détecter s'il y a des comptes qui reçoivent des virements avec une fréquence suspecte.

La lutte contre le blanchiment d'argent est effective à CEPI S.A., mais elle n'est pas réelle et pertinente. C'est une lutte qui existe juste pour ``remplir les formalités''.

* 60 Si un virement est reçu par la banque mais n'est pas encore positionner dans le compte du bénéficiaire, il n'apparaîtra pas sur cet état.

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9Impact, le film from Onalukusu Luambo on Vimeo.