Section 2 : Evaluation préliminaire
C'est une étape qui est très importante dans la
démarche de l'évaluation de CI. Elle permet de se faire une
opinion sur la qualité des procédures.
Elle permet de s'assurer que la conception de la
procédure réduit ou élimine les risques d'erreurs de
fraude et de pertes dans le traitement et la vérification de
l'information, mais ne présume pas de sa bonne application.
Cette évaluation se fait en utilisant le questionnaire
de contrôle interne et la grille d'analyse des tâches.
Elle permet de faire ressortir les points forts et les points
faibles dus à la conception du système.
1. Les points faibles
a. Existence d'un seul informaticien
Au niveau de l'entreprise « ABC », il
n'existe qu'un informaticien qui gère le service informatique.
b. Cumul des tâches au niveau du service achat
et comptable
Le responsable des achats donne l'ordre à
l'établissement d'une DA, autorise, établit, signe les commandes,
et appose le « Bon à payer » sur la facture. Bref,
toutes les opérations d'achat sont centralisées dans ce service.
c. Absence d'un manuel de procédure
Le manque de procédures écrites ne permet pas
aux agents d'avoir une bonne connaissance de ce qu'il doit faire. Par
conséquent, il devient aussi très difficile d'assurer
l'intérim d'un agent lorsqu'il est absent car lui seul sait comment il
exécute ses tâches.
d. Facture envoyée par fax
Les factures des fournisseurs étrangers sont
envoyées par fax ou par DHL.
2. Les points forts
a. Etablissement d'une DA sur la base des fiches de
stock
Effectivement, les demandes d'achat se font sur la base des
fiches de stocks par le service demandeur qui a constaté le niveau
alarmant du stock. Cette procédure va permettre à la
société « ABC » d'avoir un bon contrôle
pour les personnes habilitées à établir la demande
d'achat.
b. Approbation de la DA par le service commercial, le
responsable des achats, et le responsable des stocks.
Lorsque la DA est établie par le service demandeur,
celle-ci sera transmise au service commercial, aux responsables des achats et
des stocks pour approbation. Cette mesure va permettre à l'entreprise de
contrôler le niveau du stock avant d'établir la DA, et de ne pas
établir une DA pour des marchandises qui existent suffisamment en stock
afin d'éviter le surstockage.
c. La détermination des quantités
mini-maxi par article
Effectivement le stock est géré dans le logiciel
SAARI qui comporte 7819 articles. Cette technique permet à l'entreprise
d'avoir une bonne gestion des stocks en éliminant les commandes
exagérées. Elle permet également d'éviter les
ruptures de stocks.
d. L'existence d'un fichier fournisseur
Une fois la DA est approuvée, la directrice des achats
fait une consultation restreinte du fichier fournisseur. Cette méthode
consiste d'assurer la transparence en terme de qualité, prix et
conditions financières proposés par les fournisseurs.
e. La mise en concurrence des fournisseurs
Cette technique va permettre à l'entreprise
d'éviter de signer des contrats de gré à gré avec
les fournisseurs.
f. Les commandes se font sur la base d'une DA
pré numérotée
Cette procédure permet d'éviter les commandes
fictives des marchandises.
g. L'existence d'un rapprochement entre BC / BL et /
ou liste de colisage
Cette technique permet d'éviter la
non-conformité de la marchandise commandée et la marchandise
livrée, et si c'est le cas, de réagir immédiatement.
h. Le règlement des achats locaux par
chèque
Cette mesure permet d'éviter le contact entre le
fournisseur et les services des achats et de comptabilité, en bref,
réduit le risque de malversation.
i. Existence d'une signature et du cachet de la
société fournisseur
Effectivement, cette procédure permet à
l'entreprise de se protéger des contentieux qui l'opposent avec le
fournisseur.
j. L'aménagement des magasins
En effet, l'entreprise dispose de six magasins de stockage
dans lesquels les articles sont rangés. Pour chaque article un code est
attribué pour pouvoir suivre le mouvement d'entrée et de sortie
de chaque article.
k. L'existence d'inventaires
inopinés
Cette procédure permet de contrôler la
conformité entre le stock physique et le stock comptable. Ça
permet de réduire le risque de vol des marchandises.
| 
