Activités de reconstruction économique et sociale pour l'autonomisation de la femme à Bangui et ses environs.

I.3. Compréhension de la position du stage

Il importe dans la présente partie de notre travail de procéder à une petite description du département de gestion des subventions dont lequel nous avons passé notre stage.

a. Le Département de gestion de financement

Le département de Gestion des financements  est responsable de la mise en oeuvre et de la gestion des contrats, des politiques et procédures administratives en matière d'octroi des subventions afin de s'assurer que tous les partenaires au projet, sous-traitants et bénéficiaires, les exigences et critères de mise en oeuvre, sont respectés conformément aux exigences des bailleurs de IRC. Le département de gestion des subventions travaille en collaboration avec l'équipe de gestion des financements au siège et les coordonnateurs des programmes pour apporter des conseils au personnel sur les questions relatives aux subventions et aux contrats sur la base des documents de contrats, la réglementation en matière de passation de marché et des bailleurs de fonds. Il est responsable de développer et de gérer les budgets complexes. Il est chargé de coordonner, d'orienter et donner des directives sur les exigences spécifiques des projets auprès des gestionnaires de programmes.

Le Gestionnaire des financements est une fonction qu'on retrouve dans la plupart des organisations humanitaires internationales et plus particulièrement à IRC où il a pour cadre du travail : s'assurer que les projets sont mis en oeuvre en conformité avec les exigences et clauses contractuelles telles que définies avec les bailleurs de fonds ; s'assurer que les rapports narratifs et financiers sont transmis aux bailleurs dans les délais et qu'ils soient de qualité tant au niveau qualitatif et quantitatif ; s'assurer de la compilation des différents rapports internes, leur conception et leur révision et tout autre support destine au grand public ; agir en tant que point focal pour la conception, rédaction des nouvelles propositions des projets et en coordination avec les différents coordinateurs et assurer la liaison avec l'unité technique pour validation des nouveaux projets.

Le Gestionnaire des subventions joue enfin le rôle d'expert local dans la planification, la budgétisation, l'exécution et l'évaluation des candidatures à la subvention. Les activités réalisées durant les six mois de stage ont complété nos modules de formation tels que « le montage de projet et la recherche des fonds », la communication et les relations bailleurs » et « le reporting et la communication » et nous ont permis de mieux comprendre les différents aspects de cette fonction.

b. Les enjeux de montage de projet et de mobilisation des ressources

Le pilotage du projet selon le chronogramme établi et le suivi des indicateurs sont importants dans la mobilisation des ressources pour un prochain financement. Or, il existe cependant deux problèmes que sont une mauvaise planification et un mauvais suivi budgétaire  ou des chronogrammes. Durant notre stage, nous avons eu l'occasion de participer à des réunions d'ouverture de budget et une réunion de révision budgétaire. Ce qui nous a permis de mieux comprendre les enjeux de développement de projet, de mobilisation des ressources et de suivi budgétaire ainsi que les conséquences qui peuvent découler d'un manque de suivi budgétaire ou des indicateurs. La réunion d'ouverture du budget est convoquée par le département de gestion des subventions dès qu'un accord de financement est signé avec un bailleur. Elle réunit tous les chefs des départements Financement, Programme, Logistique et Ressources, en vue d'une appropriation collective de différentes lignes budgétaires. La réunion de suivi budgétaire se tient à deux mois de clôture d'un projet pour évaluer le niveau de consommation, chercher à comprendre le retard enregistré pour la consommation et définir des stratégies à décider des informations à donner aux bailleurs. Ces deux réunions s'inscrivent dans un cycle normal de projet.

Le reporting et la communication sont deux facteurs pour la réussite des activités des programmes, car ils permettent un partage d'expérience et également une appropriation de l'état d'avancement entre programmes et finance. En effet, si le reporting et une communication efficace permettent de gagner la confiance du bailleur, leur absence ou un déficit de communication fiable a des impacts très négatifs et peut faire perdre la confiance du bailleur. Or, la confiance « est quelque chose qu'on doit toujours conquérir et qu'on ne doit pas laisser dépérir^7(*) » (DJIKOUME, 2015). Le manque de confiance entre bailleur et le partenaire de mise en oeuvre provient très souvent lors de la mise en oeuvre du projet et nait du retard dans la production des rapports d'activités, d'une absence de communication permanente, ceci dans un souci de redevabilité. Une recherche de financement se fait généralement en deux (02) phases : i. l'information sur les bailleurs de fonds potentiels, leurs instruments de financement et les modalités d'attribution de ces financements et ii. la communication pour se faire connaître et connaître le projet.

c. Les limites du développement de projet et de mobilisation des ressources

Les acteurs humanitaires présents en Centrafrique font face à une compétition internationale pour mobiliser les ressources vers un pays où on n'accorde pas de grande priorité. La situation sécuritaire en Centrafrique impacte la mise en oeuvre des projets, limite l'accès aux bénéficiaires et rend difficile le suivi des activités. La volatilité de la situation ne permet pas de planifier sur le long terme des projets surtout pour ceux qui sont considères comme des projets de relèvement économique et de développement. De plus, face aux différentes crises à travers le monde, les financements deviennent de plus en plus difficiles à drainer vers la Centrafrique notamment en comparaison à la crise syrienne qui mobilise une importante partie des financements humanitaires.

* ⁷ DJIKOUME J., 2015, Cours de Communication et Relations Bailleurs, Master 2 AHD, LERSA.