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La communication au service du management. Cas de l'ETAP( Télécharger le fichier original )par Thomas André TCHAMGA NTICHI Faculté méditerranéenne libre de Tunis - Master professionnel en management et stratégie des entreprises 2012 |
Rapport de Stage : La Communication au Service du Management
2011-2012
Je dédie ce travail à :
Tchamga Ntichi Thomas André, Master Pro Stratégie et Management : ntichithomas@ hotmail.com Page 4
INTRODUCTION GENERALEQue signifie concrètement agir comme un dirigeant « compétent » ou être un « bon » dirigeant ? Diriger est une tache exigeante, d'autant plus au cours des dernières années, les changements importants ont touché aussi bien l'environnement externe que le milieu interne des organisations. La nécessité de s'adapter à ces changements pousse les dirigeants à chercher des approches et des techniques de gestion nouvelles, voire plus appropriées. Cependant, la prolifération des nouveautés en matière de gestion laisse perplexes un grand nombre de personnes. En effet, le mouvement n'est pas simplement l'une des disciplines ou fonctions administratives, c'est un domaine complexe qui touche toutes les fonctions et les niveaux hiérarchiques, depuis la haute direction jusqu'aux opérations de base. Afin d'atteindre ses objectifs, l'entreprise doit mettre à la disposition de son personnel toutes les informations relatives à son fonctionnement. C'est à travers une meilleure communication que les objectifs sont atteints. Enfin de compte l'utilisation de la communication permet de faire passer des informations pertinentes qui circulent du bas vers le haut de la hiérarchie et ainsi que dans le sens contraire. La communication devient alors un avantage concurrentiel et de compétitivité pour les entreprises qui la développent et la canalisent à travers la structure entière, et pour l'atteinte des objectifs. Les techniques de Management qui pourront être appliquées par les Managers doivent être perçues par les salariés à travers une communication limpide, mieux adaptée à l'environnement structurelle de l'entreprise, en interne et en externe. C'est ainsi que la communication est d'une importance stratégique dans le processus de Management. Afin de démonter cette importance, ce travail sera divisé en trois chapitres : - Chap. 1 : Etude Théorique du «Management» et «Communication» - Chap. 2 : Etude Empirique de la Communication - Chap. 3 : La Communication comme Elément Essentiel du Management Donc dans ce modeste travail on essaiera de montrer comment la Communication joue un rôle primordial au service du Management. Par la suite, une brève Conclusion sera proposée et enfin les avantages, les limites du stage et les recommandations boucleront ce rapport.
CHAP. 1 : ETUDE THEORIQUE DES THEMES« COMMUNICATION » ET « MANAGEMENT »Introduction :Cette partie du travail est consacrée à une étude théorique de la Communication et du Management. Elle sera divisée en trois sections comportant chacune deux grandes parties. > Section 1 : Définitions, Typologies et Théories de la Communication > Section 2 : Définitions, Typologies et Théories du Management Section 1 : Définitions, Typologies et Théories de laCommunicationI- Définitions de la CommunicationDéfinition 1 : « La Communication est un processus dynamique par lequel un individu établi une relation avec quelqu'un pour transmettre ou échanger des idées, des connaissances et des émotions soit oralement ou par écrit ou par un système autre de signe, geste, musique, dessin » (Turki Ahmed, 2010) Définition 2 : « Communiquer, c'est échanger des différences et s'enrichir, soit pour construire une interprétation commune, soit pour mieux repérer les différences, soit les deux à la fois.» (Maguy, 1989) II- Typologies de la Communication> Interpersonnelle : met en relation 2 personnes. Elle se réalise soit en directe : entretien d'embauche, interrogation orale. soit indirect par l'intermédiaire d'outils qui permettent à deux personnes d'entrer en relation. > Communication de groupe (plus que 2 personnes) : une personne qui s'exprime face à un groupe, un groupe qui s'exprime face à une personne, un groupe qui s'exprime devant un autre. Ex : Réunion, Groupe de Projet > Communication homme-machine : c'est une relation entre l'homme et une machine Ex : une personne qui regarde la télévision, une secrétaire qui utilise un ordinateur. > Communication d'entreprise : c'est l'ensemble des actions de communication qui visent à promouvoir l'image de l'entreprise vis-à-vis de sa clientèle et différents partenaires.
> Communication commerciale : c'est l'ensemble des messages émis par une organisation vers une cible (consommateur, prescripteur d'achat, revendeur...) et dont la finalité est de créer ou de maintenir une relation avec elle et influencer le comportement d'achat. > Communication de Masse : c'est l'ensemble des techniques qui permettent à un acteur de s'adresser à un public nombreux. Tableau récapitulatif
E : Emetteur R : Récepteur III- Les Théories de la Communication1) La Communication CybernétiqueL'approche cybernétique de la communication est née avec l'école de Palo Alto, dont la vocation, éloignée des préoccupations du Web, était l'explication des communications interpersonnelles pour des finalités quasi thérapeutiques. Toutefois, elle laisse un certain nombre d'axiomes et de modèles dont l'examen mérite notre attention. Il est vrai, par exemple qu'une classe d'étudiants de 20 ans à qui on demande ce qu'est la cybernétique, répondent inéluctablement qu'il s'agit d'Internet. Internet est- il aussi cybernétique que cela ? Watzlawick, Helmick-Beavin et Jackson (1975), définissent les axiomes fondateurs de la cybernétique comme suit : Axiome 1 : on ne peut pas ne pas communiquer, car chaque individu se comporte, on ne peut pas ne pas se comporter, ne rien faire, ne rien dire, sont des formes de comportements. Comme le comportement a valeur de message, on ne peut pas ne pas communiquer. Si cela est vrai dans la relation entre individus, qu'en est- il de la relation d'un internaute avec un site, ou une bannière publicitaire ? Le comportement qui consisterait à ne pas cliquer sur une bannière ou ne pas aller sur une page peut être connu par l'émetteur si celui-ci a habilement placé des espions (cookies) sur votre poste. Ainsi contrairement aux média classiques qui pour la plupart ne connaissent pas votre mode d'usage ou de non-usage du support, celui-ci permet de savoir comment vous circulez, quand vous cliquez sur une bannière vous êtes repérés et enregistrés.
Ainsi, on peut dire que vous ne pouvez pas ne pas communiquez dès lors que vous êtes sur le net. Axiome 2 : Toute communication présente deux aspects, le contenu et la relation, le second englobant le premier. En effet, dans une communication il y a un message et un contexte de circulation de ce message. Par exemple, si l'heure, la date et le contenu d'une réunion constitue le message, la qualité de l'émetteur, ainsi que l'adjonction d'un terme comme « impératif » constitue des informations sur la relation entre l'émetteur et le récepteur. Ainsi, sur le net, les messageries et les bandeaux contextuels ne sont efficaces que s'ils tiennent compte du contexte de la relation : qui est celui à qui je m'adresse ? Axiome 3: La nature de la relation dépend de la ponctuation des séquences de communication entre les partenaires. Sur le Web, les forums et chats constituent un bel exemple de communication cybernétique car proche du dialogue. La seule limite est l'absence de méta communication (non verbale, gestuelle, mimique...) qui est un phénomène important dans l'approche de l'école de Palo Alto. Même si cette limite est compensée par des symboles constituant un langage d'humeur inventé pour la circonstance (...), l'aspect cybernétique reste pauvre avant que la visioconférence soit suffisamment légère dans sa mise en oeuvre pour rendre compte d'une réelle relation. Pour la communication publicitaire, il est vrai que de merveilleuses perspectives semblaient offertes dans le sens d'une communication interactive. La réalité est toute autre, les panneaux interactifs sont rares. Mais demain on peut imaginer, à travers des systèmes de renseignements de bon gré (sondages, fenêtre de renseignements) ou malgré (cookies, systèmes espions) envoyer des messages précis, adaptés et voulus par la cible. La publicité pourra alors entrer dans l'air de la communication cybernétique. On le voit, l'aspect cybernétique (action-réaction) reste sur le web réservée aux outils tels que les forums et les chats qui aujourd'hui s'apparentent au courrier postal plus qu'au dialogue. La publicité sur le net dans sa définition limitée aux bandeaux et sponsor de sites reste plus proche d'une technique persuasive basique pour ne pas dire ancestrale. Toutefois, les bandeaux dits extensifs, demandant à celui qui clique de renseigner une fenêtre interactive, permettant l'envoi de message adapté reste à développer. Une autre forme de publicité adaptée, mais envoyé sans l'avis de l'internaute existe ; il s'agit par exemple des interstitiels, qui sont des fenêtres qui apparaissent en fonction d'un mot clé saisi sur un moteur de recherche. Ainsi, la conception cybernétique de la communication publicitaire sur le Web perd tout son intérêt. Va-t-on pour autant revenir à une communication du même type que les grands media (télévision, presse, affichage, radio, cinéma) ? 2) L'« Ecole de Palo Alto » (ou Chicago)Le Collège invisible de Palo Alto a définitivement réfuté le modèle télégraphique de Shannon et Weaver en lui substituant un modèle que l'on pourrait qualifier d'« orchestral », dans lequel chaque personne impliquée dans un acte communicatoire joue sa propre partition. Il s'agit évidemment d'un modèle beaucoup plus ouvert à une approche systémique en écho avec les avancées de la biologie cellulaire et les travaux de Ludwig Von Bertalanffy. Les travaux de Gregory Bateson (double contrainte), de Ray L. Birdwhistell (anthropologie de la parole et de la gestualité en supplément de l'anthropologie de la langue, notamment dans son interprétation du célèbre film Doris et la recherche des kinèmes), d'Edward T. Hall sur la proxémique (distance physique des interlocuteurs) ou de Paul Watzlawick se sont insérés dans le courant structuraliste, au moins au sens où le structuralisme se situe comme une « science sociale de l'observé ».
Plus proches de l'approche exposée ici, on trouve les recherches d'Erving Goffman sur La présentation de soi, elles-mêmes en filiation directe des enseignements de Georges-Herbert Mead au premier quart de ce siècle proposant une théorie de la formation sociale du soi (Self) : « comme instance où l'individu prend conscience de lui-même en se plaçant aux divers points de vue des membres de son groupe (comme dans un jeu de rôles). ». La filiation peut remonter encore plus loin puisque, pour le même auteur : «derrière cette idée, on retrouve le philosophe et psychologue William James qui écrivait en 1890 : «Un homme a autant de«soi sociaux» qu'il y a de groupes distincts de personnes dont l'opinion lui importe.» » Cette conception de l'interactivité du feedback sélectif, n'est qu'une reprise moderne des conseils que Léonard de Vinci donnait à ses disciples : « Ecoute toujours avec patience l'opinion d'autrui, en essayant de bien comprendre si ton censeur a raison ou non de te blâmer : si tu penses que c'est oui, corrige ton oeuvre, sinon, fais semblant de ne pas l'avoir entendu. Enfin, si le censeur est une personne que tu estimes, explique-lui pourquoi il se trompe. » On retrouve à presque cinq siècles d'écart une attitude commune de repérage des «opinions qui importent », preuve que la rétroaction est infiniment complexe et ne pourrait se ramener à un schéma télégraphique même élargi et fortement amendé dans le sens d'un « interactionnisme » de plus en plus accepté. 3) La théorie de l'encodage et de la rétroaction selon B. Westley et M. MacLeanLe médiateur (C) intervient directement dans la transmission. Il ajoute ou il retranche des significations, et à ce titre, il est co-auteur. Marshall McLuhan, plusieurs années auparavant, avait avancé sa célèbre proposition, autrement révolutionnaire selon laquelle : « The Medium is the Message ». Dans le schéma de Westley et MacLean, le médiateur cherche à tenir compte simultanément des champs sensoriels - on n'oserait pas dire sémantiques - de l'émetteur et du récepteur. Il cherche à les faire coïncider le plus étroitement possible. A ce titre, avec sa récursivité et ses nombreuses boucles de rétroaction, le médiateur préfigure la fonction des interfaces utilisateurs expertes qui seront l'application des systèmes experts et de l'intelligence artificielle aux dialogues homme-machine pour rendre ceux-ci plus conviviaux. A la limite, des ingénieurs sociaux, humains ou artificiels se chargeraient de faciliter la communication en l'expurgeant de toute difficulté, de toute aspérité, de tout risque d'incompréhension. Encore heureux qu'il soit presque impossible de parvenir à une telle perfection des systèmes, sous peine de voir ressurgir le socialisme culturel auquel nous faisions allusion (et qui n'a rien à voir avec le socialisme politique). 4) La théorie de la rétroaction de ThayerLa conclusion est apportée par Lee Thayer, pour lequel le récepteur est « créateur de tout message ». La boucle est bouclée. Le retournement de perspective est complet. Là encore, comme en physique expérimentale où on accumule la découverte de nouvelles particules (et toutes proportions gardées !), on manque de vision théorique d'ensemble permettant dans un premier temps de décrire ces phénomènes et ensuite de prévoir quelques événements, au sens de la prévision en sciences sociales bien entendu...
Pour Thayer, c'est le récepteur qui trouve en lui-même le message à partir des stimuli que le processus de communication a rayonné, au sens d'un rayonnement électromagnétique. Ce modèle socratique est assimilable à l'approche maïeutique en matière d'apprentissage. Il trouve cependant vite ses limites en minorant trop l'activité de l'émetteur. Tchamga Ntichi Thomas André, Master Pro Stratégie et Management : ntichithomas@ hotmail.com Page 9
Thayer et d'autres théoriciens ne posent pratiquement jamais la communication en acte de pouvoir vis-à-vis de l'information. Pour eux, l'univers de la communication est évangélique ou rousseauiste. Malheureusement pour ce genre de théorie, les êtres humains ne sont pas des anges. Ils cherchent à obtenir ou à maintenir leur pouvoir, au travers de toutes les rhétoriques de l'influence. Le schéma de Thayer doit être revu et corrigé par les études de Georges Gerbner sur l'influence à long terme de la télévision. Ainsi lorsque Thayer parle de sens recréé par le récepteur, il convient de ne pas perdre de vue que cette recréation est elle-même le produit des influences et des interactions préalables ayant activé les processus d'identification, de projection et de transfert. IV-Les composantes de la Communication :Emetteur : Celui qui transmet l'information Récepteur : Celui ou ceux à qui le message est destiné Message : composé des informations transmises.
Bruits Différences culturelles, absence de rétroaction, conséquence de la position hiérarchique, etc. V- Les sens de la communication
VI- Les moyens ou supports de communication:
Section 2 : Définitions, Typologies et
Théories du
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fournissent l'infrastructure du groupware, tandis que des logiciels spécifiques - le plus utilisé est Notes de Lotus - assurent le stockage, le traitement et le partage des connaissances. Ils gèrent également des forums de discussion thématiques destinés aux échanges de vue et à l'élaboration de projets.
III - Les Théories du Management
Le but de l'école classique du Management est la division du travail de façon à augmenter la productivité. Elle ne prend pas en considération l'intérêt de l'homme au travail.
> F.W.Taylor (1856 - 1915) : L'Organisation Scientifique du Travail L'essentiel de l'OST repose sur 3 principes :
- La division du travail et la spécialisation des tâches : il doit avoir une distinction entre concepteurs (bureaux d'études) et les exécutants.
- La parcellisation des tâches : c'est la décomposition du travail en éléments très simples pour qu'ils soient facilement à exécuter.
- La rémunération en fonction du rendement : correspond à une prime liée au rendement (efficacité). Selon Taylor la prime seule est le principal moteur de motivation.
> Henri Fayol (1841 - 1925) : Le Principe Administratif
Le principe administratif classe les activités des entreprises en six fonctions
- Technique (Fabrication)
- Commerciale (Vente)
- Financière (Comptabilité, gestion)
- Comptable (Bilan, inventaire)
- Sécurité
- Administration (Prévoir, organiser...)
On évolue dans une hiérarchie, et plus la fonction administrative prendre de l'importance. Fayol propose la théorie POCCC (Planifier, Organiser, Contrôler, Commander, Coordonner) pour administrer les hommes.
> M. Weber (1864 - 1920) : La Bureaucratie
Weber considère que pour manager, il faut appliquer la bureaucratie, qui correspond à trois styles de direction :
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- Style Charismatique : il s'agie d'un leader qui possède d'énormes compétences et qualités personnelles. Weber montre l'inefficacité de ce type en expliquant que si le leader venait à tomber, il emporterait son organisation avec lui dans sa chute.
- Style Traditionnel : il est défini sur les styles précédents, par le biais d'héritage de l'entreprise commerciale. Le dirigeant hérite l'autorité attachée au statut de dirigeant mais les coutumes peuvent être rejetées. En fait, pour Weber, il n'existe qu'un seul type.
- Style Rationnel ou Bureaucratique : Les caractéristiques de ce type sont :
· Les membres de l'organisation sont personnellement libres
· L'autorité est exercée à l'aide de procédures impersonnelles
> Elton Mayo (1880 - 1949) : Le père des Relations Humaines
Son expérience qui a abouti à la découverte des facteurs sociaux, qui a duré 5 ans, s'est déroulée dans une entreprise de fabrication de téléphones "Western Electric", dans l'atelier d'Hawton.
Au départ, son étude portait sur les causes de la fatigues, des accidents de travail, des hausses d'absentéisme... en bref, les conditions physiques de travail. Il a constitué deux groupes de travail de 6 femmes de façon libre (par affinité).
Le groupe A est le groupe expérimental et le groupe B le groupe témoin. Le groupe A disposait des meilleures conditions de travail (éclairage, température, rémunérations...), le groupe B des conditions de travail initiales.
Le groupe A connaissait une croissance de la productivité. Il en était de même pour le groupe B. Les conditions de travail du groupe A ont ensuite été dégradées, la productivité augmentait toujours.
En général, lorsqu'un sujet est observé, il modifie son comportement. La production à augmenter car la direction s'intéressait à l'équipe et non pas grâce aux conditions de travail. Il y a émergence de l'importance des relations interpersonnelles. Chaque groupe est devenu une équipe homogène avec ses propres objectifs, la satisfaction de chaque membre vient de la composition du groupe.
Lorsque la participation et la discussion s'établissait, les conditions physiques de travail avaient peu d'importance. Le travail effectué par un individu dépend tout d'abord de sa capacité sociale. Mayo a conclut qu'il faut intégrer chaque individu dans son groupe.
> A. Maslow (1908 - 1970) : La Pyramide des Besoins
Maslow considère que les besoin exprimés par un être humain peuvent être hiérarchisés sous une forme pyramidale.
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Les besoins physiologiques correspondent aux besoins de manger, dormir, boire... qui ne peuvent être satisfaits uniquement grâce au salaire.
· Les besoins de sécurité correspondent aux besoins de travailler dans de bonnes conditions physiques, avoir un minimum de sécurité au niveau de l'emploi.
· Les besoins sociaux (ou besoin d'appartenance à un groupe).
· Les besoins d'estime correspondent aux besoins de reconnaissance (du travail notamment)
· Les besoins de réalisation de soi correspondent aux besoins de visibilité en termes d'évolution de carrière.
> F. Herzberg (né en 1923) : L'enrichissement des tâches et la théorie des deux facteurs
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Selon ses propres termes, un individu qui n'est pas insatisfait n'est pas forcément satisfait. Il considère que les facteurs d'insatisfaction peuvent être considérés comme des facteurs d'hygiène. Il précise : "Si le manque d'hygiène entraîne la maladie, sa présence n'assure pas la santé".
Pour être satisfait, il faut d'abord ne pas être insatisfait. C'est pour cette raison que l'on dit que les facteurs de satisfaction ont un effet cumulatif, ils peuvent entraîner de la motivation lorsque les facteurs d'insatisfaction sont gommés.
· Si (1) et (2) n'existent pas : il y a insatisfaction.
· Si (1) n'existe pas et que (2) existe : il y a insatisfaction.
· Si (1) existe et que (2) n'existe pas : il n'y a ni satisfaction ni insatisfaction.
· Si (1) et (2) existent : il y a satisfaction, pouvant entraîner une motivation.
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Par ailleurs, Herzberg préconise l'enrichissement des tâches, à ne pas confondre avec l'élargissement ou la rotation des tâches. En effet, l'élargissement ou la rotation des tâches correspond à la théorie X du management. Il consiste à confier à un opérateur donné, sur plusieurs postes de travail, des tâches aussi inintéressantes les unes que les autres. L'enrichissement des tâches consiste en revanche selon Herzberg à confier à un opérateur donné sur son poste de travail les tâches suivantes :
· Tout d'abord en amont le travail de préparation.
· Puis le travail d'exécution.
· Enfin en aval, la tâche de contrôle.
> Mac Gregor (1906-1964) : Les théories X et Y
Mac Gregor est l'inventeur des termes X et Y pour différentier l'école classique de l'école des Relations Humaines.
Mac Gregor reproche à certains manageurs de fonctionner selon une théorie nommée X constituée des hypothèses suivantes :
· L'homme ordinaire éprouve une aversion innée au travail, il n'aime pas le travail et fait tout pour l'éviter.
· Il faut, pour qu'il puisse travailler, le contraindre, le contrôler, lui imposer des objectifs et le menacer de sanctions.
Mac Gregor considère que "cet homo-sapiens désire la sécurité et n'aime pas la responsabilité, il faut lui appliquer la Direction Par Objectif.". En s'inspirant de la pyramide de Maslow, Mac Gregor propose la théorie Y. En effet, il consiste en le fait qu'il existe une part importante de personnes qui peuvent se diriger elle-même et se contrôler lorsqu'elles travaillent pour des objectifs envers lesquels elles se sentent responsables. Elles aiment être responsabilisées car elles y voient un enrichissement et la réalisation de soi. Il faut leur appliquer la D.P.P.O. (Direction Participative Par Objectif).
Cela consiste à faire participer les collaborateurs à la négociation des objectifs, ces derniers s'engageront à les atteindre.
Avec la théorie Y, apparue la théorie de la motivation. Selon cette dernière, on ne motive pas une personne, on donne les moyens aux personnes de se motiver. Elles sont suffisamment responsables, elles n'attendent que les moyens de se motiver.
La fonction de management a de fait trois dimensions, humaine (faire travailler des personnes ensemble, motiver), économique (fonctionnement ou développement de l'organisation aux meilleurs conditions) et informationnelle (dont la communication) :
Le management est une activité de synthèse, qui nécessite des capacités à traiter et combiner des informations d'origines diverses, plus ou moins variées selon le contexte (financière, technique, légale, économique, politique, ...) et à agir en conséquence dans les trois dimensions.
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Management
Actions
directes du
manager
Informations
dirigeant l'action
des autres
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Informations
sur
l'environnement
Informations sur
l'organisation
Le management est mis en oeuvre dans des périmètres d'ampleur variable : un groupe, une entreprise, une activité particulière de l'entreprise, un projet, la tenue d'un magasin, ... Les actions de management ont ainsi des conséquences plus où moins importantes.
Le management s'exerce à tous les niveaux d'encadrement de l'organisation. Il est de coutume de distinguer trois niveaux :
Management stratégique ou général (direction, (( top management », définition des objectifs généraux)
Management tactique (intermédiaire, (( middle managers »)
Management opérationnel (de terrain ou d'unité, local, (( executive manager »)
Pour atteindre le but fixé par l'organisation, le manager doit suivre un processus composé de 4 phases :
La planification :
- Définition des objectifs
- Elaboration d'une stratégie globale
- Plan d'action d'intégration et de coordination des activités
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L'organisation : |
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- Définition des tâches
- Les personnes adéquates
- Le regroupement
- Qui rend compte à qui
- Le niveau auquel les décisions sont prises
La direction :
- Motiver les employés
- Administrer les activités des autres
- Choisir le canal de communication le plus probant - La résolution des conflits
Le contrôle :
- Surveiller les performances
- Les comparer avec les objectifs - Corriger tout écart éventuel
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Ce Chapitre est consacré à la partie pratique de ce travail. Cette partie présentera l'ETAP et la communication qui s'y passe dans la gestion courante de ses activités. Ce chapitre sera divisé en quatre sessions :
- Section1 : L'Entreprise Tunisienne d'Activités Pétrolières ETAP
- Section 2 : La Communication à l'ETAP
Dans le souci d'avoir une maîtrise du développement parfaite des activités pétrolières, le gouvernement tunisien a mis en place un établissement public par la loi 72-22 du 10 Mars 1972, à fonctionnalité industrielle et commerciale qui fonctionne sous la tutelle du Ministère de l'industrie, de la technologie et des PME.
A cause des changements périodiques et constants sur le marché pétrolier national et international, la fluctuation du prix des hydrocarbures, l'état crée l'ETAP pour mieux contrôler toutes les activités ayant trait aux ressources de la houille noire et du gaz. On pourra citer comme objectifs :
- La reconstitution des réserves nationales en hydrocarbure en mettant l'accent sur l'exploration du gaz.
- Le ravitaillement en énergie sur le plan national à travers des coûts acceptables et de moyens de sécurité fiable.
- L'incitation à l'exploration par la division du risque avec les opérateurs étrangers.
- La pénétration sur le plan international de l'activité d'exploration et de production par la création de l'ETAP INTERNATIONAL.
- Une vision évolutive du Management Stratégique des Ressources Humaines.
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Les missions de l'ETAP sont axées sur les activités suivantes :
- La multiplication des partenariats avec les pétroliers ayant pour but de promouvoir
l'exploration du sous-sol tunisien et d'accroître de plus en plus de partenariats avec les étrangers
- L'élaboration des travaux de synthèse géologique et d'interprétation géophysique en parallèle avec l'opérateur, la présence lors des campagnes d'acquisition sismique et au forage, la présence lors dans la négociation des permis et concessions à attribuer aux entreprises nationales et internationales, l'assemblage et la classification des donnés géologiques et géophysiques de terrain et forage acquis par les entreprises opérant en Tunisie.
Tout cela renforce la position de l'ETAP et lui donne le caractère de plaque tournante d'accès à l'information pour toutes les entreprises et afin que ceux-ci remplissent leurs missions.
L'entreprise tunisienne d'activités pétrolières (ETAP) exerce ses activités dans une partie importante de l'économie tunisienne, précisément dans le domaine de l'exploration et la production des produits pétroliers. Ce qui permet une progression des investisseurs étrangers en Tunisie dans le même secteur d'activité. Son profond désir est d'attirer un grand nombre d'opérateurs afin d'exploiter le sous sol Tunisien. L'ETAP concentre ses efforts afin de soutenir le développement et la croissance économique qui sont exagérément influencés par la balance énergétique malgré l'épuisement progressif des ressources.
L'ETAP a établi un partenariat avec des entreprises nationales et internationales dans plus de 50 permis de prospection et de recherche, associé dans plus de 20 concessions. Elle contribue par son expertise à la mise en place et au développement des entreprises filiales opérationnelles, par sa présence dans le capital d'une vingtaine de société.
a) L'Exploration :
Le développement de l'industrie pétrolière Tunisienne se fait par l'implication ardente de l'ETAP depuis sa mise en fonction. Depuis une trentaine d'années, l'implication de l'ETAP dans la plupart des découvertes lui ont octroyé de droit une quotte part de la production des hydrocarbures. L'exploration se fait sur les champs par le contrôle des puits, le forage des nouveaux puits, la contribution aux prospections et recherches des travaux sismiques, les tests du sous-sol, les tests des puits et l'analyse du sol.
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b) La Production:
La baisse constante de la nappe souterraine pétrolière pousse l'ETAP à travailler d'avantage sur des nouvelles techniques de production. L'activité gazière s'est développée récemment par la participation de l'ETAP dans la plupart des champs gaziers du pays. Le développement et l'acquisition des nouvelles techniques et des compétences technologiques permettent à l'entreprise de mieux exploiter les réserves minières. La gestion des exploitations des concessions pétrolières et gazières, et la gestion des réservoirs en cours d'exploitation, sont des missions quotidiennes de l'ETAP. Les études de maîtrise des coûts d'exploitation et d'investissement, les études de développement des découvertes d'hydrocarbure des champs marginaux et de simulations des gisements sont effectuées par les différentes équipes professionnelles de l'ETAP.
c) Le Développement:
Dès les années 1975 des laboratoires de premières utilités ont vu le jour au sein de l'ETAP afin d'assurer une meilleure gestion des associations établies, tout en restant objectivement sur la mission confiée à son soin et en s'acquérant des moyens techniques et analytiques issus des nouvelles technologies de pointes utilisées dans les autres compagnies pétrolières.
L'ETAP a pour mission de regrouper, de sauvegarder et de gérer le patrimoine en matière de données se rapportant à toutes les activités d'exploration et de production à l'intérieur du territoire nationale, de mettre en place un système d'information dans lequel circule un flux d'informations sur les données pétrolières tout en assurant le stockage, la pérennité et la sécurité ces données.
L'ETAP s'assure d'être à la pointe des nouvelles technologies permettant le bon fonctionnement et le développement de toutes les directions et ainsi que les autres compagnies pétrolières exerçant en Tunisie, ayant pour objectif le développement du domaine des hydrocarbures dans le pays.
d) Les Accords Pétroliers :
+ Contrat d'association avec les partenaires nationaux et étrangers :
Ce contrat est établi entre ETAP et les partenaires nationaux ou étrangers dans le but de mener le projet à terme en se partageant la part de responsabilité.
Comme son nom l'indique « Contrat d'association », il est établi avant tout début d'activité sur le sol tunisien. C'est un gage de confiance mutuelle que les parties expriment sur un document paraphé et signé par les représentants de chaque partie. Ce contrat est établi en respectant les points ci-après et définis tout au début du contrat (qui diffère selon le partenaire) :
- Le code des hydrocarbures (la loi régissant le code des hydrocarbures) - Les parties (ETAP et le ou les partenaire(s))
- Le permis (permis de recherche ou de prospection)
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- Les conventions particulières (conventions relatives aux travaux de recherche et
d'exploitation des gisements d'hydrocarbures dans le permis)
- Le cahier de charge (la partie chargée d'effectuer toute l'opération en vertu du présent
contrat)
- La découverte économiquement exploitable (désigne une découverte d'hydrocarbures
que l'une ou les partie(s) décide(nt) de développer et de mettre en production)
- La capacité optimale de production (qui permet la récupération optimale des réserves)
- Société ou organisme affilié (partie qui devra détenir directement 50% des droits de vote
lors des assemblées).
- Dollars (monnaie USA qui est la devise de change et de partage)
Ce contrat est établi plus précisément sur 3 grands accords qui sont :
o Accord d'opération relatif à la recherche et à l'exploitation
o Accord comptable
o Accord entre les actionnaires
Les éléments figurant dans le contrat ne sont pas standards, ils varient selon les partenaires parce que les clauses ne sont pas négociées de la même manière.
+ La convention relative aux travaux de recherche et d'exploitation des gisements d'hydrocarbures
Elle est établie entre ETAP et les mêmes partenaires qui ont signé le contrat en plus de l'autorité concédante tunisienne sur la base d'une convention type. Il s'agit d'un document qui doit être établi en même temps que le contrat.
Les entreprises tunisiennes et/ou étrangères devront bien présenter leur programme de travail et remplir tout d'abord et correctement ces principaux points sur lesquels est établie la convention.
L'ETAP se rassure que ces entreprises sont capables techniquement et financièrement avant de signer le contrat et la convention. La convention est établie dans une logique de partage de 50% chacun. Mais le pourcentage varie selon l'accord, ce n'est pas un taux fixe. Auparavant c'était une logique de débuter à 50% au minimum, mais actuellement c'est une logique de 50% au Maximum pour ETAP.
+ Le contrat et convention de partage de production
Ce contrat est établi entre ETAP en sa qualité de titulaire et d'une société X jouant le rôle d'entrepreneur de travaux sous la condition que les travaux engagés sont entièrement pris en charge par le ou les partenaire(s) tout au long de toutes les opérations. Mais au moment du partage de la production, les coûts seront déduits et l'entreprise qui est chargée du rôle d'entrepreneur de travaux prélèvera toutes ses dépenses faites en son nom qu'au nom de l'ETAP.
e) L'Activité Internationale:
L'internationalisation des activités de l'ETAP est un objectif stratégique de l'entreprise visant à assurer un accès direct à l'or noir et aux ressources gazières en acquérant des intérêts d'exploration, de développement hors du pays.
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A partir des années 1999, l'ETAP renforce le contact avec les entreprises nationales ou privées des pays partenaires mais beaucoup avec celles opérant déjà sur le sol tunisien. On pourra citer quelques entreprises nées après quelques accords et opérant en Tunisie telles NUMHYD (Tuniso-Algérienne), JOINT-OIL (Tuniso-Libyenne)...
Par ailleurs sur le plan international, l'ETAP a entrepris de voir un certain nombre d'opportunités d'investissement tel qu'au Yémen, en Azerbaïdjan et actuellement travaille sur d'autres opportunités telles qu'au Mali et en Mauritanie.
a) La Commercialisation:
L'ETAP assure la gestion de commercialisation des hydrocarbures revenant à l'Etat et l'ETAP tout en tenant compte du besoin local et assurer l'approvisionnement du pays en matière de pétrole brut au profit de la STIR et en matière de gaz naturel en faveur de la STEG.
La commercialisation des hydrocarbures peut se résumer comme suit :
· Exportation de Pétrole brut, Condensat et
Propane
· Importation de Pétrole brut et Gaz Naturel
· Cession local de pétrole brut (STIR) et gaz naturel (STEG)
b) Les Ressources Humaines :
L'ETAP intègre dans sa gestion quotidienne ses objectifs corporatifs à travers la Direction des Ressources Humaines. Elle accorde une attention particulière aux compétences. En outre la gestion des carrières, le dynamisme et l'esprit d'équipe du personnel constituent quelques principales ressources stratégiques. La DRH axe la politique sur la stimulation, le développement des compétences et la spécialisation par le biais des formations, la stabilisation des effectifs vers l'acquisition d'une plus grande expertise.
Par ailleurs l'ETAP permet à son personnel de s'épanouir grâce aux actions sociales telles que les prêts sociaux, la médecine du travail, les activités des clubs, des associations internes et les activités sportives.
c) Le Résultat Financier :
Les résultats financiers sont connus chaque fin d'années. Ce qui permet de faire une analyse sur l'ensemble des activités de l'entreprise et de définir les nouvelles lignes à suivre pour les nouvelles années. A travers le résultat financier, l'ETAP pourra redéfinir les nouveaux objectifs et mettre en place ou maintenir son système de gestion afin d'être plus compétitive et plus compétente sur le marché pétrolier national et internationale.
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d) L'Informatique :
L'ETAP s'est engagé dans l'acquisition des nouveaux équipements informatiques afin d'être à l'heure des NTIC. La gestion quotidienne des activités se fait en très grande majeure partie sur l'outil informatique, d'où une implication presque obligatoire de tout le personnel de savoir manipuler cet outil. L'ETAP a développé son Système d'Information (SI) afin de mieux gérer le flux d'information et de données qui circulent dans l'entreprise. La direction informatique se charge de développer et d'installer des logiciels pour mieux adapter la gestion des activités.
Cette partie sera consacrée au rôle de la communication dans le management proprement dit. Nous allons parler de la communication dans l'entreprise en interne et en externe, (Intranet, LOTUS,...) Par la suite, le rôle de la communication dans le management tout en démontrant comment elle affecte quotidiennement le management à l'ETAP.
Les échanges d'informations font intervenir une personne étrangère à l'établissement dans l'objectif de développer la notoriété et l'image de l'entreprise. On peut parler de quelques moyens tels que :
- Le Site Web qui permet d'accéder et de fournir les informations nécessaires.
- Le téléphone et le fax (télécopie) qui permet de recevoir et d'émettre les documents écrits
- Exploration Production Conference (EPC) qui est organisé par l'ETAP chaque deux années pour faire connaître ses activités aux publics et partenaires potentiels.
- Le Data Room qui est une base de données purement technique
- Les bons (de commande, d'achat, de livraison), les chèques, le courrier postal, les factures qui permettent à l'ETAP de communiquer avec les fournisseurs de biens et de services
La communication est directement adressée à l'attention du personnel. Les échanges d'informations se font à l'intérieur de la structure dans le but d'informer, de motiver, de créer et d'entretenir un bon climat social. Parmi Les moyens utilisés:
- Le téléphone interne qui permet de relier plusieurs postes téléphoniques à la fois sans sortir de l'entreprise, facilite la réception et la transmission des informations par voie orale.
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- Les tableaux d'affichage se trouvent dans les 3 sites de l'ETAP, ils servent à afficher les notes de service, les communiqués...
- Les vidéoconférences sont organisées pour présenter l'ETAP aux nouveaux recrutés tels que les ingénieurs, les techniciens.
- The Technical Committee Meeting (TCM) / Operating Committee Meeting (OCM)
- L'intranet qui est le réseau privé utilisant les technologies de l'internet, (lotus), qui permet l'échange des informations à l'intérieur de l'ETAP entre les entités hétérogènes.
Un système d'information est un ensemble organisé de ressources (matériels, logiciels, personnels, données, procédures) permettant d'acquérir, de traiter, de stocker, de communiquer les informations (sous forme de données, de textes, d'images, de son...) dans les organisations.
Son rôle est de mettre à la disposition du personnel toutes les informations relatives au fonctionnement de l'entreprise. Elle fournit l'information dont l'entreprise a besoin pour une exploitation efficiente et une gestion efficace, et pour obtenir ou maintenir un avantage sur les concurrents.
Les SIG sont des SI au niveau de la gestion de l'organisation qui soutiennent les fonctions de la planification, du contrôle et de la prise de décision en fournissant régulièrement les résumés et des rapports d'exception. Ex : le SIG RH, le SIG Financier
Ils ont pour caractéristiques :
- De soutenir les décisions structurées pour le contrôle des opérations et celui de la gestion. Ils sont également utiles pour l'exécution des tâches de planification des cadres consultatifs de niveau supérieur.
- D'être orientés vers la présentation des rapports et le contrôle.
- De dépendre des données ainsi que des flux de données existants dans l'entreprise. - D'avoir une orientation interne plus qu'externe
- De posséder peu de fonction analytique
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L'Intranet est une plate forme technologique et logiciel mettant à la disposition des employés un certain nombre d'outils informatiques permettant la capitalisation des connaissances et le renforcement du travail collaboratif.
- L'Intranet joue le rôle de Communication à travers ses services de :
· Courrier : Compte adresse Mail personnel de chaque utilisateur
· Contacts : Liste des noms du personnel de l'ETAP
· Agenda : Planning établi par l'utilisateur dans son compte - L'Intranet joue le rôle de Conservation à travers son service du :
· GEIDE : Gestion Electronique des Informations et des Documents Existants ou encore Gestion Electroniques des Données (GED).
- L'Intranet joue le rôle Collaboration et Coordination à travers ses services de :
· Agenda : Planning établi par l'utilisateur dans son compte
· Mail Manager : pour transmission de notes et lettres formelles
NB : Les applications de base de l'Intranet de L'ETAP comprennent les Communications, les Collaborations, les Coordinations, les Conservations, les opérations de la gestion quotidienne de l'ETAP, la publication du site Web et la gestion de l'Intranet.
« Manager = Gestionnaire + Futurologue » donc « Management = Gestion+vision Futuriste » alors on peut définir le Management étant comme la gestion avec une vision stratégique sur le long terme. C'est une attitude d'esprit qui s'accompagne aux styles de génie propre des personnes.
Le Manager est celui qui trouve des solutions face aux problèmes dans une entreprise. Il est chargé de définir la stratégie que doit suivre l'entreprise pour atteindre son objectif. Quelque soit le niveau hiérarchique, on peut être « un Manager », la notion de Management n'est pas une notion d'hiérarchie. Lorsqu'on parle de Management, on parle de prise de décisions.
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Les Managers de l'ETAP doivent être capables d'instaurer une bonne communication dans leurs équipes et de pouvoir appliquer la règle des 3C :
V' Communiquer : les Directeurs et Cadres transmettent les informations nécessaires et les prises de décisions effectuées par la DG à leurs équipes.
V' Coordonner : le Directeur Central relie les informations entre les sous-directions et départements de son unité de commandement.
V' Collaborer : Le Directeur Central peut collaborer avec ses sous-directeurs et chefs de départements sur un projet ou tâche qu'il devra ensuite transmettre à la DG pour approbation si nécessaire et au BOC.
Un bon manager est un bon communicateur car c'est celui qui sait bien écouter. On pourra dire que la communication d'un Manager se définit en 3 points :
· Ecouter : Lors des réunions les suggestions, les souhaits, les revendications, les données sont recueillies par le Manager. Il prend note et il pourra ensuite conserver la bonne information pour sa prise de décision
· Informer : Le Manager transmet les informations pertinentes, dans le but de définir les objectifs à atteindre et d'expliquer les décisions prises.
· Modifier et Unifier : le Manager peut modifier une stratégie encours s'il juge nécessaire et important de le faire et il unifie ses troupes pour le bon fonctionnement de la stratégie mise en place dans le but d'atteindre ses objectifs fixés avec efficacité et efficience.
La communication est un élément clé de réussite dans le bon fonctionnement quotidien d'une entreprise ou dans un projet, car une bonne communication permet le bon suivie des directives données par les Managers de l'ETAP.
L'utilisation du LOTUS permet une bonne gestion du courrier au sein de l'ETAP. Le courrier peut être émis par un responsable dans le but de notifier le personnel sur une décision prise par la DG. En Interne une note d'information et/ou d'organisation peut être initiée par tous les cadres de la Direction Stratégie et Communication.
Mais cette note doit être validée par le Directeur de central, qui la transmets ensuite à la DCG pour vérification, et ensuite à la DG pour approbation et qui décide de la mise en pratique ou pas de la Note.
Nous allons procéder à une brève présentation de quelques services du Lotus de l'ETAP plus précisément :
- de l'utilisation du Mail Manager, - du GEIDE,
- du Workflow Courriers,
- du Workflow TCM/OCM.
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1.1 Cadre : cette procédure définit les différents types de courriers utilisés à ETAP, leurs traitements et les formats standards qui leurs sont rattachés.
a. Courriers Arrivés
b. Courriers Départs
c. Courriers Internes.
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DG |
Direction Générale |
CD |
Courriers Départs |
|
DCG |
Direction Contrôle de Gestion |
CA |
Courriers Arrivées |
|
DF |
Direction Financière |
OV |
Ordre de virement |
|
DRH |
Direction Ressources Humaines |
CH |
Chèque |
|
DSC |
Direction Stratégie et Communication |
CR |
Certificat de Retenue |
|
DAI |
Direction Audit Interne |
BC |
Bon de Commande |
|
DE |
Direction Emettrice |
BA |
Bon d'Achat |
|
BOC |
Bureau d'ordre central |
DI |
Direction Informatique |
|
BF |
Bureau Fax |
RF |
Responsable Fiscalité |
|
CI |
Courriers internes |
RDT |
Responsable Département Trésorerie |
La liste des documents/tâches journalières s'affiche dès l'ouverture du Lotus par l'utilisateur. Des courriers peuvent être annotés et transmis pour avis ou traitement sous un délai obligatoire. Après traitement le courrier est transmis par Mail Manager en exécutant la fonction « WorkFlow envoyer ».
1.4.2.1 Courrier départ Lettre ou Fax-Télécopie
Ce projet peut être initié par tout cadre et avec l'aide d'un collègue ou co-auteur. Seuls les modèles du Lotus Note sont utilisés. Le Directeur a lui-seul le droit d'envoyer le courrier départ en 4 exemplaires donc l'original au destinataire et les 3 autres pour la décharge, le BOC et la directrice émettrice. Le directeur peut le signer et l'envoyer par workflow au BOC ou au Bureau Fax (BF), ou alors le parapher et l'envoyer à la DG pour approbation. La DG peut annoter et retourner le document, ou l'approuver et le signer, ou alors l'annuler simplement.
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Le directeur envoie le document au BOC ou BF qui procède aux vérifications nécessaires et en comparaison entre le document physique et le document reçu par Mail Manager, ensuite l'envoie au destinataire et transmet la décharge à la direction émettrice
Des documents financiers traités (chèques, OV, Certificats de retenue à la source) dans le SIG sont disponibles quotidiennement dans le Mail Manager du Chef de Département Trésorerie et du Responsable Fiscalité de la DF, ceux-ci procèdent à leurs envois physiques et logiques par Mail Manager au BOC après signature. Le BOC fait l'identification système du document et reproduit l'identifiant sur le document physique et le remet à la DF qui l'envoie aux bénéficiaires.
Les BC et BA traités dans le SIG sont disponibles dans le Mail Manager des responsables d'unités concernés et remis aux fournisseurs en passant par un contrôle du BOC.
Tableau 1
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Unité Concernée |
Direction Concernée |
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Maintenance |
DRH |
|
Approvisionnement |
|
|
Logistique |
|
|
Ordonnancement |
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Formation |
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|
Documentation |
DSC |
Toutes les différentes Notes Internes à l'attention du personnel doivent être initiées à travers le Mail Manager.
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Le système identifie les notes selon un ordre chronologique par type de note comme suit :
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Type de Note |
Identification |
Responsable de l'attribution de l'identifiant |
|
Note Interne (ex-Mémo) |
N.MEM/DE/aa/nnnn |
Direction émettrice |
|
Note Inter Directions |
N.IND/DE/aa/nnnn |
Direction émettrice |
|
Note générale |
N.GEN/aa/nnnn |
BOC |
|
Note d'Organisation |
BOC |
|
|
Note d'information |
N.INF/aa/nnnn |
BOC |
|
Note à l'attention de la Direction Générale |
N.ADG/DE/aa/nnnn |
Direction émettrice |
|
Demande de Prélèvement |
D.PRL/DE/aa/nnnn |
Direction émettrice |
|
Demande Transfert MMB |
D.MMB/DE/aa/nnnn |
Direction émettrice |
|
Autorisation de sortie |
D.ASO/DE/aa/nnnn |
Direction émettrice |
|
Note de Service |
N.SER/DE/aa/nnnn |
Direction émettrice |
|
Courrier Arrivée |
AR-aaaa/nnnnn |
BOC |
|
Courrier Départ incluant Courriers Financiers et BC/BA |
DP-aaaa/nnnnn |
BOC |
Le courrier interne est diffusé aux concernés selon la procédure suivante :
|
Type de courrier |
Diffusé par |
Diffusé à |
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|
Note générale |
BOC |
Tout le personnel ETAP |
||||
|
Note d'Organisation |
BOC |
Tout le personnel ETAP |
||||
|
Note d'information |
BOC |
Tout le personnel ETAP |
||||
|
Note à l'attention de la Direction Générale |
Secrétariat de la DG |
La Direction émettrice et selon annotation de la DG |
||||
|
Note de Service |
Secrétariat de la Direction |
Personnel de la Direction émettrice |
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|
Courrier Arrivée |
BOC |
Selon classeur, destinataire et selon annotation de la DG |
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|
Courrier Départ |
BOC |
Selon indication sur le courrier (CC, CCC.) |
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OV |
DF |
Bénéficiaires concernés |
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BC/ /BA |
BOC |
Fournisseurs concernés |
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Des vues par : Date, Référence du document, Expéditeur, Type de courrier et par nature d'envoie (Fax, lettre, courrier interne) sont disponibles dans Mail Manager et permettent aux utilisateurs de rechercher un document selon une approche multicritères.
On appelle « Workflow » la modélisation et la gestion informatisée de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs appliqués dans la réalisation d'un processus métier d'une organisation.
Les courriers arrivés sont pris en charge à partir du BOC. Ils sont ensuite transmis aux responsables respectifs pour traitement à temps réel.
Le responsable du courrier peut soit:
· traiter ce courrier à son niveau et finaliser la tâche
· décider d'annoter ce document et de l'envoyer à un subordonné pour effectuer des tâches particulières.
Le responsable de la tâche peut à son tour soit :
· faire une annotation en cascade et affecter une tâche à un autre collègue
· commenter la tâche et envoyer la réponse.
- Note Générale/Note d'Organisation
Un projet de note générale ou de note d'organisation peut être initialisé par toutes les directions. Toutefois, ce projet doit être impérativement envoyé à la DCG pour contrôle et avis. La DCG peut soit le transmettre à la DG pour approbation et diffusion, soit le réexpédier à la Direction émettrice pour complément ou correction.
Initiateur : Tous les Cadres
Valideur : Le responsable de la Direction émettrice
Vérificateur : La DCG
Approbateur : La DG
Récepteur : décision de la DG
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- Note à l'attention de la DG
Toute Direction peut utiliser l'application Workflow pour envoyer une note à la Direction Générale. Les cadres de la direction peuvent collaborer dans la rédaction de cette note. Toutefois c'est au Directeur, une fois la note finalisée, d'identifier et de procéder à l'envoi de cette note à la DG.
Initiateur : Tous les Cadres
Valideur : Le responsable de la Direction émettrice Récepteur : La DG
- Mémo/ Note Inter-Directions
La seule différence entre ces deux types de courriers est qu'un mémo ne nécessite pas un modèle prédéfini et peut être initialisé et envoyé par tous les employés, L'initiateur peut toutefois envoyer le mémo à son supérieur hiérarchique s'il le juge utile.
Workflow MEMO Interne
L'initiateur peut avoir la possibilité d'envoyer le mémo soit :
· directement aux destinataires
· de l'envoyer d'abord à un coauteur pour avis
· de l'envoyer à son supérieur hiérarchique.
Note Inter-Directions
Une note Inter-directions, doit être, une fois préparée par les utilisateurs, identifiée par le système et envoyée à la Direction destinataire par le premier responsable de la Direction émettrice.
Initiateur : Tous les Cadres
Valideur : Le responsable du mémo ou le responsable de la direction émettrice dans le cas d'une note inter directions
Récepteur : un service destinataire dans le cas d'un mémo ou une direction de destination dans le cadre d'une note inter directions.
- Note de Service
C'est une note qui émane d'une Direction concernée et destinée à ses différents services. Elle peut annuler ou remplacer une note de service antérieure.
Initiateur : Tout le personnel
Valideur : Le Directeur
Récepteur : Les services concernés Workflow Note de service
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- Autorisation de Sortie
Ce workflow, concerne tous le personnel de l'ETAP. L'autorisation de sortie peut être de type personnel ou de service. Dans tous les cas, l'autorisation ne sera acceptée que suite à l'approbation par la hiérarchie.
Initiateur : Tout le personnel
Valideur : Le responsable hiérarchique
Récepteur : Le service personnel de la Direction des Ressources humaines
- Demande de prélèvement
Cette demande consiste à permettre à tous le personnel de formuler un besoin en matériel à l'économat de l'ETAP. Cette demande doit être approuvée et sera satisfaite en fonction de la disponibilité dans le magasin du bien demandé.
Initiateur : Tout le personnel
Valideur : Le responsable hiérarchique Récepteur : Le magasin
- Demande de Congé
Tous le personnel peut initialiser la demande de congé en utilisant le workflow demande de congé. Le système lui affiche le solde congé en pompant l'information de l'application DRH. Par la suite la demande sera acheminé aux supérieurs hiérarchiques à partir du chef de service jusqu'au Directeur (d'après l'organigramme ETAP intégré dans Lotus). Le contrôle par le service personnel reste inchangé.
Initiateur : Tout le personnel
Valideur : Le (s) responsable(s) hiérarchique(s) Documents système : Titre de congé
Le courrier départ est actuellement traité de façon centralisée au niveau bureau d'ordre. Tout type de courrier départ est transmis manuellement au niveau BOC qui procède à sa saisie dans le système, son identification, sa numérisation et son envoi au destinataire final.
Dans le cadre de la révision et de l'optimisation du traitement de ce type de courrier, nous avons apporté des nouvelles procédures de travail concernant les courriers départs de type :
· Documents Lettre ou Fax
· Documents Financiers
· Bon de commandes
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i. Toute direction peut initialiser un courrier départ
ii. Un cadre non directeur peut collaborer pour la préparation sur le système d'un courrier départ mais n'aura comme décisions que de:
· l'envoyer à un coauteur ;
· l'envoyer à son supérieur hiérarchique.
iii. Une fois la version définitive approuvée par le Directeur, deux cas sont possibles :
· Le Directeur peut décider d'envoyer directement ce courrier au BOC.
· Le Directeur peut décider que ce document nécessite l'approbation préalable de la Direction Générale pour être envoyé.
Ce type de courrier est le plus important en termes de quantité. En effet il représente en moyenne 70% des courriers traités par le bureau d'ordre.
· Une fois traitée au niveau du SIG, les OV, Chèques et Retenues à la source éligibles pour signatures seront automatiquement disponibles dans l'application mail Manager dans le compte du responsable du département trésorerie.
· Le chef de département trésorerie procède après vérification à leur envoi par workflow au BOC
· Le BOC procède uniquement à l'identification système de ces documents et à la reproduction de cet identifiant sur le document physique.
o Nous avons développé une interface avec le SIG et nous procédons quotidiennement au transfert automatique des BC traités dans le SIG aux unités concernées (Affaires Générales, Documentation, Formation)
o Chacune de ces entités contrôle ces bons de commande et procède à leur envoi au BOC.
o Le BOC procède à l'identification chronologique par le système et à la reproduction de cet identifiant sur le document papier.
Il est constitué de sept principaux grands fichiers qui parlent :
- Classe 1000 : de l'organisation en générale
- Classe 2000 : la GRH
- Classe 3000 : de la Direction Ressources Financières
- Classe 4000 : des Ressources Matérielles
- Classe 5000 : de la Commercialisation
- Classe 6000 : de l'Exploration Pétrolière
- Classe 7000 : de la Production, Projet et Développement
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Chaque utilisateur consulte le groupe d'archives qui lui est concerné. Ceci afin d'éviter une perte de temps précieux. L'accès à l'information est rapide et contrôlé. Il est nécessaire d'avoir une autorisation délivrée par sa hiérarchie et/ou la hiérarchie du service concerné pour acquérir une information classée confidentielle par ce service.
Prenons le cas des dossiers classés 6000 et 7000 respectivement Exploration et Production, l'accès est strictement réservé aux techniciens et ingénieurs. Un personnel de la DSC devra prendre une autorisation pour accéder à ces fichiers.
Cette Banque de données de documents numérisés et stockés, est quotidiennement consultée par les utilisateurs de l'ETAP. Ceci dans le but d'actualiser, de comparer les informations reçues, d'avoir des preuves en cas de problèmes de fonctionnement de chaque direction. Ex : Lors de l'émission d'un BC, automatiquement la référence du Bon de Commande est la même sur le Bon d'Achat et sur la facture d'achat.
L'accès à la classe 2000 : GRH, est strictement réservé à une catégorie de personne précise même dans cette direction. Ce fichier contient les données confidentielles qui concernent la vie privée de tous les salariés de l'ETAP. Donc l'accès de cette archive est contrôlé et sécurisé par des codes.
Il en est pareil avec la Classe 3000 : Direction Ressources Financières, qui contient tout ce qui est financier dans l'ETAP (salaires, Ordre de Virement, règlement factures, Bon Achat, Bon Commande, documents financiers et comptables). L'accès est aussi très limité même aux personnes de cette direction.
Ex : Procédons à la description Classeur 1100 : Organisation Administrative Ce classeur est composé de quelques sous-classeurs tels que :
- 1110 Législation de Réglementation
- 1120 Historique de l'entreprise
- 1130 Comités et Organes de direction.
Dans chaque sous-classe, il contient des dossiers respectant la codification du Sous-Classeur
Principal.
Ex : 1110 Législation et Réglementation
1111 - Textes Réglementaires de création de l'ETAP
1112 - Textes Réglementaires de l'organisation et de fonctionnement de l'ETAP
Et parfois dans des dossiers on retrouve aussi des sous-dossiers :
Ex : 1130 Comités et Organes
1131 Conseil d'administration
1132 Comités
1132-1 Comités Directeurs (Procès Verbaux)
1132-1 Comités Techniques des Concessions (TCM)
Sur l'écran de présentation à la gauche de l'utilisateur, on remarque une liste de fonction du
GEIDE divisé en « Actions » et « Vues ». Dans les listes « Actions » et « Vues » on a des
fonctions telles que : (voir sur le schéma plus haut)
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BOC : Le BOC procède à la réception des documents envoyés par l'opérateur. Le BOC identifie les documents et les transmets au responsable TCM/OCM.
Responsable TCM/OCM : déclenche une réunion préparatoire TCM qu'il inscrit dans l'agenda chaque Décembre de l'année n. le système procède à l'envoi automatique après une semaine de la date de la réunion, le lieu et les documents de travail aux directions intervenantes.
Directions Intervenantes : procèdent à leur tour aux désignations et affectations des tâches aux participants.
Participants : passent à l'exécution des tâches et la réexpédition aux directeurs pour validation.
- Si le directeur n'approuve pas, il retournera la ou les tâches aux participants pour retraitement et ils renverront leur réponse.
- Si le directeur approuve, il programmera une réunion préparatoire avec le représentant TCM/OCM.
Représentant TCM/OCM : procède à l'élaboration du compte rendu et à la proposition des participants à la réunion. Il envoie cette tâche pour approbation à la DG.
DG : - si la DG n'approuve pas cette tâche et exécute un retour pour révision au représentant TCM/OCM. Ce dernier achemine ensuite aux directeurs pour approbation pour ensuite établir un compte rendu définitif et l'archiver.
- Si la DG approuve le document, le représentant TCM/OCM élabore directement un procès verbal de la réunion qui sera transmis à l'opérateur.
L'opérateur : reçoit le PV de la réunion de l'ETAP transmis par le BOC. L'Opérateur renvoie à son tour son PV à l'ETAP, qui sera acheminé par le BOC au représentant TCM/OCM et à la DG de l'ETAP afin que ceux-ci puissent établir le PV définitif.
Le PV définitif : est constitué des 2 PV : PV de la réunion ETAP et PV de l'opérateur. Après l'établissement du PV définitif, il est transmis au BOC et à toutes les directions concernées jusqu'à son archivage automatique par le système.
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L'information communiquée dévient plus transparente, elle est partagée par tout le personnel de l'ETAP, il n'y a pas un monopole de l'information en principe.
Les Communications sont plus directes, formelles et informelles, transversales et verticales. On constate alors d'une réduction des distances communicationnelles entre les acteurs de l'ETAP.
L'intranet est rapide et permet la réduction des coûts (papiers...) et permet l'accès à l'information et même la transformer et la transférer.
A travers le Workflow, on constate une réduction de la perte et/ou du dédoublement des documents. Le travail de groupe est très bien organisé. Le workflow permet à l'amélioration de l'efficacité en éliminant les étapes inutiles dans le processus. Les processus d'affaires sont très simplifiés et la qualité de service clientèle est meilleure.
Gain Direct : il y a une diminution du volume des archives, donc du coût de rangement, d'impression et (-10%) papier.
Gain Induit (Provoqué ou entrainé) : Délai réduit d'accès à la documentation, les procédures peuvent se dérouler plus rapidement
Effet Induit : l'accès aux archives collectives est sollicité le plus souvent. Les personnes utilisent moins d'archives (individuelles). Les archives sont moins dupliquées (photocopies).
C'est une technique de communication interne développée uniquement par l'ETAP pour trouver des solutions techniques de prospection et d'exploration avec la coopération des partenaires pour enfin conduire à l'exploitation final des hydrocarbures. Ces réunions sont composées des partis suivantes :
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- L'ETAP (par son équipe technique)
- L'Opérateur (national ou international)
- L'Entrepreneur (si différent de l'ETAP et de l'Opérateur)
- Le propriétaire du permis ou concession (soit l'ETAP, soit l'Opérateur, soit une combinaison des 2 comme copropriétaire en contrat d'association et de partage)
Ces réunions permettent la planification des points suivants :
- Etude et réponse à temps aux propositions des opérateurs en matière de choix d'offres et d'engagement des travaux
- Elaboration des fiches techniques des permis et des concessions avec :
o Le suivi de forage
o La supervision des chantiers
o L'analyse et l'interprétation des résultats
- L'assurance en coordination avec d'autres directions le suivi des contrats et le respect de leurs échéances.
- Evaluation technique des nouvelles offres de permis (évaluation géologique et géophysique)
Lors des TCM/OCM, on peut dégager quelques aspects de la Communication : > La Composante de la Communication :
· Emetteur : l'un des groupes émet des informations techniques sur les champs
· Récepteur : l'un des groupes reçoit ces informations techniques
· Message : composé des informations transmises :
o Codage : La langue utilisée par les partis (Anglais ou français)
o Décodage : décryptage de cette langue par les partis
o Canal : les gestes, la voix, les cartes, intranet, téléphone, télécopie
o Rétroaction (Feedback) : la réaction instantanée des partis lors des discussions
o Bruit : le ton fort des voix, la sonnerie du téléphone et de la télécopie, une porte qui se ferme
> Les types de situation de Communication :
· Interpersonnelle : différentes paires de membres qui discutent durant la réunion
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· De Groupe : présence de différents groupes lors de la réunion (ETAP, Opérateur, Entrepreneur, le Propriétaire du permis
> Le Sens de la Communication :
· Horizontale ou transversale : les participants établissent une communication non hiérarchisées.
· Formelle : l'ordre du jour de la réunion ou Meeting à respecter, les informations techniques, la planification du travail à effectuer
> Les supports ou Moyens de communication :
Les moyens les plus utilisés lors des TCM/OCM sont les suivants : les présentations, les cartes, les tableaux, la voix, le rétroprojecteur, les ordinateurs, le téléphone, la télécopie, les gestes...
Cette technique de communication externe est mise en place par l'ETAP, chaque 2 années consécutives dans l'objectif de faire connaître les activités et de recevoir les partenaires.
Cette conférence fait intervenir de nombreux participants de différentes nationalités opérant dans le secteur pétrolier, se déroulant durant une courte période de 3 à 4 jours (cela dépend de la grandeur de l'évènement)
Lors du dernier EPC qui s'était déroulé du 11/10/2010 au 13/10/2010 à Tunis, plusieurs thèmes avaient été développés dans les domaines de la géologie, la géo sismique, la géophysique, l'environnement, la santé, la sécurité, le génie civil, le management tels que :
- Tectonics and Structural geology (la tectonique et la géologie structurale) - Sedimentology and Stratigraphy (Sédimentologie et Stratigraphie)
- Reservoir Characterization and Modeling (Caractérisation et Modélisation de réservoir)
- Facility Engineering (Génie Civil)
- Data Management (La Gestion des Données)
- Environment and Development Challenges (Défis de l'environnement et de développement)
- Drilling Challenging Wells and Completion Technologies (forage et achèvement des puits difficiles)
- Deeps Waters Explorations (Profonde Exploration des Eaux)
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- Hydrocarbon Characterization and Modeling (Système d'hydrocarbure et analyse du bassin)
- Health, Safety, Secrurity, Environment (Santé, Sécurité, Environnement).
C'est un moyen de communication externe très efficace qui touche directement les participants sans trop d'intermédiaire. L'ETAP transmet et reçoit des informations grâce aux EPC à travers les intervenants dans les sujets proposés, à travers aussi les participants pour les échanges simples et courtois formels (allant dans l'ordre de la cérémonie) et informels (le sport, la politique...).
Pendant l'EPC, on peut identifier :
- La Composante de la Communication :
· Emetteur : les Conférenciers ou intervenants ou participants
· Récepteur : les Conférenciers ou intervenants ou participants
· Message : composé des informations transmises
o Codage : La langue utilisée (L'anglais est la langue la plus utilisée lors des EPC)
o Décodage : le décryptage de la langue utilisée (le récepteur traduit la langue utilisée à sa propre langue pour mieux comprendre)
o Canal : Les moyens utilisés sont la voix, les gestes, les présentations, les cartes, téléphone, internet, site web, le rétroprojecteur...
o Rétroaction (Feedback) : Les participants réagissent aux propos des conférenciers
o Bruit : les effets sonores des stands, les voix des différents groupes de personnes.
- Les Types de Situation de Communication :
· Interpersonnelle : Différentes rencontres entre les participants
· De groupe : des différents groupes discutant entre eux
· De masse : le Ministre lors du discours d'accueil
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- Les Sens de la Communication :
· Informelle : des sujets hors planning et hors du domaine pétrolier (politique, sport)
· Formelle : les thèmes à développer, l'ordre du jour, le planning
· Horizontale ou transversale : rencontre entre les employés des entreprises sans une hiérarchie présente
- Les Moyens ou supports de la Communication :
Les moyens les plus utilisés sont les cartes, les tableaux, les présentations, les plaquettes des champs et des indicateurs, les visites des champs avec les étrangers et les excursions sur les terrains
C'est une base de données d'informations purement et strictement techniques des blocs en Tunisie mise par l'ETAP à la disposition des compagnies nationales et internationales désirant opérer dans le secteur pétrolier. C'est base de données d'informations techniques contient :
- Les données géologiques, géophysiques, bio-stratigraphiques
- Des résultats d'analyse organique, pétrographique, géochimique - Une bandothèque et une documentation technique.
La Bandothèque est une base de données technique et d'interprétations sismiques sous forme de microfilm qu'on appelle ProSource Sismic Manager. Cette Base est mise sur le système d'information des ingénieurs et techniciens. La Direction Centrale Exploration et Production est la seule direction concernée et qui a accès à cette base.
Le Data Room est un moyen de communication externe de l'ETAP. Il met en relation l'ETAP et les entreprises désirant opérer ou opérant déjà dans le secteur à travers cet échange de données géologiques, données géophysiques et autres. L'accès à ce service est simplement gratuit et le caractère des informations est dans le sens d'une communication formelle car les informations qui s'y trouvent sont du domaine de la prospection, l'exploration et de la production
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Ce chapitre présentera une étude comparative entre théorie et pratique de la Communication au sein de l'ETAP (section 1), ensuite une distinction entre les points de convergence et les points de divergence (section 2) dans la Communication à l'ETAP.
Cette comparaison est destinée à identifier les types de communication dans le fonctionnement quotidien de l'ETAP. On peut rapprocher certaines situations théoriques aux situations réelles qui existent à l'ETAP. C'est le cas du type impersonnel qui peut être comparé à une situation d'embauche (direct) ou à une conversation téléphonique (indirect) entre 2 personnels de l'ETAP. Par ailleurs le type de groupe se fait identifier par un groupe de projet, ou par les EPC, les TCM/OCM organisés par l'ETAP. La secrétaire de la DSC qui utilise son PC est une situation du type Homme-Machine. Le type de Masse rejoint le type de Groupe à travers les EPC mais avec un public plus nombreux, lors du mot d'accueil du Ministre par exemple.
Il s'agit pour nous de relier les sens définis dans la Communication à des situations réelles au sein de l'ETAP. C'est le cas du Sens Ascendant qui se compare à l'envoi d'un courrier du BOC au Directeur de la DRH, et le Sens Descendant est le sens inverse du courrier, c.-à-d. l'envoi du courrier par le Directeur de la DRH au BOC. Une conversation entre 2 personnels de direction différente (la DSC et la DCG par exemple) mais de même niveau hiérarchique est une communication horizontale ou transversale.
Certaines Situations et notes sont formelles et d'autres informelles : c'est le cas d'une conversation entre les salariés lors de la pause déjeuner (politique, sport...) qui s'identifie à une situation informelle, et les notes de service, notes générales, notes d'information qui circulent à travers le l'intranet et sur les tableaux d'affichage sont une communication au sens formelle.
Les TCM/OCM, le Workflow, les tableaux d'affichages dans les 5 sièges de l'ETAP, le Mail Manager sont quelques exemples de Communication interne identifiée à l'ETAP. Par Contre les Bons d'Achat et de Commande, Bon de Livraison, Ordre de Virement, Chèques, les EPC sont identifiés comme Communication externe de l'ETAP.
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Ici il convient de comparer les moyens ou supports utilisés par l'ETAP à ceux énoncés en théorie. Les Médias tels que les revues nationaux et internationaux, les abonnements dans des sites internet et des magasines du secteur, les EPC sont utilisés comme support ou moyen de Communication externe par l'ETAP. Les NTIC (Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication) telles que l'Internet (Site Web), l'Intranet (Lotus), la télécopie, le téléphone, les TCM/OCM sont aussi très utilisés par l'ETAP comme moyen ou support de communication interne.
Les informations qui circulent à travers l'Intranet sont destinées aux personnels de l'ETAP. Chaque utilisateur dispose des services qu'offrent le Lotus tels que le Mail Manager, Le GEIDE, le Courrier et l'Agenda afin d'être mis au courant de tout ce qui se passe au sein de l'entreprise.
Dans l'Intranet Lotus :
- (PC) Tout le monde accède au service Mail Manager ;
- (PD) Mais seuls les directeurs et cadres (ayant reçus une autorisation ou ordre) peuvent émettre une note formelle à travers le Mail Manager.
- (PC) Les Classes d'informations archivées dans le GEIDE peuvent être visualisées par tous les utilisateurs.
- (PD) Mais seuls les techniciens et ingénieurs de la DEX et DOP ont accès aux classes 6000 et 7000 du GEIDE, seul le personnel de la DF ont accès aux données de la Classe 3000, l'accès à la classe 2000 est réservé aux personnels de la DRH.
(PC) Ces réunions organisés au sein de l'ETAP voient la participation du personnel des Directions Exploration et Production, et aussi des autres directions de l'entreprise.
(PD) Mais seuls les ingénieurs et techniciens y sont conviés. Et en plus les thèmes et les termes purement techniques sont développés.
(PD) Pour effectuer une prospection et une exploration, l'ETAP et/ou l'Opérateur doit faire face à un coût d'investissement, à des risques sur les chantiers. Et pour cela il faut la présence du personnel concerné lors de ces réunions pour donner un préavis en attendant de plus en plus d'éclaircissement à travers des calculs.
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(PC) Le personnel de l'ETAP est mis au courant de ces évènements et travaille à l'élaboration du planning, des thèmes à discuter, l'estimation du coût des dépenses, la promotion de l'évènement à travers les canaux de diffusion de l'information.
(PD) Sauf les ingénieurs et les techniciens sont présents lors des journées effectives, pour donner et recevoir les informations. Les thèmes abordés sont beaucoup plus techniques.
Les Médias sont utilisés par l'ETAP pour promouvoir son image et faire connaitre ses activités.
(PC) Le personnel de l'ETAP accède aux Médias tels que les Revues nationales et internationales, les abonnements des sites Internet du secteur, les presses spécialisées.
(PD) Mais tout le personnel n'a pas le droit de fournir les informations aux Médias utilisés par l'ETAP. Seul le Personnel de la DSC a le droit de fournir les informations aux Médias pour diffusion mais après avis de la DG.
(PC) le personnel de l'ETAP utilise le téléphone, la télécopie, l'Interphone (téléphone interne) pour transmettre et recevoir des informations
(PD) Mais tout le personnel n'a pas de droit de téléphoner à l'intérieur et à l'extérieur de la Tunisie, même dans le cadre du travail. L'accès à la télécopie est strict et contrôlé par un service
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En somme de ce travail, L'ETAP a été créée pour atteindre les objectifs de l'Etat sur le domaine pétrolier. Et pour cela l'équipe dirigeante doit mettre en place tout en oeuvre pour atteindre ses objectifs.
Nous venons de démontrer que la Communication est au Service du Management à travers ce travail présenté en 3 chapitres qui sont :
Chap.1 : Etude Théorie du Management et de La Communication
Chap. 2 : Etude Empirique de La Communication
Chap. 3 : La Communication comme Elément Essentiel du Management
On dira donc que la communication est un très grand avantage pour le développement de l'ETAP et de toute entreprise, c'est actuellement une arme absolue pour avoir un avantage concurrentiel et stratégique par rapport aux autres entités ou la concurrence.
Ce rapport est le fruit d'un stage qui s'est effectué uniquement au siège social de l'ETAP à Tunis, une enquête n'a pas pu être réalisée dans les zones d'exploitations pétrolières : Zone Offshore (en Mer) et Zone Onshore (sur terre), donc il n'est pas difficile pour nous de conclure que la communication est au service du Management de l'ETAP car le champ communicationnel de l'entreprise ne se limite pas uniquement au siège social.
Par ailleurs Une bonne communication en interne se fait-elle ressentir en externe ?
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Les Avantages du stage :
Ce stage m'a permis une fois de plus de m'imprégner du monde du travail. C'est une expérience vécu auparavant mais qui reste toujours agréable à vivre. J'ai fait connaissance avec plusieurs personnes de l'ETAP qui m'ont bien encadré et soutenu durant ma période de travail.
J'ai connu le programme LOTUS qui est un outil de communication vraiment utile pour une entreprise telle que l'ETAP. Une bonne partie du travail est consacrée par son utilisation. J'ai appris le fonctionnement du Workflow (courrier départ et arrivé), Workflow TCM/OCM.
J'ai aussi découvert les TCM/OCM et les EPC qui sont des moyens de communication purement ETAP, et qui ne doivent surement pas exister ailleurs.
L'ETAP est une entreprise qui regorge un très grand nombre de personnel actif quotidiennement. Mon encadreur s'est très bien occupé de moi et même après la date de fin de stage. Il a continué à superviser mon travail jusqu'à la rédaction finale du rapport.
Les limites de la communication dans le Management
Les conventions et les contrats entre l'ETAP et ses partenaires nationaux et internationaux sont rédigés en uniquement en Français.
Le SIG n'est que développé pour quelques directions telles que le Direction Financière, la DRH.
L'accès au réseau internet est surveillé par le service informatique, ceci afin de sensibiliser le personnel pour d'éventuel fraude au niveau du piratage des documents. Les codes d'accès sont constamment changés, l'accès à certains des sites internet est contrôlé et interdit. Tout service de Messagerie instantané est aussi interdit d'utilisation.
Il y a un fort esprit de vouloir communiquer dans de bonnes conditions entre le personnel de l'entreprise. Mais ce n'est pas le cas pour tout le monde, on assiste parfois à l'arrogance de certains haut-cadres à cause de leur poste hiérarchique et qui ne reste que dans le cadre d'une communication formelle et un comportement du style autocratique avec ses collaborateurs.
Mais la pratique d'un stage de fin d'études n'est pas une chose facile à l'ETAP, dans le contexte où l'obtention de toute information est presqu'égale à ses activités de prospection et d'exploration. Les informations sont disponibles uniquement pour les employés, les stagiaires n'ont pas le droit d'approfondir leur recherche au sein de l'entreprise. L'accès à un ordinateur est strictement interdit et même plus pire pour se connecter sur internet. Les gens ne veulent pas vraiment décrire l'ambiance de la communication qui existe au sein de l'entreprise : tout le monde dit que ça se passe bien mais réellement c'est le contraire.
Le stage à l'ETAP n'est vraiment pas très professionnels car les stagiaires sont laissés à eux-mêmes et ne participent pas aux activités de l'entreprise.
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Recommandations :
- L'utilisation des NTIC devrait être plus accessible pour le personnel et stagiaire de
l'entreprise. Le blocage des Réseaux Sociaux sur internet est une très bonne idée et initiative. Mais l'entreprise devra les utiliser pour encore plus parler d'elle dans le cadre d'une communication avec l'extérieur. Les Messageries instantanées telles que Skype, Yahoo Messenger, Msn Messenger, oovoo, AIM, peuvent faire l'objet d'une très bonne utilisation pour le personnel de l'entreprise. Ces programmes sont dotés d'appel PC à PC à travers le monde. Ce qui pourra déjà réduire la facture téléphonique de l'entreprise. En plus ils sont dotés des vidéos conférences à plus de 6 personnes. Il suffira de sensibiliser et de former les employés sur l'utilisation de ces programmes, d'équiper chaque PC du matériel adéquat et de créer des adresses de travail uniquement pour leur utilisation. Le service informatique devra se rassurer que le personnel est connecté chaque jour.
- La DRH devrait procéder à des formations pour son personnel sur le rôle de la
communication au sein de l'ETAP
- L'acquisition de nouveaux téléphones fixes avec écran pour chaque poste serviront à
identifier les appels en absence de chaque utilisateur.
- La mise en place d'un système d'information de toute l'ETAP serait un très grand
avantage concurrentiel.
- L'ETAP doit gérer le conflit d'autorité entre les haut-cadres d'une même direction sur
les subalternes.
- Le SIG doit être développées pour toutes les directions car ces directions se valent et
fournissent un même rendement pour le fonctionnement de l'ETAP.
- L'organisation des EPC et TCM/OCM doit se faire par la Direction Stratégique et
Communication et non pas les Directions Exploration et Production, qui n'ont pas le profil requis pour ce genre d'évènement. Si ce sont des moyens de Communication alors, le service approprié doit faire son travail.
- Le service formation de la DRH doit intégrer les stagiaires dans les activités courantes
de l'entreprise, afin que ceux-ci touchent vraiment du doigt les pratiques réelles dans une entreprise. Il ne suffit pas pour les stagiaires de venir lire des rapports de stage des étudiants stagiaires précédents dans un espace au sous-sol du siège de l'entreprise qui leurs est réservé et d'en tirer profit, mais il s'agit plus tôt de comprendre ce qui se passe dans l'entreprise, d'appliquer la formation acquise durant son parcours académique et d'en faire une comparaison entre volet théorie et volet pratique.
- Les encadreurs doivent s'occuper réellement de leurs stagiaires afin que ceux-ci
puissent bénéficier de leur savoir. Ils ne doivent pas être livrés à eux-mêmes mais ils doivent être soutenus par leurs encadreurs jusqu'à expiration de la durée de stage.
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Figure 1 : PRESENTATION DE L'INTERFACE LOTUS
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Figure 2 : PRESENTATION DU GEIDE DE L'ETAP
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Figure 3 : DESCRIPTION DU WORKFLOW TCM/OCM DE L'ETAP
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- Fayol, H., Administration industrielle et générale: prévoyance, organisation, commandement, coordination, controle, Dunod, Paris 1956.
- Weber, M., Economy and society: an outline of interpretive sociology, Bedminster Press, New York 1968 TAYLOR (F.W) : Scientific Management. New York. Harper & Brothers. Traduction française, La direction scientifique des entreprises. Paris. Dunod 1957.
- HERZBERG (F.) et al. The motivation to work. John Wiley, 1959.
- McGREGOR (D.) : The human side of enterprise. New York. McGraw-Hill, 1960.
- Selon l'appellation d'Yves WINKIN dans La nouvelle Communication, Paris, Le Seuil, Points, 1981, p. 27.
- Ludwig Von BERTALANFFY, Théorie générale des systèmes physiques et
biologiques, Paris, Dunod, 1972 et Des robots, des esprits et des hommes, Paris, ESF, 1982.
- Yves WINKIN, La nouvelle Communication, op. cit. p. 96.
- In « Principles of Psychology », William JAMES, New York, Dover, 1950, 1ère
édition, 1890, cité dans La nouvelle Communication , présentée par Yves WINKIN, Paris, Le Seuil, Points, 1981, p. 96.
- Léonard de VINCI, Le traité de la Peinture, n°72, édition bilingue, Paris, Jean de Bonnot, 1977, p. 54.
- Ce terme semble avoir beaucoup de succès parmi les spécialistes de la communication, entre autres dans les articles de Francis BALLE, in Les Cahiers français de la Documentation Française, n°227 de juillet/septembre 1986, p. 17.
- Bruce WESTLEY et Malcolm MACLEAN, A Conceptual Model for Communication Research, in Foudations of Communication Theory, New York, Harper and Row, 1970.
- Marshall McLuhan, The Gutenberg Galaxy, University of Toronto Press, 1962 - Editions H.M.H. Ltd, 1967. Traduction française par J.P. Delarge, Paris, Mame/Le Seuil, 1977.
- Lee THAYER, Communication and Communications systems, Honewood I11,
Richard D. Irwin, 1968, cité par L. Sfez, Critique de la communication, op. cit. p. 105.
- Georges GERBNER, World Communication : a Handbook, New York Aunenberg Longman Communication Book, 1984.
- Aubert, Gruere, Jabes, Laroche et Michelle, 1991 - Turki Ahmed, Cours de Communication, 2010
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En résumé de ce travail, on dira que nous avons parlé dans le Chapitre 1 du Management à travers les définitions, les typologies et les théories de quelques auteurs. Le même principe a été respecté pour la Communication. Dans le Chapitre 2, nous avons présenté l'Entreprise Tunisienne d'Activités Pétrolières ETAP et ensuite présenter la Communication au sein de cette entreprise. Dans le Chapitre 3 de ce travail, nous avons démontré que la Communication est un élément essentiel pour le Management de l'ETAP, en identifiant :
- les éléments de la Communication dans le fonctionnement de l'ETAP
- une comparaison entre le volet théorique et le volet empirique - les points de divergence et de convergence entre les 2 volets
Nous avons pu expliquer : le fonctionnement d'un Workflow courrier départ et arrivée, de l'utilisation du Mail Manager et du GEIDE, l'importance de l'organisation des TCM/OCM et des EPC, de la mise en place d'un DATA ROOM. Et enfin tout ce travail a présenté la Communication au service du Management.
Mots clés : Management, Communication, Intranet, Système d'information, Worflow
EPC : Exploration Production Conference
TCM : Technical Committe Meeting
OCM : Operation Committe Meeting
GEIDE : Gestion Electronique et Informatisée des Données Existants
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