II.4 DESCRIPTION DES TACHES
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CELLULE
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POSTE DE TRAVAIL
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DESCRIPTION
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100
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AGENT
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101 arrivé de l'agent
102 réception de la fiche paie présentation
à la caisse pour le paiement
103 réceptions de traitement
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200
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PERCEPTEUR
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201perception de frais
scolaire
202 réceptions du fiche signé par le
préfet
transmission d'un document provenant du préfet
203 livraisons de la fiche de paie
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300
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PREFET
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301 réception de l'agent et
retrait de son ordre de
paiement
302 signatures et
transmission de son ordre de paiement au
percepteur
303reception et
approvisionnement de la
signature, transmission à la
caisse
304 enregistrements des
opérations de la paie
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400
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CAISSE
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401reception de l'agent
402 envoi de la fiche au
préfet pour approuvé si
l'agent est en ordre
403reception de la fiche de paie déjà signé
404 réceptions de traitement
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Cependant, cette solution, une fois appliquée, permettra
de gagner le temps
27
I.2.2. CRITIQUE DES DOCUMENTS ET SUGGESTIONS a. Critique
des documents
Les informations contenues dans ces documents, servent
d'éléments de base au gestionnaire pour prendre une
décision efficace. Nous devons critiquer ces documents en fond et en
forme afin qu'ils puissent jouer un rôle correct, celui de
présenter au gestionnaire au moment opportun tous les
éléments nécessaires pour une bonne prise de
décision. Dans la globalité, les différents documents que
l'INSTITUT AGAPE utilise manquent certaines rubriques qu'il faut ajouter, telle
que pour la fiche de présence pas la rubrique d'heure de départ,
aussi, ces documents comme ils sont écrits encore manuellement, il y a
lieu de se tromper facilement car, tout travail humain ne manque jamais
d'erreurs et il y a une lenteur terrible dans son élaboration.
b.1 La solution manuelle
Pour cette voie, nous voulons proposer des conseils pour
pouvoir changer la manière de tenir les documents compte tenu des
remarques que nous avons fournies ci-haut. Pour qu'il y ait un bon changement,
l'INSTITUT AGAPE tachera de compléter d'abord toutes les rubriques
manquantes dans différents documents énumérés pour
une bonne gestion de ses agents.
b.2 La solution informatique
Nous savons que l'informatique offre plusieurs
possibilités qui nous permettent de stocker, de traiter et de rechercher
une information claire et considérable dans un temps très
réduit et d'une façon automatique. La solution informatique
présente plusieurs avantages par rapport à la solution manuelle,
parmi lesquels nous citons :
- La rapidité dans l'exécution des tâches,
c.à.d. avec l'utilisation de l'outil informatique il y a
réduction de temps de traitement des données, tel que faire le
calcul des salaires nets des agents de cette institution,...
- La bonne conservation des données et en grande
quantité, cela veut dire que l'ordinateur offrira au gérant de
l'agence la garantie de bien conserver les données en rapport avec la
gestion de ses agents et cela en grande quantité au lieu de les
conserver sur des papiers qui peuvent se perdre facilement.
- La facilité de retrouver les données au moment
opportun. Avec l'utilisation de l'outil informatique la gestion du personnel
qui est ici le gérant lui-même de l'agence, a la facilité
de retrouver les données chaque fois qu'il en a besoin sans perdre
beaucoup de temps.
- Etc.
Traitement
7 1
Agent
Présences
Percepteur
3
6
Fiche de paie
Caisse
27
et aussi au chef d'agence, d'économiser son
énergie pour d'autres tâches particulières pour le bon
fonctionnement de l'agence. La solution informatique nécessite
l'acquisition de l'outil informatique qui est l'ordinateur, un logiciel
adapté à la gestion du personnel au sein de cette agence. Et dans
le chapitre suivant, nous allons présenter la procédure qu'il
faut suivre pour arriver à mettre en place une application de gestion du
personnel.
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