La communication au service du management. Cas de l'ETAP

A-/ Présentation des processus de Communication à

l'ETAP

1. Description de la procédure d'utilisation du mail Manager

1.1 Cadre : cette procédure définit les différents types de courriers utilisés à ETAP, leurs traitements et les formats standards qui leurs sont rattachés.

1.2 Domaine d'application :

a. Courriers Arrivés

b. Courriers Départs

c. Courriers Internes.

1.3 Abréviations et Terminologies

DG	Direction Générale	CD	Courriers Départs
DCG	Direction Contrôle de Gestion	CA	Courriers Arrivées
DF	Direction Financière	OV	Ordre de virement
DRH	Direction Ressources Humaines	CH	Chèque
DSC	Direction Stratégie et Communication	CR	Certificat de Retenue
DAI	Direction Audit Interne	BC	Bon de Commande
DE	Direction Emettrice	BA	Bon d'Achat
BOC	Bureau d'ordre central	DI	Direction Informatique
BF	Bureau Fax	RF	Responsable Fiscalité
CI	Courriers internes	RDT	Responsable Département Trésorerie

1.4 Description de la procedure

1.4.1 Courrier arrivée :

La liste des documents/tâches journalières s'affiche dès l'ouverture du Lotus par l'utilisateur. Des courriers peuvent être annotés et transmis pour avis ou traitement sous un délai obligatoire. Après traitement le courrier est transmis par Mail Manager en exécutant la fonction « WorkFlow envoyer ».

1.4.2 Courrier départ :

1.4.2.1 Courrier départ Lettre ou Fax-Télécopie

Ce projet peut être initié par tout cadre et avec l'aide d'un collègue ou co-auteur. Seuls les modèles du Lotus Note sont utilisés. Le Directeur a lui-seul le droit d'envoyer le courrier départ en 4 exemplaires donc l'original au destinataire et les 3 autres pour la décharge, le BOC et la directrice émettrice. Le directeur peut le signer et l'envoyer par workflow au BOC ou au Bureau Fax (BF), ou alors le parapher et l'envoyer à la DG pour approbation. La DG peut annoter et retourner le document, ou l'approuver et le signer, ou alors l'annuler simplement.

Tchamga Ntichi Thomas André, Master Pro Stratégie et Management : ntichithomas@ hotmail.com Page 29
Rapport de Stage : La Communication au Service du Management	2011-2012

Le directeur envoie le document au BOC ou BF qui procède aux vérifications nécessaires et en comparaison entre le document physique et le document reçu par Mail Manager, ensuite l'envoie au destinataire et transmet la décharge à la direction émettrice