CHAPITRE 2 : SYSTEMATISATION DU PROCESSUS
D'ENREGISTREMENT DANS LE REGISTRE DE NAISSANCE
trois phases que sont: la déclaration, l'enregistrement et
l'archivage.
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2.1.1- Phase de déclaration
La phase de déclaration consiste à signifier
officiellement la naissance d'un bébé. En effet, l'arrondissement
met à la disposition des centres (maternité, clinique etc...)
qu'il a agréés lui-même, un registre de déclaration.
Ainsi donc, le centre agréé délivre un document que l'on
appelle fiche de déclaration. Cette fiche de déclaration est
ensuite remise aux parents du nouveau-né qui se doivent d'aller vers
l'arrondissement et de la déposer afin de procéder à
l'enregistrement. Sur cette fiche est transcrite les informations suivantes: le
prénom(s) de l'enfant, le nom du maire de la commune, le sexe de
l'enfant, les noms et prénoms des géniteurs, la profession des
parents, leur domicile, le nom du déclarant de la naissance (qui est
dans la plus part des cas la sage-femme), la date de naissance, le lieu de
naissance et la date de déclaration.
Il est à noter que les parents doivent déposer
le plus tôt possible la fiche de déclaration à
l'arrondissement afin que l'enregistrement soit consigné dans le
registre. En effet pour retrouver un enregistrement, les agents se basent sur
la date de déclaration. Il est donc inadmissible que les enregistrements
se fassent pêle-mêle.
2.1.2- Phase d'enregistrement
La phase d'enregistrement consiste à l'insertion
effective de la naissance dans le registre sur la base de la fiche de
déclaration de naissance. Les parents du nouveau-
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né viennent à l'arrondissement munis de ladite
fiche de déclaration de naissance. Faisant donc référence
aux informations qui figurent sur la fiche, l'agent de l'arrondissement
consigne par écrit et à la main ces informations dans le
registre. Ce registre est à deux volets nommés respectivement
volet N°1 et Volet N°2.
Le volet N°1 fait office d'acte de naissance. Il est
remis aux parents après signature par l'officier de l'Etat civil et du
déclarant.
Le volet N°2 connu plus sous le nom « Souche
», est gardé à l'arrondissement et pourra servir
notamment pour sortir les statistiques ou pour vérifier
l'authenticité d'un volet N°1 pour l'établissement de la
carte nationale d'identité ou du passeport.
Photo 8: Formulaire d'enregistrement du Volet
N°1 et du Volet N°2 2.1.3- Phase d'archivage
A cette étape du processus, les volets N°2 sont
convoyés vers la mairie où ils sont stockés dans des
armoires. Dans les rayons des armoires les volets N°2 sont rangé
par commune et par année. C'est-à-dire que dans chaque pile du
rayon on
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retrouve tous les enregistrements d'une année. Afin de
faciliter les recherches, chaque pile annuelle est à son tour
rangé du bas vers le haut par ordre mensuelle.
Photo 9: Armoire de rangement des registres
à la mairie d'Allada
Remarque: L'archivage
se fait annuellement à la demande du chef service d'état civil de
la commune. Il faut aussi noter que beaucoup d'arrondissement ne
déposent pas des volets N°2 ou parfois font un dépôt
incomplet.
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