2.1.5 LE BUDGET ET LE SUIVI BUDGÉTAIRE
2.1.5.1 Le budget
* les composantes du budget
Le budget d'une radio communautaire est établit en
équilibre annuellement en ressources et en emplois.
Les ressources de l' APRC sont constituées par :
- les apports initiaux des fondateurs
- les cotisations des membres
- les diverses prestations de services
- les subventions, dons et legs et autres
Les emplois sont essentiellement constitués des
dépenses de fonctionnement des structures et les dépenses
d'investissement en matériel, équipement et infrastructures.
* L'élaboration et l'adoption
du budget
La préparation du budget commence chaque année
au mois d'octobre. L'élaboration du budget étant fortement
liée aux activités programmées, plusieurs étapes
combinant l'élaboration du programme d'activités, les ressources
dégagées et les charges conséquentes sont
nécessaires.
La réunion préparatoire réunissant les
membres du Conseil d'Administration a lieu sur convocation du Président
du Conseil d'Administration.
Au niveau de la station de Djougou, le
conseil d'administration s'implique dans cette activité à travers
la commission des finances qui coordonne l'élaboration du budget. Ainsi,
sur instruction du Président du CA, chaque commission élabore son
budget programme.
Le directeur de station (DS) instruit également chacun
des services de la radio pour faire le même exercice sous la coordination
du comptable.
Après cette phase, les différents documents sont
soutenus à une session du conseil d'administration consacrée aux
débats budgétaires.
Le budget est ensuite finalisé par trois acteurs que
sont : le président de la commission des finances, le
secrétaire aux finances et le comptable de la radio.
Sur convocation de son président, le Conseil
d'Administration se réunit, examine et adopte le budget annuel.
Au niveau de radio Tchetti, le budget est
élaboré par le directeur et le secrétaire-caissier, sans
la prise en compte intégrale des besoins des autres composantes de la
radio. Les procédures consignées dans le manuel de
procédures ne sont pas suivies.
Malgré les réunions fréquentes du CA qui
favorisent des prises de décision collective, son fonctionnement est
ralenti par le non fonctionnement des commissions programme et contrôle.
Cela suppose donc que les commissions techniques ne prennent pas part à
l'élaboration du budget annuel.
2.1.5.2 Le suivi budgétaire
Cet exercice se traduit par la production mensuelle,
trimestrielle, d'un document par le comptable et qui fait le point des
dépenses de la période. Ces dépenses sont comparées
aux montants prévus au niveau des différentes lignes
budgétaires, et les écarts sont dégagés.
Au niveau de solidarité FM, La nature
du budget très simple au départ (prévisions ressources et
prévisions emplois) facilitait l'élaboration du document par le
comptable. Mais avec le niveau des activités qui exige la tenue d'une
comptabilité rigoureuse, le suivi budgétaire est devenu
difficile. Les raisons sont les suivantes :
- la complexité de la nature du budget avec
l'utilisation d'un plan comptable simplifié ; Ainsi à chaque
ligne budgétaire correspond un numéro de compte.
- Le comptable met du temps pour faire les différentes
imputations ; au pire des cas, il fait de mauvaises imputations.
- La non-maîtrise parfaite du logiciel Excel conduit
à produire parfois des documents de suivi erronés.
Au niveau de Orè Ofè FM, le
suivi budgétaire n'est pas une réalité ; ce travail
se résume à un point partiel périodique des entrées
et des sorties. Il n'existe pas une base claire qui facilite le suivi
budgétaire.
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