2.3 Introduction aux tâches administratives
En plus de nos travaux techniques à l'atelier
informatique, nous avons été initiés à quelques
tâches administratives.
Parmi les tâches effectuées, nous avons
participé à l'enregistrement des courriers, tant au départ
qu'à l'arrivée. Ces activités revêtent une grande
importance et sont confiées au secrétariat de l'INSTI. Nous avons
également assisté la directrice
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adjointe dans la saisie des courriers, tant au format papier
que numérique. Ensuite, nous avons participé à la
classification des documents et au contrôle des pièces requises
pour les demandes des étudiants et des autres usagers.
L'ensemble de ces activités nous a permis de
comprendre le processus de prise de décisions administratives. Ces
tâches sont essentielles pour assurer la traçabilité des
documents et contrôler les comptes rendus administratifs.
2.4 Mise en ligne de la plateforme de Gestion des TFE
L'INSTI gère un grand nombre de travaux de fin
d'études chaque année. Cependant, la gestion manuelle de ces TFE
est inefficace et engendre des difficultés de suivi. Il était
donc impératif de développer un site dédié à
la gestion de ces travaux afin de rationaliser le processus et de faciliter la
collaboration entre les étudiants, les encadrants et les membres de
l'administration. Le site avait été développé par
un ancien étudiant en Génie électrique et informatique,
mais n'était pas accessible en ligne.
Figure 6. Aperçu de la page d'accueil du site de
gestion de TFE
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Figure 7. Aperçu de la page d'ajout du document de
TFE
Les principaux objectifs du déploiement du site de
gestion des TFE en ligne
sont :
· centraliser et automatiser la gestion des TFE pour une
meilleure traçabilité ;
· faciliter la communication et la collaboration entre
les différents acteurs impliqué;
· améliorer l'accessibilité et la
convivialité du système de gestion des TFE ;
· assurer la sauvegarde des données relatives aux
TFE.
La mise en ligne de la plateforme a été
réalisée suivant quelques étapes décrites
ci-dessous:
· Configuration des paramètres serveurs : les
paramètres du serveur, tels que les permissions des fichiers et les
configurations PHP, ont été ajustés pour assurer le bon
fonctionnement du site.
· Mise en ligne de la base de données : la base
locale a été importée en ligne par le biais de l'outil
PhpMyAdmin.
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· Mise en ligne des fichiers : les fichiers du site, y
compris les dépendances, ont été transférés
sur le serveur via l'application FTP Filezilla.
Figure 8. Aperçu du déroulement du
téléversement avec Filezilla Source : (Prise de vue
personnelle, 2023)
La mise en ligne du site de gestion des TFE de l'INSTI a
été un processus réussi. Le site offre désormais
une plateforme conviviale et efficace pour la gestion des TFE, permettant une
meilleure traçabilité, communication et collaboration entre les
acteurs impliqués. Le déploiement de ce site constitue une
avancée significative dans l'amélioration de la gestion des TFE
au sein de l'institut.
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