Memoire Online - République du Bénin

FORCES

FAIBLESSES

Vie associative et fonctionnement des organes

· Existence des documents fondamentaux

· Effectivité des rencontres périodiques au sein des structures statutaires

· Enregistrement de l'association au MISD

· Appréciation des différents rapports par l'AG

· Connaissance des attributions des organes et des responsables par les membres des organes

· Contribution effective du CA à la mobilisation des fonds

· Volonté du CA/CC à contrôler la gestion de la radio

· Existence de compétences au sein du CA et des commissions capables d'assurer des formations sur la gestion associative

· Bonne circulation de l'information au sein des organes (CA, Commissions)

Vie associative et fonctionnement des organes

· Non clarification du statut de membres

· Inexistence de registre des membres de l'association

· Méconnaissance des statuts et règlement de l'APRC par le personnel de la radio

· Non publication de l'enregistrement au journal officielle

· Mauvaise perception de la vision et de la mission de l'APRC par les membres

· Inexistence d'une Commission Technique

· Inexistence / méconnaissance des procédures pour l'exécution des taches

· Insuffisance de maîtrise des techniques et outils de contrôle par les membres du CA/CC

· Non respect du secret des délibérations

· Abandon/exercice de certains pouvoirs du CA au/par le DS

· Non exploitation des compétences disponibles pour assurer les formations

· Absence d'études / d'enquêtes d'auditoire pour orienter la CP et le DS

Gestion administrative

· Déclaration du personnel à la CNSS

· Paiement régulier des cotisations CNSS et de l'IPTS

· Paiement régulier des redevances à la HAAC

· Existence des PV des rencontres du CA et des commissions

· Existence d'un manuel de procédures administratives

· Existence de contrats de travail et de cahiers de charges pour le personnel permanent

· Existence d'un règlement intérieur pour le personnel de la radio

· Occupation effective des postes nécessaire au fonctionnement de la radio

· Existence de compétences au sein du CA et des commissions capables d'assurer des formations sur la gestion administrative

Gestion administrative

· Non maîtrise et défaut de mise en oeuvre du manuel de procédures

· Inexistence de registre de délibération

· Inexistence de contrats et de cahiers de charges pour les collaborateurs extérieurs et les correspondants locaux

· Inexistence de plan de carrière

· Non enregistrement des contrats au service de la main d'oeuvre

· Inexistence de registre de PV et d'outils de traitement des courriers

· Inadaptation du canevas du rapport de mission utilisé

· Inexistence d'un mécanisme de suivi des contrats avec les partenaires

· Inexistence d'un cahier de présence, de suivi de mouvement de personnel, de transmission de courrier (interne et externe)

· Non réclamation des certificats de bonne fin d'exécution de contrats

· Absence d'un cadre de concertation régulière entre le CA et le personnel

· Insuffisance de communication du DS vers le CA (manque de rapports d'activités et de compte rendu)

· Absence d'une prime de rendement

· Non exploitation des compétences disponibles pour assurer les formations

Gestion financière

· Existence d'un budget annuel

· Existence d'outils de gestion

· Existence d'un comptable et d'un plan comptable

· Diversification et bon niveau des ressources financières

· Existence de comptes bancaires

· Existence d'un manuel de procédures financières

· Respect des délais de versement des recettes

· Existence d'un rapport financier annuel

· Existence de registres de matériels et équipement

· Existence de compétences au sein du CA et des commissions capables d'assurer des formations sur la gestion associative

Gestion financière

· Absence de suivi budgétaire

· Absence d'un mécanisme de suivi de la gestion financière des contrats avec les partenaires

· Exécution fréquente de dépenses non autorisées par le CA

· Inexistence d'un registre d'affectation des biens

· Répartition inégale des ressources et avantages

· Non respect des procédures financières adoptées

· Inexistence / méconnaissance des procédures pour l'exécution des taches

· Déficit d'information au niveau du comptable pour assurer la tenue des documents

· Inexistence de document de suivi et de contrôle des recettes ordinaires et exceptionnelles

· Inexistence d'un montant à partir duquel les marchés/achats de gré à gré ne sont interdits

· Inexistence de rapports financiers mensuels

· Non exploitation des compétences disponibles pour assurer les formations

Fonction direction et management

· Existence de services adaptés et fonctionnelles

· Tenues régulières des réunions mensuelles du personnel

· Fonction direction et management

· Prise de décisions unilatérales

· Insuffisance d'application des décisions prises en réunion mensuelle

· Traitement inégal du personnel

· Manque de sanction certaines personnes défaillantes

· Absence de félicitations pour les personnes méritantes

· Gestion personnalisée des conflits/problèmes

· Confusion dans l'organigramme de la direction et des attributions

· Absence de description de postes

· Fonction du personnel

· Existence de personnel qualifié

· Existence de contrats de travail et cahiers de charges

· Motivation du personnel

· Existence de l'esprit d'équipe

Fonction du personnel

· Insuffisance de confiance en soi et aux autres

· Manque de suivi des cahiers de charges

· Faiblesse du niveau de culture de certains agents

· Contrats non visés par la direction de la main d'oeuvre

· Absence d'un schéma d'occupation des ressources humaines

· Inexistence de contrats avec les collaborateurs extérieurs et les correspondants locaux

· Insuffisance de fonctionnement du système de correspondants locaux

· Non respect du règlement intérieur de la radio par certains employés

· Non respect des mises en congés du personnel

· Non fixation du volume de travail exigé du personnel

· Difficultés à apprécier le rendement du personnel

· Insuffisance de respect de l'autorité et de la hiérarchie par certains membres du personnel

Fonction de production

· Animation régulière de la conférence de rédaction

· Existence de personnes ressources

· Existence du service de production

· Existence et fonctionnement d'u mécanisme de collecte et de traitement des données

· Existence d'un studio de production

· Existence d'un début de numérisation de la production

· Existence de compétences dans l'équipe de production

· Suivi régulier des émissions par la CP

· Respect des horaires des émissions programmées

Fonction de production

· Irrégularité de la tenue des conférences de production

· Faible implication des correspondants locaux dans la collecte de l'information

· Insuffisance d'équipement informatique pour la numérisation

· Absence d'autocensure par la CP

· Indisponibilité fréquentes des personnes ressources identifiées

· Incompétence de certains membres de l'équipe de production

· Mauvaise utilisation du petit matériel et des consommables

· Mauvaise gestion et archivage des éléments de la discothèque

· Fonction commerciale et marketing

· Bonne qualité des prestations de services

· Financement de certaines formations de personnel par la radio

· Maîtrise des langues de travail par les animateurs

· Utilisation des correspondants locaux comme relais de la radio auprès des villages

· Décision d'implantation d'annexes pour les relations publiques à Copargo et Djougou

· Existence d'initiatives pour différencier la Radio des autres

· Existence de plaques d'identification pour accroître la visibilité de la radio

Fonction commerciale et marketing

· Défaut d'alphabétisation de certains animateurs (manque de certificats pour d'autres)

· Dysfonctionnement de certains correspondants locaux

· Insuffisance d'actions ou de stratégie marketing offensive

· Diversification insuffisante des ressources de la radio

Gestion stratégique

· Existence d'un plan stratégique sur 5 ans

· Existence d'un comité d'élaboration des objectifs et de plan d'action (la CP)

· Existence de plans d'action répondant aux besoins de la radio

· Existence de sous commissions chargées de la mise en oeuvre du plan d'actions

· Evaluation régulière de la mise en oeuvre du plan d'actions par la CP

· Utilisation des indicateurs pour suivre la progression vers les objectifs

· Rédaction régulière des rapports d'avancement et d'activités

Gestion stratégique

· Faible implication du personnel dans l'élaboration des plans d'actions annuels

· Insuffisance de maîtrise de l'utilisation et de vulgarisation des indicateurs

· Non application des mesures d'évaluation et de performance à tout le personnel

· Non respect des délais d'exécution par les sous commissions

Tableau N°15 : Les opportunités et menaces dans l'environnement de Radio Djougou

Tableau N° 16 : SCHEMA MATRICIEL DE SYNTHESE DES RESULTATS DU DIAGNOSTIC A RADIO TCHETTTI

Forces

Faiblesses

Opportunités

Menaces

Outils de gestion

DIAGNOSTIC INSTITUTIONNEL ET ORGANISATIONNEL

Sur le plan de la vie associative

Ø Existence et fonctionnement des organes de gestion

Ø Existence des textes fondamentaux

Ø Maîtrise du but de l'APRC par ses membres

Ø Régularité `relative' des réunions du CA à travers le BE et la commission des finances

Sur le plan des relations de l'APRC avec les populations et autres institutions

Ø La radio est considérée comme une propriété effective de toute la communauté

Ø La quasi neutralité politique de la radio

Ø Le recours dans une certaine mesure à la publicité radiophonique des entreprises locales

Ø La diversification des sources de revenus à travers des actions concrètes

Ø L'entrée en partenariat avec au moins 2 nouvelles structures par an

Ø Bonne collaboration avec les radios soeurs de la région

Ø Prise d'initiatives personnelles et collectives dans le sens de la promotion de la radio

Ø Association non enregistrée au MISD et non déclarée au Journal Officiel (statut illégal)

Ø Non fonctionnement des commissions de programmes et de contrôle

Ø Non existence des Procès verbaux et des rapports des différentes rencontres des organes de gestion

Ø Non existence d'acte de délibération

Ø Pas d'enquête d'auditoire périodique

Ø Des relations de partenariat non établies avec la mairie de Savalou

Ø La régularité des réunions du CA pourrait favoriser un meilleur suivi des activités et des prises de décisions collectives

Ø La radio considérée comme propriété effective des communautés pourrait favoriser ou faciliter les mobilisations sociales et de ressources au profit de la radio

Ø La bonne collaboration avec les autres radios de la région pourrait favoriser la création d'un système de vérification d'information et des sources d'information (creuset formel)

Ø Risque qu'une tierce personne ou une personne mal intentionnée arrache la dénomination, le logo et les statuts de l'association

Ø Ralentissement du fonctionnement au niveau du CA à travers le non fonctionnement correct des commissions programme et contrôle

Ø Risque de contradiction et de non suivi des décisions prises

Ø Risque d'autosatisfaction et non prise en compte des préoccupations des communications dans les grilles de programmes

Ø Manuel de procédure

Ø Formulaire d'acte de délibération

Ø Modèle de PV de réunion

Ø Modèle de convocation aux réunions

Ø DIAGNOSTIC FONCTIONNEL ET STRATÉGIQUE

Ø La pratique du registre des appels téléphoniques et des courriers

Ø Système de circulation au plan interne

Ø Conférence de rédaction et de production

Ø Ø Non usage des procédures administratives organisées et consignées dans un document formel

Ø Non maîtrise par les membres des commissions programmes et contrôle de leurs rôle et mission

Ø Non existence de cahier de présence

Ø Non existence de processus d'identification des besoins de formation

Ø Non existence de contrat clair entre l'APRC et les bénévoles

Ø Vice de procédure

Ø Commissions contrôle et programme n'étant pas opérationnelles engendrent le non contrôle régulier des procédures financières et comptables et de la gestion des ressources de la radio ; ce qui suscite une gestion douteuse et un climat de suspicion au sein des organes. La non prise en compte des besoins réels des populations dans l'élaboration des grilles de programmes ; éloignement des communautés de leur chose

Ø Le personnel de la radio ainsi que les membres des organes dirigeants de l'APRC risquent de tomber dans la caducité des connaissances et pratiques quant aux normes de management des ressources

Ø Les relations n'étant pas clairement définies avec les bénévoles, les collaborateurs et les correspondants villageois, il se pourrait qu'il y ait conflit d'attribution ou qu'il y ait confusion ... (vide juridique, sans contrat, sans cahier de charge,...)

- Manuel de procédure

- Modèle de cahier de présence

- Fiche individuelle de production

- Fiche de compte rendu

- Fiche d'évaluation des rendements

- Contrats de travail et cahier de charge du personnel

- Modèle de fiche d'ordonnancement

- Formulaire de demande de fonds

- Formulaire de demande d'absence ou de congé

- Formulaire d'ordre de mission

- Cahier de suivi des mouvements du personnel

République du Bénin

2.2 L'ANALYSE DES RESULTATS DU DIAGNOSTIC ORGANISATIONNEL ET FINANCIER AU NIVEAU DES RADIOS COMMUNAUTAIRES DE DJOUGOU ET TCHETTI

2.2.1 SYNTHÈSE DES RÉSULTATS DU DIAGNOSTIC : FORCES ET FAIBLESSES DES RADIOS COMMUNAUTAIRES DE DJOUGOU ET TCHETTI

2.2.1.1 Les résultats du diagnostic à Djougou