Chapitre II : Evaluation des procédures
Dans ce chapitre nous allons essayer de procéder
à une évaluation préliminaire qui consiste de
décrire les points forts et les faiblesses du système.
Cette étude est composée par une
évaluation préliminaire et une évaluation
définitive.
Section 1 : Vérification de l'existence du
système
(Test de conformité)
Après avoir décrit les procédures
d'achat, nous allons essayer d'effectuer un test pour vérifier
l'existence effective du système.
Pour cela, nous avons choisi au hasard trois factures d'achat
que nous avons suivi à partir de l'émission des DA jusqu'au
règlement de celles-ci.
Tableau N°2 : Test de
conformité
|
Transaction
|
Demande d'achat
|
Fact. pro for
|
Bon de commande
|
Bon de livraison
|
Fourn
|
Rappr
|
Facture
|
|
N°
|
N°
|
Signé
DC
|
Signé
Dr A
|
Signé
RS
|
Fiche stock
|
Existe
|
N°
|
Signé
Dr A
|
N°
|
Signé
Fourni
|
Signé
« ABC
|
Agrée
|
Fat/BC
/BL
|
BC/BL
|
N°
|
Signé
DG
|
|
1
|
000080
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
00125
|
X
|
00897
|
X
|
X
|
X
|
O
|
X
|
084
|
X
|
|
2
|
000099
|
O
|
X
|
X
|
O
|
O
|
00234
|
X
|
00765
|
X
|
X
|
X
|
O
|
X
|
032
|
X
|
|
3
|
000325
|
O
|
O
|
O
|
O
|
O
|
00567
|
X
|
00890
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
090
|
X
|
Légende :
X : Signifie que la mention
recherchée a été retrouvée ;
O : Signifie que l'élément
recherché n'a pas été retrouvé.
DC : Directeur commercial ; Dr A : Directrice
de achats ; RS : Responsable des stocks ;
Fourni: Fournisseur; Fact. Pro for: Facture pro forma ;
Rappro: Rapprochement
Commentons point par point le tableau suivant :
Ø Pour l'opération N°1, le rapprochement
entre facture / BL / BC n'est pas matérialisé ;
Ø Pour l'opération N°2, la DA n'a pas
été déclenchée sur la base d'une fiche de stock,
elle n'a pas été signée par le DC ; absence de la
facture pro forma et enfin pas de rapprochement entre facture / BC /
BL ;
Ø Pour l'opération N°3, il n'y a pas eu DA,
absence d'une fiche de stocks.
En définitive, sur les trois factures testées,
il apparaît que :
· le rapprochement entre facture / BC / BL n'est pas
systématique ;
· l'existence des factures pro forma n'est pas
également systématique ;
· les DA ne font pas régulièrement partie
de la liasse.
Ainsi, les éléments retrouvés en plus
grand nombre confirment la description de la procédure.
Pour conclure, on peut dire que malgré les faiblesses
constatées, les procédures écrites sont celles qui sont
appliquées.
| 
