III.4. Etude de documents utilisés
a. Présentation de documents
Nous avons recensé tous les documents utilisés
dans le service du personnel du complexe scolaire saint Bernard.
ü Fiche de paie
ü Contrat de service
ü Fiche d'évaluation
ü Fiche de présence
ü Fiche de signalement
b. Description des documents
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N °
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Document
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Rôle
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Emetteur
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Destinataire
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Fréquence
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1
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Fiche de paie
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Donne accès à l'agent de toucher sont
salaire ;
Permet au père curé de maitriser les sorties
mensuelle
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Secrétaire
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· Caissier
· Père curé
· Agent
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MENSUELLE
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2
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Contrat de service
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Le document contractuel qui certifie l'engagement de l'agent
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Père curé
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Agent
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ANNUELLE
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3
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Fiche d'évaluation
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Le document qui permet aux autorités d'évaluer
la prestation des agents
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Chef de section
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· Directrice
· Préfet
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TRIMESTRIELLE
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4
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Fiche de présence
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Le document qui justifie la prestation des agents
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Chef de section
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· Directrice
· Préfet
· Agent
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JOURNALIERE
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5
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Fiche de signalement
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C'est un document qui ressemble les différentes
cotations (application, conduite, assiduité... durant une année
scolaire
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Chef de section
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· Directrice
· Préfet
· Agent
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ANNUELLE
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III.5. Etude de circuit des informations
Nous devons faire une narration pour expliciter comment les
documents et les informations circulent dans cette organisation. Nous nous
attachons beaucoup plus dans le recrutement et le paie des agents :
L'école lance un offre quand le besoin se fait sentir,
les concernés viennent déposer les dossiers au secrétariat
de l'école et ces dossiers seront envoyés au chef de section
(Cfr organigramme), après dépouillement de dossier par rapport
aux critériums, l'école organise un test qui sera corrigé
par le chef de section et ce dernier établit une liste de candidats
retenus après test ils seront appelé pour enfin être
notifié.
La première année scolaire est
considérée comme une année d'essaye et le recru aura le
grade de U.N. (nouvel unité).
Une année après, le service du personnel va-le
coté en tenant compte de fiche de présence, sa fiche
d'évaluation et établira pour lui une fiche de signalement.
Si cote de la fiche de signalement est supérieure ou
égale à 70% agent est accepté et signe un contrat de
rouage si non l'agent sera remercié.
Il a droit à un grade et le secrétaire
établit une fiche de paie pour lui à 2 exemplaires.
Le jour de la paie, il se présente au
secrétariat, reçoit le 2 exemplaires de sa fiche de paie, appose
sa signature, il les amène à la caisse ce dernier contré
signe sur le 2 exemplaire et il effectue le paie, l'agent rentre au
secrétariat pour remettre un exemplaire de la dite fiche et garde un
exemplaire.
A son tour le secrétaire vérifie et transmet un
exemplaire de la fiche de paie au père curé qui vérifie,
contré signe et enregistre le montant dans son fichier Excel avant de
retransmettre la fiche au secrétariat au elle est archivé
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