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Impact de transferts de fonds dans le développement socio-économique de la ville de Kalémie "cas de la Soficom/ Kalemie"

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par Amisi Ngoy Damas
Univertité Ouverte  - Diplôme de Gradué en économie et gestion 2010
  

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III.3. FONCTIONNEMENT DE LA SOFICOM / KALEMIE

IL y a 5 services principaux au sein de la SOFICOM / Kalemie qui sont supervisés par le Gérant ou Chef d'agence. Ces services sont :

Service d'expédition, service de retrait, service de communication, service de réception, service de recouvrement. Ces services sont à leur tour subdivisés en sous-services ou caisses qui sont : Caisse d'entrée dollars, Caisse d'entrée Francs Congolais, Caisse de sortie dollars, Caisse de sortie Francs Congolais, Caisse de recettes, Caisse des dépenses, le service de comptage, le chauffeur et le recouvreur.

III.3. 1. TACHES INHERANTES AUX FONCTIONS OCCUPEES

1) LE GERANT

Le Gérant ou le Chef d'agence est la personne investie des pouvoirs de Direction, il a le pouvoir de commander de contrôler, et de gérer la situation générale de l'agence, supervise et contrôle le travail de tous les agents ; examine tous les documents qui concernent la réception ou le paiement des clients :

· Informe le personnel sur l'interprétation et l'application des instructions comptables et financières, les politiques et les procédures financières de la SOFICOM ;

· Gère les comptes bancaires en tenant compte des besoins de trésorerie du Bureau pour l'ensemble des transactions.

· Met à jour les données relatives aux transactions financières ;

· Enregistre, vérifie et traite les demandes et autres requêtes émanent des autorités monétaires et des partenaires (Banque Centrale du Congo, Vodacom, Zain, ONG, Agences du système des Nations Unies...) ;

· Prépare sur une base mensuelle, des états financiers pour la facturation selon le contrat de loyer, de consommation d'eau, d'électricité... ;

· Exécute toute autre tâche administrative ;

· Garde les clés du trésor, les clés du coffre et le sceau du Bureau ;

· Recrute du nouveau personnel ;

· Il représente l'agence.

2) SERVICE D'ENTREE OU D'EXPEDITION

Ce service est composé de deux caisses dirigées par deux personnes, il y a une caisse en dollars américains et une autre en Francs Congolais. Ce service s'occupe de :

· La réception des fonds à transférer dans les différentes villes opérationnelles de la SOFICOM ;

· Déterminer les pièces justificatives relatives à la perception de l'argent ;

· Remettre au client un reçu portant le numéro (code) d'ordre d'expédition ;

· Signer les documents de preuve d'expédition ;

· Enregistrer les opérations dans le journal de caisse ;

· Etablir le rapport journalier des encaisses ;

· Etablir et maintenir le système de classement des documents relatifs à la perception de l'argent et à la délivrance des codes.

3) SERVICE DE SORTIE OU DE RETRAIT

Ce service est composé de la caisse de sortie dollars américains et de la caisse de sortie Francs Congolais. L'agent affecté à l'une de ces deux caisses :

· Gère une caisse pour le paiement des transferts effectués par des clients se trouvant dans d'autres villes opérationnelles de SOFICOM ;

· Etabli et signe les documents d'approbation pour le paiement des clients ;

· Enregistre toutes les opérations de paie ;

· Accorde le paiement d'un transfert sur base de documents dûment approuvés par l'agent chargé de communication après confirmation par téléphone ou par internet de l'agence expéditrice de fonds ;

· Enregistre toutes les opérations de paie dans le journal de caisse et des opérations et établir la balance journalière ;

· Etabli le rapport journalier ;

· veille à ce que l'enregistrement et l'exécution du paiement soit fait dans le temps requis et de manière appropriée et exacte.

4) SERVICE DE COMMUNICATION

Ce service s'occupe de :

· Maintenir le contact avec d'autres Bureaux de SOFICOM, de sorte à clarifier le cas échéant les préoccupations relatives aux transactions du Bureau de Kalemie ;

· S'assurer que les transactions financières avec d'autres villes opérationnelles sont conformes ;

· Faire passer le message (par téléphone, par internet, ...) sur les opérations de transferts effectués par les clients ;

· Approuver le document de paiement sur base d'une confirmation de la ville expéditrice de l'argent.

5) SERVICE DE TRESORERIE

Ce service est chargé de :

· Assister dans le suivi de transactions entre SOFICOM et La BCC ;

· Assurer la mise à jour des données relatives à la trésorerie ;

· Recevoir tous les versements qui entrent dans la société ;

· Effectuer tous les mouvements des dépenses et des recettes journalières ;

· Assister dans la comptabilisation de versements et dépôts et s'assurer que les comptes sont crédités et que les écritures de prise en recettes sont correctement passées.

6) SERVICE DE RECOUVREMENT

· Faire le recouvrement des toutes les sommes dues aux partenaires Vodacom et Zain sur terrain ;

· Etablir le document de preuve de recouvrement (le document portant le numéro BV)

7) SERVICE DE RÉCEPTION

· Recevoir tous les clients pour les renseignements ;

· Etablir les documents de requête de paiement des clients en souscrivant toutes les cordonnées nécessaires au paiement (le nom de l'expéditeur, le nom du bénéficiaire, le montant, le code, la ville d'émission ou d'expédition) ;

· Recevoir toutes les doléances des clients relatives à l'expédition de l'argent, à la réception, au non paiement du bénéficiaire se trouvant dans d'autres villes, au changement du nom du bénéficiaire ou de la ville d'expédition.

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"Tu supportes des injustices; Consoles-toi, le vrai malheur est d'en faire"   Démocrite