4.1.4 3.2.4. Fonctionnement
Les départements centraux sont répartis suivant
les fonctions :
1. Fonction
technique
A. Département contrôle importation
(DCI)
- Division contrôle avant embarquement ;
- Division contrôle à l'arrivée ;
- Division administrative et financière.
B. Département contrôle exportation
(DCE)
- Division vérification des exportations ;
- Division suivi des exportations et facturations.
C. Département commercial (DC)
- Division marketing ;
- Division mercuriale et tarification.
2. Fonction de
coordination
A. Département coordination (DCO)
- Division exploitation ;
- Division suivi administratif et financier
3. Fonction de
support
A. Département administratif (DA)
- Division du personnel ;
- Division formation ;
- Division rémunération ;
- Division sociale.
B. Département des services
généraux (DSG)
- Division provisionnement ;
- Division du patrimoine.
C. Département informatique (DI)
- Division software ;
- Division du patrimoine
D. Département juridique
- Corps des conseillers juridiques.
4. Fonction management et organisation
A. Département de planification et
développement (DPD)
- Division études ;
- Division statistique ;
- Division documentation ;
- Division management de qualité.
B. Département d'audit interne
- Corps auditeurs internes.
5. Fonction financière
A. Département financière
(DF)
- Division budget ;
- Division trésorerie ;
- Division
comptabilité
- Division administration et fiscalité ;
- Division analyse financière.
3.2.5. Direction
provinciale
A. Direction provinciale de Kinshasa
(DIRKIN)
- Siège Kinshasa KINGABWA
- Agence de MALUKU
- Agence de Beach NGOBILA
B. Direction provinciale du Bas-Congo
(DIRBAC)
- Siège MATADI
- Agence de BOMA
C. Direction de l'Est (DIREST)
- Siège BUKAVU
- Agence de KINDU
- Agence d'UVIRA.
D. Direction provinciale du centre du centre
(DIRCENTRE)
- Siège KANANGA
- Agence d'ILEBO.
E. Direction provinciale du Kasaï-Oriental
(DIRCOR)
F. Direction provinciale du Nord-Kivu
(DIRNOKI)
- Siège de Goma
- Agence de Béni
G. Direction provinciale de la province Orientale
(DIRPRO)
- Siège de Kisangani
- Agence de Bunia
- Agence d'Isiro
H. Direction provinciale de l'Equateur
(DIREQ)
- Siège de Mbandaka
- Agence de Gbadolite
- Agence de Zongo
- Agence de Bumba
I. Direction provinciale du Katanga
(DIRKAT)
- Siège de Lubumbashi
- Agence de Likasi
- Agence de Kolwezi
- Agence de Kasumbalesa
- Agence de Kalemie
- Agence d'Isiro.
3.2.6. ORGANISATION DE LA
DIVISION DE LA COMPTABILITE
La comptabilité de l'OCC fonctionne dans un
système comptable décentralisé. Il est organisé en
POOL regorgeant des agences du ressort de sa direction provinciale. Il s'agit
de POOLS suivants :
v POOL DE KINSHASA appelé
Délégation Générale
regroupant :
ü Le département provincial de KINSHASA
ü La direction provinciale de l'Equateur
ü La direction provinciale des deux Kasaï
ü La direction de la province Orientale
ü La direction provinciale de Kasumbalesa
ü La direction provinciale d'Aéro Loano
v POOL DE KATANGA appelé DEPROKAT
regroupe :
ü L'agence de LUBUMBASHI
ü L'agence de LIKASI
ü L'agence de KOLWEZI
ü L'agence de KALEMI
v POOL DU BAS CONGO appelé
DEPROBAC regroupant :
ü L'agence de LUKALA
ü L'agence de MATADI
ü L'agence de BOMA
ü L'agence de MWANDA
v POOL DU NORD-KIVU regroupant :
ü L'agence de BENI
ü L'agence de GOMA
ü L'agence de BUTEMBO
v POOL DU SUD KIVU regroupant :
ü L'agence de BUKAVU
ü L'agence d'UVIRA
ü L'agence de KINDU
La Division de la comptabilité compte en son sein six
services notamment :
· Service clients
· Service fournisseurs et autres
· Service rémunération et opérations
diverses
· Service caisse
· Service banques
· Service immobilisations et stocks
TACHES ET ATTRIBUTIONS
A. CHEFS COMPTABLES (Chef de Division et chef de division
Adjoint Comptabilité)
· Organisent et coordonnent les activités de la
division comptabilité
· Proposent ensemble avec les chefs des services le plan
comptable
· Justifient et rapprochent avec les chefs de services
les comptes
· Etablissent les situations intermédiaires de la
division
· Produisent avec les chefs de service les états
financiers après consolidation avec ceux de pools
décentralisés
· Font le suivi de saisi des opérations
comptables
· Consolident les rapports d'activités
A.1 LE SECRETARIAT
Il est l'organe d'appui à la division
comptabilité, il se rend toujours disponible et tenant
régulièrement le secrétariat. Il s'occupe de :
· La réception des correspondances et de la
transmission de celles-ci après visa de la division comptabilité
aux services concernés.
· L'enregistrement de tous les documents entrant et
sortant à/ de la division comptabilité.
B. LE SERVICE CLIENTS
Ce service est dirigé par des chefs de service et les
chefs de bureau.
Les chefs de service ont des taches
suivantes :
ü Organisent et coordonnent le service
ü Réceptionnent toutes les correspondances du
service et les pièces comptables
ü Elaborent les tableaux de bord
ü Contrôlent, vérifient les imputations et
corrigent les journaux et balances clients
ü Proposent à la hiérarchie
l'émission des notes de crédits
ü Procèdent aux écritures de redressement
avec les chefs comptables après circularisassions de solde
ü Font le suivi de saisi et procèdent selon le cas
à la détermination de l'encours clients
ü Imputent et saisissent leurs données
comptables
ü Etablissent le rapport d'activités mensuel.
Les chefs de bureau ont des tâches suivantes :
ü Classent les pièces et donnent le sens comptable
après vérification des pièces et montants y
afférents
ü Saisissent à l'ordinateur les données
imputées
ü Corrigent les journaux clients
ü Suivent et justifient les situations comptables des
clients
C. LE SERVICE FOURNISSEUR
C.1. les chefs de service :
ü Organisent et coordonnent le service
ü Réceptionnent les factures des Tiers, les
contrats de bail et les contrats de l'Office avec les avocats conseils
ü Contrôlent vérifient et suivent les
émissions de bons d'engagement des dépenses des tiers
ü Contrôlent les imputations des fournisseurs et
créditeurs divers et la tenue de la fiche fournisseurs
ü Procèdent à la réconciliation des
comptes avec les chefs de bureau
ü Elaborent les tableaux de bord et l'encours
fournisseurs
ü Déterminent les charges à payer et les
produits perçus d'avance pour l'exercice en cours
ü Etablissent le rapport d'activité mensuel
C.2. Les chefs de bureau :
ü Classent les factures et imputent les pièces
comptables
ü Tiennent les fiches fournisseurs et les
écritures comptables dans le bordereau de saisi
ü Saisissent à l'ordinateur des données
comptables
ü Corrigent les journaux fournisseurs
ü Suivent et justifient les situations comptables des
fournisseurs
D. SERVICE CAISSE
D.1. les chefs de service
ü Organisent et supervisent les activités du
service
ü Réceptionnent les pièces en provenance
des agences et des départements centraux productifs
ü Imputent sur les pièces comptables,
contrôlent et vérifient les imputations
ü Procèdent au pointage des pièces,
journaux et comptes généraux
ü Procèdent aux écritures d'inventaire et
analysent les mouvements dans la balance
ü Font le suivi des clôtures caisses
ü Etablissent le rapport d'activité mensuel
D.2.les chefs de bureau
ü Organisent leurs bureaux
ü Classent les pièces et vérifient avec le
montant y afférents
ü Imputent, saisissent leurs données comptables,
et suivent le rapprochement des soldes de leurs compte
ü Corrige les journaux
E. SERVICE BANQUES
E .1. Les chefs de service
ü Organisent et coordonnent les activités du
service
ü Réceptionnent les documents comptables des
banques
ü Vérifient et corrigent les imputations
ü Supervisent la correction des journaux
ü Etablissent le rapport de l'activité mensuel
E.2. les chefs de
bureau
ü Classent les extraits des banques
ü Vérifient et imputent les données
comptables
ü Saisissent leurs données à l'ordinateur
et les corrigent
ü Procèdent au rapprochement des soldes comptables
et les extraits bancaires
ü Justifient le solde de leur compte
F. REMUNERATION ET OPERATIONS DIVERSES
F.1. chefs de service
ü Organisent et coordonnent les activités du
service
ü Réceptionnent les ventilations mensuelles de
paie
ü Imputent sur les bordereaux les écritures de la
constatation des rémunérations
ü Saisissent à l'ordinateur leurs
données
ü Justifient leurs comptes et établissent le
rapport d'activité mensuel
ü Etablissent les fiches individuelles des agents
F .1. Les chefs de
bureau
ü Imputent sur les bordereaux
ü Régularisent les écritures de suspens
à justifier
ü Saisissent à l'ordinateur leurs
données
ü Corrigent leurs journaux
G. IMMOBILISTIONS ET STOCKS
G.1. Les chefs de service
ü Organisent et coordonnent les activités du
service
ü Prélèvent et supervisent les acquisitions
immobilières
ü Discutent avec les chefs de service caisse et
fournisseurs sur les écritures de suspens à justifier pour les
acquisitions
ü Procèdent au calcul des amortissements de la
réévaluation avec les chefs de bureau
ü Prélèvent les résultats des
inventaires extracomptables de fin de l'année
ü Procèdent aux écritures de la cession
des immobilisations
ü Justifient leurs comptes
ü Etablissent le rapport d'activité mensuel
G.2. les chefs de bureau
ü Classent les documents comptables
ü Relèvent les bonds et saisissent les
entrées et les sorties à l'économat dans les fiches
stocks
ü Prélèvent les consommations mensuelles
ü Passent les écritures de consommation
ü Elaborent les tableaux de synthèse de fin de
l'année
ü Saisissent à l'ordinateur leurs
données
ü Justifient les comptes et corrige les journaux
Les documents de traitement comptable utilisés par
chaque service sont :
Ø Le service clients utilise : les notes de
débit, les notes de crédit, les bordereaux de frais de
contrôle avant embarquement (CAE), les bordereaux de frais de
contrôle à l'arrivé (CA), les bordereaux de frais de
contrôle à l'exportation, les journaux, les balances
générales et auxiliaires, et les tableaux de bord.
Ø Le service fournisseur et autres utilise : les
factures fournisseurs et créditeurs divers, les contrats de bail et
d'avocats conseil, les bons de commande et demande des travaux, le bulletin
d'entrée et de sortie de l'économat, le bon d'engagement des
dépenses et bons de caisse, les fiches fournisseurs, le registre
fournisseurs, bordereaux de saisi, les journaux, la balance
générale et auxiliaire, le tableau de bord.
Ø Le service caisses utilise : le tableau de bord,
les notes de débit et reçus de caisse, bons d'engagement de
dépenses et bons de caisse, les rapports journaliers de caisse, la
balance générale.
Ø Le service rémunérations et
opérations diverses utilise : la ventilation de la paie, la liste
de prêts, la feuille de paie, les bons de suspens, les fiches
individuelles des prêts, les bordereaux de saisie, les journaux salaire,
la balance salaire.
Ø Le service banque utilise : l'extrait de comptes
(avis de crédit& débit), les rapports des banques, les bons
d'engagement des dépenses, les bordereaux de remise chèque,
l'ordre de paiement, les journaux banques et la balance
générale.
Ø Le service immobilisation et stocks utilise :
les bons ou bulletin d'entrée et de sortie, les fiches des stocks, les
fiches d'inventaire, les fiches d'immobilisations, les tableaux de
synthèse d'acquisition, les journaux des immobilisations et des stocks,
les factures définitives d'achat d'immobilisation.
3.2.5. L'ORGANIGRAMME DE L'O.C.C.
Div. C. av
d'ambarg
Div. C. av
d'arrivé
Div. suivi
Imports
Div. adm
financié
Div. ver
D. com. Import.
Fonction Technique
Fonction de coordination
Fonction support
Fonction management et organisation
Fonction financier
Cellule d'étude près du DG
Conseil d'Administration
Direction générale
Coord. Action Sec. De la DG
Division médicale
Division Publique
Collège des commissaires aux comptes
D. com
Expert
D. com
Avaries
D. Metro
Cont. Tech
D. Labo
D. cert
Prod
D.
norma
D.
market
D.
Admin.
D. Sse
Généraux.
D.
Informat.
D.
Juridique
D.
Audit
D. plant. Et dévelop.
Div. veri Export
Div. suivi
Des Expert
Div. Expert.
Div. cont. Et R ;
Div Stat
Div. metro
Div. Prod du Trav
Div. Indu.
Div. sUIV ; des ant
Div. gest
Dos Tr. E
Div. P.
agroal
Div.P. Che Geni ch.
Div.P. Phar cos
Div.
microbiol
Div. agrochi.
Div. P. Phar et Coco
Div. ingénieur
Div. Dev normes
Div. CEDIN
Div. Coop
Suivi des accords
Div. market
Div. Tarif et promo
Div. suivi Admin.
Div. format
Div. suivi export
Div. du person.
Div. Gest. patrim
Div. sofware
Corps des cons. Juri.
Corps des auditeurs
Div. Etudes
Div. approv.
Div. Hardware
Div. comm.
Div. sociale.
Div. rémun.
Div.
stat.
Div.
Doc
Div.
mang
Div. sociale
DIRKIN
DIRBAC
DIRKAT
DIRNOKI
DIREST
DIRPOR
DIRCENTRE
DIRKOR
DIREQ
D.
coord
| 
