1.1.1.2 Mission et organisation
1-Mission
Dans le but de contribuer efficacement à la
réduction de la pauvreté à travers la collecte de
l'épargne et sa redistribution sous forme de crédit, le
système financier décentraliser P.E.B.C.o-BETHESDA s'est
assigné les missions essentielles ci-après :
? Assister les populations en conseil de gestion et
d'élaboration de micro-projets ;
? Développer une solidarité communautaire à
travers la collecte de l'épargne et sa
redistribution sous forme de crédit ;
? Organiser les communautés de base à s'auto
employer ;
? Contribuer à la lutte contre la pauvreté ;
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Pour accompagner ces missions, P.E.B.Co-BETHESDA s'est
fixé une vision pour le long terme qui consiste à devenir dans
les années à venir une institution de référence sur
le plan national oeuvrant pour l'épanouissement spirituel et
socio-économique des populations.
2- Organisation de la structure
Selon l'organigramme, P.E.B.Co-BETHESDA est structurée en
trois (03) parties :
? Les Organes de Direction ; ? Les Services Techniques ; ? Les
Agences ;
a- Les Organes de direction
Ils sont au nombre de trois (03) :
- L'Assemblée Générale ;
- Le Conseil d'Administration ; - La Direction ;
? L'Assemblée Générale
(AG)
Selon l'article 8 des statuts de l'ONG BETHESDA,
l'Assemblée Générale est l'organe suprême de
l'organisation. Elle est composée des responsables des
dénominations et membres à raison de deux personnes par
dénomination. Elle a pour mission de :
V' Définir l'organisation et la politique
générale de l'ONG en vue de la réalisation de son objectif
social ;
V' Examiner et approuver les programmes d'activités
présentés par le conseil d'Administration ;
V' Elire les membres du Conseil d'Administration ;
V' Examiner et noter le budget présenté par le
conseil d'Administration.
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> Le Conseil d'Administration (CA)
C'est l'organe de délibération composé de
onze membres dont quatre pasteurs délégués par chaque
église membre de l'ONG. Il se réunit une fois par semestre. Cette
organe a pour mission de :
y' Veiller à la mise en exécution des
orientations définie et des décisions prises par l'ONG ;
y' Se prononcer sur le Programme d'activité et le budget
présenté par les dirigeant ; y' D'approuver les manuels de
procédure administratives, de recruter les responsable de
l'ONG et de proposer à l'AG un commissaire aux comptes ;
y' D'arrêter les comptes et d'établir les rapports annuels qui
seront présentés à l'AG,
y' D'assurer la promotion, l'animation et le rayonnement de l'ONG
sur le plan national et
international,
> La Direction
Elle a à sa tête un Directeur nommé par le
Conseil d'Administration après un test de recrutement. Il assure la
gestion courante et le bon fonctionnement de la structure et est responsable
des ressources humaines, matériel, financières, technologique et
informationnelle. Il est aidé dans sa mission par les services
techniques et les agences. Les tâches assignées à la
direction sont :
? Coordonner les activités des agents ;
? Organiser de façon optimale l'utilisation des moyens mis
à sa disposition;
? Assister le conseil d'administration dans sa participation
à la définition, de la politique
générale de l'institution;
? Répondre à la gestion de crédit au sein de
l'institution.
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b- Les services techniques de la direction
Les services techniques de la direction sont au nombre de huit
à savoir : > Les services administratif et ressources
humaines
Il est sous la responsabilité du Directeur
Générale de la structure. Toutefois il collabore avec tous les
agents et services. Il se charge de l'administration et par
délégation de pouvoir du Directeur Général, de la
gestion des ressources humaines. Ainsi donc, il a pour missions :
y' La promotion et la réalisation d'une meilleure
allocation des ressources humaines (adéquation, compétences,
emploi).
y' La modernisation du potentiel de chaque salarié et
la fédération des aspirations et des enseignants individuels et
collectifs au tour du fonctionnement et du développement de l'IMF ;
y' Le classement des différents documents ;
y' L'archivage des documents ;
y' L'exécution de tous les autres travaux de
secrétariat ;
> Le Service d'Audit interne
Sous la supervision du Directeur, le chef service audit interne
est en relation fonctionnelle avec l'ensemble des chefs services.
Ce service est chargé de veiller à l'application
rigoureuse des différentes procédures et manuel qui
régissent l'institution. Le chef du dit service doit :
y' Veiller à la bonne réalisation des
opérations comptables, de caisse, de crédit, du
système d'information et de gestion et de la gestion des
ressources humaines ;
y' Effectuer des contrôles spécifiques
déontologiques sur instruction du Directeur.
y' Veiller à la mise en place des manuels de
procédure et à leur mise à jour ;
y' Détecter les fraudes et les erreurs ;
y' Assurer la fiabilité et la sincérité des
informations produites dans les rapports de
l'institution;
y' Veiller à l'exhaustivité de l'enregistrement des
opérations,
y' Veiller à la bonne description des agrégats
comptables, conformément aux normes
applicables à l'information financière ;
y' Réaliser les missions d'audit interne prévues
dans le cadre du plan d'audit annuel.
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> Le service de contrôle de gestion et
projet
Il a pour mission de vérifier, de surveiller,
d'évaluer et de maîtriser la gestion des services de P.E.B.Co, il
s'occupe du suivi budgétaire, de l'analyse des écarts entre
prévisions et réalisation, d'élaborer le tableau de bord
de gestion de P.E.B.Co, de fournir des informations sur la gestion
financière et les performances de l'institution. Il va prodiguer des
conseils au directeur pour l'aider dans ses prises de décisions. Il doit
promouvoir le développement de la structure à travers la mise en
place de nouveaux projets et nouer des relations avec les partenaires au
développement.
> Le service comptabilité et
financier
Le service comptable et financier de la structure a pour
objectif de présenter en tout temps une image fidèle et
sincère de la situation patrimoniale de la structure avec des
indicateurs d'aide à la prise de décision.
De façon spécifique, il a pour mission de :
y' Assurer la tenue journalière de la comptabilité
;
y' Etablir des rapprochements bancaires ;
y' Traiter et payer régulièrement les charges
salariales, sociales et fiscales ;
y' Elaborer périodiquement les rapports comptables et
financiers requis, produire les états
financiers intérimaires ;
y' Elaborer le budget des agences ;
y' Organiser et diriger les travaux d'inventaires et de fin
d'année ;
y' Elaborer les états financiers annuels
conformément à la réglementation en vigueur.
> Le service crédit juridique et
contentieux
Ce service est chargé de veiller à
l'exécution de toutes les opérations d'octroi de crédit et
de leurs recouvrements avec les chargés de prêt. Il coordonne les
différentes activités de crédit et de remboursement avec
le chargé de prêt. Il gère également l'aspect
juridique et contentieux des prêts.
Il est en relation fonctionnelle avec les autres services et
à sous sa responsabilité les chargés de prêt de
l'institution.
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> Le Service Marketing et mobilisation
Ce service est chargé de faire promouvoir les produits
de l'institution et de travailler pour la mobilisation de l'épargne. De
plus, il est chargé de la clientèle et veille au mieux au besoin
de ceux-ci. Il a pour tâche essentielle de crée de nouveaux
produits, de maintenir les anciens produits et au besoin les sortir du
portefeuille d'activité, de maîtriser les besoins de la
clientèle ; de faire connaitre l'institution à l'extérieur
et d'organiser la réception des nouveaux clients pour les
formalités d'ouverture de compte. Il est en relation avec le service
crédit, juridique et contentieux.
> Le Service informatique et Statistique
Ce service est responsable du fonctionnement du système
informatique de l'institution. Il est chargé de :
· l'identification des besoins en informatique de
l'institution ;
· la gestion du système d'information ;
· la collecte périodique de toutes les
données statistiques générale par l'ensemble des
activités menées au sein de l'institution ;
· la maintenance des équipements informatiques
disponible. > Le service d'appui conseil et renforcement de
capacités
Créé en 2008, ce service s'occupe surtout de la
formation des groupements et après les décaissements de
crédit afin d'augmenter les chances de remboursement des crédits
et l'efficacité des prêts consentis. Il est en collaboration
directe avec le chef d'agence et le chargé de prêt. Ce service
vient compléter la mission des chargés de prêts et des
chefs d'agence. Il a pour tâche, de sensibiliser les
bénéficiaires de crédit sur la notion de gestion des
crédits et des activités génératrice de revenus.
c- Au niveau des Agences
> Le chef d'agence
Le chef d'agence est sous la responsabilité directe du
Directeur Général et administre toutes les sections qui sont sous
son autorité. Il assure la coordination de toutes les activités
de l'agence et à la maîtrise des objectifs de l'institution. Il a
essentiellement pour tâche de :
· Coordonner les activités de l'agence ; en
organisant de façon optimal l'utilisation des moyens mis à la
disposition de l'agence ;
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· Rassurer le Directeur dans sa participation à la
définition de la politique générale de l'institution ;
> Les chargés de prêts
Ils sont les collaborateurs directs du chef d'agence. Ils
sont en relation d'affaires avec les clients. Les chargés de prêts
ont pour mission d'assurer la gestion des crédits dans la limite des
pouvoirs qui leurs sont confiés par le chef d'agence. Les tâches
à eux confiées sont les suivantes :
· Elaborer les dossiers de demande de crédit ;
· Etudier les dossiers de financement déposés
;
· Examiner leurs faisabilité ;
· Evaluer la rentabilité du projet ;
· Présentation des dossiers au comité de
crédit ;
· Préparations des dossiers de crédit pour le
décaissement ;
· Visiter périodiquement les clients pour
évaluation et conseil ;
· Assurer la bonne qualité du portefeuille de
crédit.
> Le service caisse
Il est sous la responsabilité du chef d'agence et se
charge de la supervision des caissiers- guichetiers. A cet effet, il est en
relation quotidien avec les caissiers-guichetiers.
Il a pour mission d'organiser les opérations
matérielles, d'encaissement et de décaissement de fond, de
gérer à l'optimum les caisses et de les sécuriser. Il a
pour tâche :
? La coordination des activités des caisses de guichet
;
? La gestion du coffre-fort principal de l'agence ;
? La gestion de l'approvisionnement ou la mise à la
disposition des fonds des caisses-
guichetiers en début de journée ;
? La gestion des retraits de fond des caisses-guichetiers en fin
de journée ;
? La tenue des livres de caisse et de banques.
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? Le caissier guichetier
Il est sous la supervision du chef de caisse ou du chef d'agence
selon le cas et est en relation quotidienne avec les clients de
l'institution.
Le caissier ou guichetiers est chargé d'assurer les
opérations matérielles d'encaissements et de décaissements
et de la tenue du livre de caisse et des pièces justificatives de caisse
au guichet. Il assure les tâches suivantes.
? Procéder aux encaissements et aux décaissements
aux guichets de PEBCO-BETHESDA ;
? Procéder à la balance des comptes en fin de
journée ;
? Etablir le billet âge de la caisse d'ouverture et de la
caisse de fermeture et le faire signer par le chef d'agence.
Enfin, il faut souligner la présence parmi le personnel de
l'institution d'un ensemble d'individus jouant aussi d'importants rôles ;
il s'agit de l'agent d'entretien et de liaison ; du conducteur de
véhicule et de l'agent de sécurité.
Tout ce personnel est complété depuis un certain
nombre d'années par le personnel stagiaire.
Pour une vue beaucoup plus approfondie de la structure de
P.E.B.Co-BETHESDA, nous allons présenter par la suite l'organigramme
récapitulatif des différents organes suivant leurs
répartitions hiérarchiques.
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ORGANIGRAMME DE P.E.B.Co-BETHESDA
Assemblée Générale
Conseil d'Administration
Audit interne
Direction générale
Contrôle de gestion
et projet
Service administratif et
ressources
humaines
Service comptabilité
et finance
Service crédit juridique
et
contentieux
Service marketing et
mobilisation
Service informatique et
statistique
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Agence
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Agence
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Agence
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Agence
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Agence
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Agence
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Autres
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Tankpè carrefour
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Centrale
Ste Rita
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|
Porto-
Novo
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Yenawa
|
|
Parakou
|
Cococodji
|
|
Agences
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Source : Nos propres investigations (2018)
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