ANNEXES
Annexe 1: Questionnaire de
contrôle interne
VERIFICATION DE CONTROLE INTERNE
OBJECTIFS
BANQUES ET CAISSES
Etape 1: les rapprochements de banque sont
effectués dans des conditions satisfaisantes.
-autorisation d'ouverture des comptes bancaires et nomination
des signataires réservées au conseil d'administration;
-préparation des rapprochements de banques
effectuées par une personne n'exerçant pas d'autres fonctions de
trésorerie;
-transmission des relevées de banques non
décachetés;
-comparaisons détaillée des chèques
payés avec le journal des paiements;
-examen de chèques (ou photocopies) pour
détecter d'éventuelles signatures non autorisées, des
altérations ou des endos irréguliers ;
-comparaisons des dates des dépôts en banques
entre les relevés et les livres;
-analyse des virements entre comptes bancaires;
-revue et approbation des rapprochements de banques par un
responsable;
-revue pour épuration éventuelle des
chèques non encaissés par leurs bénéficiaires
depuis longtemps;
Etape 2 : la protection des fonds est
suffisante
-caissiers indépendants de la réception du
courrier, de l'approbation des règlements, de la préparation des
rapprochements de banque, de l'établissement des facturations et de
toute autre fonction comptable ;
-tenue de la ou des caisses suivant le principe « fonds
perpétuel» ;
-décaissement supportés par des pièces
justificatives dûment approuvées;
-exigence de la signature d'un reçu par le
bénéficiaire de tout décaissement;
-approbation des réapprovisionnements de caisse et
annulation effective des pièces justificatives;
-remise en banque rapide des chèques tirés par
les employés en contrepartie d'argent liquide.
QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE (QCI)
BANQUES ET CAISSES
POINTS DE REPERE :
-effectif du service
-nombre de comptes en banque
-nombre de caisses et montants
Etape 3: Les rapprochements de banque sont
effectués dans des conditions
Satisfaisantes
1. Tous les comptes en banques ont-ils été
autorisés par le conseil d'administration?
2. Avec quelle fréquence les rapprochements de banque
sont-ils préparés?
3. Quel est le délai moyen de préparation des
rapprochements de banque?
4. Des rapprochements de banques sont-ils
systématiquement préparés à chaque fois pour tous
les comptes en banques (y compris ceux qui sont éventuellement
utilisés pour la paie) ?
5. La préparation des rapprochements de banque est-elle
confiée à des personnes indépendantes de la tenue du
journal de trésorerie et des opérations de recettes et de
paiements ?
6. Ces personnes reçoivent-elles directement les
relevés de banques non décachetés par le service courrier
?
7. Les opérations de rapprochement donnent-elles lieu
à :
-la vérification de la continuité des
numéros de chèques comptabilisés ?
-l'examen des chèques annulés?
-la comparaison des dates et montants des dépôts en
banque entre le relevé et les livres?
-la comparaison de la liste des chèques reçus au
courrier avec le journal de trésorerie?
-la comparaison du total des mouvements entre le relevé et
les livres?
8. Sur la base de sondages, demande-t-on
régulièrement aux banques des photocopies de chèques
payés ?
9. Si oui, vérifie-t-on avec le journal de banque la
concordance :
-du numéro du chèque?
-de la date?
-du bénéficiaire?
-du montant?
10. Vérifie-t-on également que:
-la ou les signatures sont autorisées?
-les endos sont réguliers et correspondent aux
bénéficiaires?
-le chèque n'a pas subi d'altérations?
11. Comment s'assure-t-on que les virements entre comptes
bancaires sont correctement enregistrés des deux côtés dans
les livres ?
12. Procède-t-on à un examen des chèques en
suspens depuis plus d'un mois?
13. Les chèques en suspens depuis plus d'un mois sont-
ils systématiquement examinés? A partir de quel délai
sont-ils apurés?
14. Les rapprochements sont-ils contrôlés et
approuvés par un responsable indépendant ?oui ?
Etape 4 : la protection des fonds est
suffisante
1. Les personnes chargées de la tenue de la caisse et
des journaux de trésorerie sont-elles indépendantes en
particulier des fonctions suivantes :
a) Réception du courrier?
b) Approbation des pièces justificatives ?
c) Signature des chèques?
d) Rapprochement de banque
e) Tenue des comptes clients et fournisseurs?
f) Tenue des journaux d'achats et de ventes ?
g) Facturation ?
h) Accès à la comptabilité
générale?
2. La caisse est-elle tenue suivant le principe du
« fonds perpétuel» ?
3. Le montant de l'encaisse est-il limité au strict
minimum de manière à obliger des réapprovisionnements
fréquents?
4. Quel est le montant de la couverture d'assurance?
5. S'il y a plusieurs caisses sont-elles confiées
à des personnes différentes et chaque caisse est-elle sous la
responsabilité d'une seule personne?
6. Quelle est la nature des dépenses par caisse?
7. Existe-t-il un montant maximum des dépenses qui
peuvent être réglées par caisse?
8. Les décaissements sont-ils supportés par des
pièces justificatives dûment approuvées?
9. Les justificatifs sont-ils revus sur le plan de la
législation fiscale locale?
10. Pour tout décaissement, les
bénéficiaires sont-ils tenus de signer un reçu?
11. Les avances d'argent liquide au personnel contre des
chèques sont-elles limitées aux situations
particulièrement urgentes?
12. Les pièces justificatives sont-elles
annulées en même temps que s'opère le décaissement
afin de prévenir leur réutilisation éventuelle ?
13. Les pièces de caisse et les justificatifs sont-ils
vérifiés au moment du réapprovisionnement de la caisse ou
de l'octroi de fonds plus importants aux caissiers ?
14. Les chèques de réapprovisionnement de la
caisse sont-ils établis à l'ordre du Caissier et approuvés
sur pièces justificatives par une personne indépendantes ?
15. Quelle est la fréquence des contrôles de
caisse par une personne indépendante?
CONTROLE INTERNE
SEPARATION DES FONCTIONS
BANQUES ET CAISSES
Voici les différentes fonctions :
1. Ouverture et fermeture des comptes bancaires
2. Signature des chèques
3. Tenue des journaux de trésorerie
4. Détention des chèques non utilisés
5. Réception des relevés de banques
6. Préparation des rapprochements de banque
7. Revue et approbation des rapprochements de banque
8. Tenue des caisses
9. Comptage des caisses
10. Autres personnes exerçant des fonctions de
trésorerie
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