Section III : Les niveaux de Contrôle au sein de
la Banque Nationale d'Algérie
I- Généralités
Le règlement 2002-03 de la banque d'Algérie fait
obligation aux banques de se doter d'un système de contrôle
interne.
L'article 6 prévoit, notamment, qu'elles doivent «
organiser leurs systèmes de contrôle de façon à
pouvoir :
v' Assurer un contrôle régulier avec un ensemble
de moyens mis en oeuvre en permanence dans les unités
opérationnelles pour garantir la régularité, la
sécurité et la validation des opérations liées
à la surveillance des risques de toute nature associés aux
opérations ;
v' Vérifier, selon une périodicité
adaptée, la régularité et la conformité des
opérations, le respect des procédures et l'efficacité des
dispositifs prévus dans l'alinéa précédent, en
particulier, leur adéquation à la nature de l'ensemble des
risques associés aux opérations ».
A la banque nationale d'Algérie, la terminologie retenue
pour distinguer ces deux types de contrôles est la suivante :
v' « les contrôles réguliers avec un
ensemble de moyens mis en oeuvre en permanence » sont définis comme
les « CONTROLES DE PREMIER DEGRE » ; il s'agit de l'ensemble des
contrôles décidés et placés sous la
responsabilité directe des hiérarchies opérationnelles qui
en vérifiant la bonne exécution et l'utilisation ; ces
contrôles, décidés, mis effectivement en oeuvre,
révisés ou actualisés en permanence peuvent être
manuels ou automatisés (intégrés aux systèmes),
réalisés à posteriori ou à priori ;
v' « les vérifications, selon une
périodicité adaptée de la régularité et de
la conformité
des opérations » sont définies comme
les « CONTROLE DE SECOND DEGRE ».
La nature de ces deux grandes familles de missions est
définie ci-après.
1 Circulaire n°1926 du 28/01/2007, Reporting de
contrôle de premier degré au niveau de l'agence.
II - Le contrôle de premier degré au niveau de
la DRE
Compte tenu des spécificités de
l'activité bancaire, l'ensemble des risques afférents à
l'ensemble des activités de la banque (y compris les risques
opérationnels) doit être recensé, puis
évalué, surveillé et supervisé par les
hiérarchies opérationnelles.
C'est à partir de ce recensement, de l'importance que
les hiérarchies opérationnelles attribuent à chacun des
risques (sous validation de l'exécutif, notamment parce que certains
risques sont transverses), que les contrôles de premier degré
doivent être détermines.
Ils doivent être permanents (le plus souvent possible
intégrés aux systèmes informatiques notamment) et
réguliers, réalisés dans et par l'ensemble des
unités de la banque pour garantir la régularité et la
sécurité des opérations qui leurs sont confiées.
Ils doivent être exercés par des collaborateurs
suffisamment qualifiés, en nombre et disposant de moyens
nécessaire et adaptés à la taille et aux activités
de la banque.
La qualité de ces contrôles, leur
réalité, leur analyse doivent être surveillées et
portées à la connaissance des hiérarchies
opérationnelles.les anomalies les plus graves ou récurrentes
mises en lumière à l'occasion de ces contrôles doivent
donner lieu à des actions correctrices à l'initiative de ces
mêmes hiérarchies.
Ces contrôles de premier degré sont assurés
au niveau de la DRE. II-1) La DRE : Direction du réseau
d'exploitation
1) Définition
S'occupe d'une manière générale du suivi du
déroulement des opérations effectuées au niveau des
agences qui lui sont rattachées et les et les différents
départements de la DRE.
2) Organisation 2-1) DGAB :
département chargé de la gestion du budget administratif.
Ce département a pour mission essentielle la gestion des
moyens humains et matériels de la DRE ainsi que les budgets y
afférents.
2-2) DPAC : département
chargé de la promotion et l'animation commerciale :
La mission du DPAC et d'augmenter la production et la
rentabilité de la banque, notamment par un accroissement des
dépôts, contre partie des crédits et par la promotion des
produits et services mis à la disposition de la clientèle, c'est
la véritable « plaque tournante » des informations de la
DRE.
2-3) Département
crédit
bonne exécution de l'ensemble des opérations de
crédits exécutées au niveau des agences rattachées
à la DRE.
2-4) Département contrôle :
Contrôle du premier degré
Ce département fut crée suite à la
circulaire n°1789 et ce, en remplaçant la cellule de contrôle
prévue auparavant. Il est chargé du contrôle du premier
degré au sein de chaque DRE, et il agit sous l'autorité directe
du directeur.
a) Organisation et attribution
Le département de contrôle est organisé en
deux cellules :
> Une cellule sédentaire : chargée du
contrôle à distance, composée de deux (2) contrôleurs
au moins ;
> Une cellule itinérante : chargée des
interventions et missions sur place et de l'élaboration des rapports de
contrôle, composée de deux (2) brigades de deux (2)
contrôleurs chacune, au moins.
La nouvelle organisation vise :
· Une assistance accrue des services de la DRE et des
sièges qui lui sont rattachés ;
· Une meilleure prévention contre les
opérations irrégulières ou tout risque lié aux
opérations bancaires ;
· Un contrôle complémentaire par rapport
à celui réalisé par l'inspection générale
;
· Une célérité dans la prise des
mesures appropriées.
b) Missions Dans le cadre de ses missions et
interventions, ce département doit s'assurer que :
v' Les instructions et procédures sont bien comprises et
appliquées ;
v' La gestion est saine, régulière et efficace
;
v' Les règles de bonne organisation et l'utilisation
judicieuse des moyens mis à la disposition des services de la DRE, et
des sièges qui lui sont rattachés sont observées ; v' Les
prestations rendues soient de qualité ;
v' Les contrôles hiérarchiques et fonctionnels sont
correctement et régulièrement accomplis ;
v' Les observations et constatations relevées par les
organes de contrôle (interne et externe) soient réellement prises
en charge et régularisées.
c) Champ d'intervention
Le département contrôle de la DRE exécute le
programme d'intervention tel qu'établi par le DRE ou les missions
spéciales qui lui sont confiées par le DRE au niveau :
· Des sièges rattachés à la DRE ;
· Des services de la DRE, en cas de
nécessité.
Toutefois, les contrôleurs ne doivent, en aucun cas :
v' Assurer l'intérim des services et des sièges
dés leur affectation au contrôle ;
v' Contrôler les services et sièges dont ils
avaient la charge avant leur affectation au contrôle.
d) Nature et périodicité des
interventions
Les missions du contrôle de premier degré sont
exécutées :
+ A distance ; + Sur place.
+ Le contrôle à
distance
Le contrôle à distance vise :
-L'exploitation des états périodiques transmis par
les structures de la banque tels que:
· Les statistiques de la direction de la
comptabilité ;
· Les états de comptes de chèques
débiteurs ;
· Relevé des comptes des existences CT100 (mensuel)
;
· Etats des suivis de risque (mensuel, semestriel, et
annuel) ;
· Etat quotidien d'émission de chèques de
banque (traitement mensuel) ;
· Points de surveillance de commerce extérieur
(mensuel) ;
· Etat de reporting du contrôle de 1er
degré (quotidien, mensuel, trimestriel, semestriel et annuel).
-La collecte, le traitement et la communication des
informations nécessaires à l'engagement des missions sur place et
la préparation de ces missions avant leur déclenchement ;
-La saisie, l'édition des rapports de contrôle
et leur transmission aux structures concernées notamment la DER,
l'inspection de contrôle et d'intervention ou d'inspection
régionale compétente ;
-L'exploitation et le suivi d'effets des rapports
élaborés par les organes de contrôle interne ou externes
;
-La tenue et la mise à jour du recueil des circulaires et
sa diffusion aux services de la DRE et aux sièges qui lui sont
rattachés ;
-La tenue et la mise à jour du fichier de contrôle
du premier degré et l'inspection générale des
sièges et services de la DRE ;
-L'aspect sécurité sous toutes ses formes ;
-L'élaboration du rapport d'activité du département.
+ Le contrôle sur place
Le contrôle sur place est basé sur des :
Missions ponctuelles ; Missions de suivi ; Missions
spéciales.
Les missions ponctuelles
Les missions ponctuelles consistent en un traitement
intégral d'un (1) ou de trois (3) thèmes au plus.
Les thèmes à traiter et les objectifs visés
sont déterminés dans la partie (thèmes de mission
ponctuelle)
Les missions ponctuelles doivent :
v' Etre limitées dans le temps, leur durée ne
doit, en aucun cas, dépasser quinze (15) jours ;
v' Faire l'objet d'un rapport et d'une réponse du
siège ou du service visité.
La réponse doit parvenir à la DRE dans les dix
(10) jours qui suivent la notification du rapport. Ce délai ne peut, en
aucun cas, dépasser les quinze (15) jours, sauf justification et
après accord du DRE.
Les missions de suivi
Les missions de suivi traitent de :
v' L'application des mesures arrêtées après
contrôle effectué par l'inspection, le contrôle du premier
degré ou tout organe de contrôle externe ;
v' La mise en oeuvre du plan de redressement prioritaire
arrêté lors des réunions de clôture ;
Elles sont d'une durée ne devant, en aucun cas,
excéder cinq (05) jours, elles sont sanctionnées par un rapport
indiquant, pour chaque siège ou service contrôlé :
· Les mesures décidées et non
appliquées ainsi que les difficultés ou causes n'ayant pas permis
leur application ;
· Les solutions ou toutes autres recommandations et
suggestions de nature à résorber les insuffisances et
améliorer la gestion du siège ou service.
En tout état de cause, tout siège devra faire
l'objet d'un minimum de deux visites, au moins, par exercice. On entend par
visite, l'exécution d'une mission ponctuelle.
Le caractère spécial des missions découle
de :
· La nature de l'opération à contrôler
non prévue au programme prévisionnel annuel ;
· L'urgence à prendre en charge la ou les situation
(s) induite (s) par cette opération.
En cas de difficultés rencontrées dans le
traitement de l'opération et/ou de ses développements et
ramifications, il pourra être fait appel, sur rapport spécial
circonstancié et motivé, à l'inspection de contrôle
et d'intervention ou à l'inspection régionale
compétente.
Les missions spéciales traitent :
v' Erreurs de caisse ;
v' Opérations irrégulières ;
1' Etablissements frauduleux des documents de banque ou de leur
disparition, perte ou vol ;
v' Réclamation de la clientèle ;
v' Situation particulières signalées.
Elles sont d'une durée réduite au maximum, toute
mission spéciale est sanctionnée par un rapport devant :
v' Préciser les conditions dans lesquelles a
été exécutée l'opération ou les motivations
de la réclamation ;
v' Délimiter, si possible, les responsabilités
;
v' Préciser les causes ayant favorisé
l'opération et proposer les solutions ou émettre des
recommandations et suggestions de nature à éviter son
renouvellement.
e) Les rapports
Quelle que soit sa nature, toute mission est
sanctionnée par un rapport. Le rapport est établi sur
imprimé officiel de la banque de contexture similaire à celle
utilisée par l'inspection générale.
Il doit préciser dans une page de garde :
o Le siège ou le service contrôlé ;
o La nature et l'objet de la mission ;
o Les noms, prénoms et grades des contrôleurs ;
o La période d'intervention ou de mission ;
o La période contrôlée qui ne doit, en aucun
cas, être inférieure à trois (3) mois et supérieure
à six (6) mois.
Les contrôleurs doivent s'atteler à :
v' Eviter la reproduction des termes des correspondances
(à remplacer par une synthèse
avec indication de sa référence), de situations
détaillées (à remplacer par une
vérification de la conformité entre situation
théorique et situation réelle) ; v' Rechercher l'origine de tout
écart ou discordance comptable ;
v' Evaluer le préjudice éventuel ;
v' Recueillir les propositions et faire des recommandations
ou suggestions de nature à améliorer la gestion ou à
contrecarrer le renouvellement des opérations
irrégulières, anomalies ou autres insuffisances.
Les rapports de missions ponctuelles donnent lieu, en attendant
les réponses du service ou du siège contrôlé,
à l'établissement d'une synthèse devant indiquer :
· Le service ou le siège contrôlé ;
· Les principales observations et constatations
relevées ;
· Les principales suggestions et recommandations
émises.
Cette synthèse est transmise pour exploitation et prise
de mesures, éventuellement, au plus tard, dix (10) jours après la
fin de la mission, à :
> L'inspection de contrôle et d'intervention ou
l'inspection régionale compétente ; > La DRE.
Tout rapport de mission est transmis par le DRE, à :
> La DER, qui est chargée de :
v' Assurer son exploitation ;
v' Lui réserver les suites qui s'imposent en
saisissant éventuellement les directions concernées par les
solutions, recommandations et suggestions proposées ;
> L'inspection de contrôle et d'intervention ou
à l'inspection régionale compétente pour exploitation et
suivi.(1)
1Circulaire BNA n° 1789 du 09/09/1999 ;
contrôle de premier degré.
DIRECTION DU RESEAU D'EXPLOITATION
SECRETARIAT
DGAB
DPT CREDIT
DEPT
CONTROLE
DPAC
Source : Documents internes BNA
Schema n°04 :Ormanieramme de la
DREW
Chapitre III : Le controle interne bancaire an niveau de
la BNA 109
lAnnexe n°12 : Organigramme DRE Bouzareah .
Agence BAB EL OUED -629-
Agence PORT-SAID -628-
AP LIBERTE -
605-
Agence BOLOGHINE -
608-
AP ZIROUT YOUCEF -620-
AP
BOUZAREAH -
627-
AP TELEMLY
-602-
AP CHE GUEVARA -599-
II- 2) Contrôle du premier degré des
opérations de Comex : cas Credoc
Dans le cadre de l'application des dispositions du
règlement banque d'Algérie n°02-03 du
14/11/2002(1), portant sur le
contrôle interne des banques et des établissements financiers,
notamment celles relatives au système de contrôles des
opérations et des procédures internes, un nouveau palier de
contrôle des opérations de commerce extérieur est
institué.
Le contrôle doit porter sur la régularité
et la conformité des opérations de crédits documentaires
réalisés par les agences sur les plans, engagements, constitution
de provision et perception des commissions et ce, conformément aux
dispositions de la circulaire n°1789 du 19/09/1999.
Afin de permettre au département contrôle
d'effectuer le suivi et le contrôle appropriés des
opérations de Comex (Credoc), les agences doivent transmettre les
documents repris ci-après :
L'agence joint à l'appui de la copie de la demande de
crédit documentaire modèle Se-Mar 205bis (feuille5),
adressé actuellement à la DRE de rattachement, les documents
suivants :
1' Une copie de la facture pro-forma ou du contrat dument
domicilié ;
1' Une copie de bordereaux MC10, pour la constitution de la
provision et la perception des commissions (feuillet 3) ;
v' Une copie du Swift adressé à la D.O.D
(Direction des opérations diverses) ;
L'agence est tenue de renseigner et de transmettre
mensuellement à sa DRE de rattachement un état de surveillance
des opérations de Comex conformément au modèle I joint en
annexe.(2)
Le département contrôle de la DRE doit confirmer
mensuellement les contrôles opérés en renseignant les
états de reporting « points de surveillance fondamentaux »
prévus pour chaque nature d'opérations dans le tableau
modèle II (3), ainsi que la fiche d'action
modèle IV (4).
Les états cités ci-dessus dument renseignés
et revêtus des signatures du DRE et du chef de DPT contrôle doivent
être adressés mensuellement aux structures ci-après :
1' La direction de l'encadrement du réseau pour
exploitation DER ;
v' La direction de la gestion des risques (DGR) pour
exploitation et analyse du risque ;
v' La direction de l'audit interne (DAI) pour exploitation ;
v' L'inspection régionale (IR) pour exploitation ;
v' L'inspection régionale (IG) pour centralisation et
analyse ;
1' La supervision du contrôle interne (SCI) pour
consolidation et commentaires sur les résultats du contrôle.
La SCI doit après consolidation, communiquer ses
commentaires à monsieur le PDG et au comité d'audit.
(1)
1 Annexe n° 13 : règlement 02-03 de la banque
d'Algérie.
2 Tableau n° 06: points de surveillance fondamentaux
Modèle I.
3 Tableau n°07 : points de surveillance fondamentaux
Modèle II
4 Tableau n°08 : points de surveillance fondamentaux
Modèle IV
NB : Au niveau de la DRE Bouzareah (194) ;
on n'a pas pu participer a des missions sur place, car la cellule
itinérante (qui intervient sur place) n'existe pas à cause
d'insuffisance d'effectifs.
Sur la base des états (reporting) reçus des
DRE, la Direction de l'Audit Interne analyse les dysfonctionnements et les
risques ; et élabore la « fiche d'appréciation et de prise
en charge » qu'elle transmet à la SCI avant le 30 du mois suivant
de la période considérée. (2)
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