Présentation de l'organisme d'accueil
3.1 Introduction
Notre projet consiste à réaliser un système
d'information qui se base sur une base de données répartie pour
la gestion de l'hébergement des résidences universitaires.
Pour ce faire, il s'avère nécessaire de
présenter l'organisme d'accueil qui est le service de
l'hébergement au niveau de la Direction des Oeuvres Universitaires
(D.O.U1) de Bejaia afin de comprendre les activités
pricipales qu'il exerce.
3.2 Présentation de l'Office National des Oeuvres
Universitaires
L'Office National des Oeuvres Universitaires
(ONOU2) est un établissement sous la tutelle du
ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
scientifique par le décrit exécutif numéro 95-84 du 22
mars 1995 ainsi que l'ensemble des résidences qui lui sont
rattachées.
Par le biais de l'arrêt interministériel de 22
décembre 2004, plusieurs Directions des Oeuvres Universitaires sont
créées assurant principalement les services suivants :
. Hébergement.
. Restauration.
1Direction des Oeuvres Universitaires
2Office National des Oeuvres Universitaires
· Transport.
· Gestion des bourses.
· Activités culturelles.
· Accueil des étudiants étrangers.
· ... etc.
3.3 Organigramme de la Direction des Oeuvres Universitaires
La D.O.U. de Bejaia est composée de 8 résidences
dotées chacune de plusieurs structures d'accompagnement
représentées par :
· Résidence Targa Ouzamour.
· Résidence Ihaddadene.
· Résidence 1000 lits.
· Résidence 17 Octobre 1961.
· Résidence Aamriw.
· Résidence Ireyahen.
· Résidence nouvelle pépinière.
· Résidence Berchiches.
FIG. 3.1 - Organigramme de la D.O.U.
3.4 Organigramme du service de l'hébergement
FIG. 3.2 - Organigramme du service de l'hébergement.
3.5 Les tâches du service de l'hébergement
Les tâches inhérentes au service de
l'hébergement se récapitulent comme suit :
- Effectuer les inscriptions des nouveaux bacheliers
reçus et la réinscription des anciens étudiants se fera au
niveau de chaque résidence.
- Etablissement des listes globales des étudiants et
leurs répartitions par résidence, et par bloc.
- Etablissement des statistiques sur l'état de
l'hébergement des résidences (nombre de places libres, les
abandons, ... etc.).
- Préparation des procès verbaux globaux.
- Contrôle des dossiers.
- ... etc.
3.6 Description des tâches
3.6.1 Inscription
Chaque nouveau bachelier qui se présente pour
l'inscription au sein du service de l'hébergement au niveau de la D.O.U,
doit être muni d'un dossier complet et une décision d'attribution
de chambre lui sera remise. L'étudiant se présente à
nouveau avec cette
décision, auprès du service de
l'hébergement afin de régler les frais du loyer et du transport.
En revanche, il a une affectation de chambre, une prise en charge de couchage
et une carte de résidence lui est délivrée en même
temps.
3.6.2 Réadmission
Elle concerne les anciens résidents, l'étudiant
doit exprimer son voeu de renouveler sa chambre en fin d'année pour
l'année d'après, le renouvellement de chambre se compose de trois
phases :
- Première phase : en fin d'année,
l'étudiant doit fournir une demande de réadmission, visée
par le médecin de la résidence, une photo récente et une
enveloppe timbrée et libellée à l'adresse du
résident.
- Deuxième phase : l'étudiant doit rendre son
couchage, la clé de sa chambre, ainsi la carte de résidence.
- Troisième phase : à l'entrée
universitaire, l'étudiant fournit une copie du certificat de
scolarité de l'année en cours et paie les frais du loyer et
transport. Par contre, il aura une prise en charge de couchage et une nouvelle
carte de résidence lui sera remise.
3.6.3 Transfert
Concernant les transferts d'une résidence à une
autre, le résident doit fournir une demande de transfert suivie de
l'attestation d'inscription oil la carte de résidence de l'année
en cours au sein de sa résidence, le transfert ne s'effectuera que s'il
y a un accord entre la résidence d'origine et la résidence
d'accueil en fonction du nombre de places disponibles.
3.6.4 Abandon
Lorsqu'un étudiant ne se présente pas à
la réadmission oil lorsqu'il retire son dossier d'inscription oil est
déclaré défaillant par le conseil qui se déroule au
niveau de la D.O.U ou de la résidence. A ce moment la, l'étudiant
est déclaré abandon, par la suite s'il désir se reloger,
il doit fournir une justification qui lui permet une réadmission au sein
de la résidence sinon l'étudiant sera en état exclu.
3.6.5 Statistiques
Le service de l'hébergement au niveau de la D.O.U
effectue des statistiques sur le nombre des étudiants inscrits,
abandons, exclus, et les transférés. Ainsi, le nombre de places
libres par résidence.
3.6.6 Etats d'impression
Au niveau de chaque résidence une série
d'attestations et de cartes sont établies par la section de
l'hébergement, à savoir l'attestation d'abandon, d'exclu et les
cartes de résidence. Ainsi que l'établissement des listes
nominatives des étudiants transférés, abandons, ...
etc.
3.7 La situation informatique
La situation informatique est récapitulée en
générale dans le tableau suivant :
TAB. 3.1 - Situation informatique.
3.8 Description du cadre de l'étude
3.8.1 Présentation du cadre de l'étude
Notre étude s'effectue au sein du service de
l'hébergement au niveau de la D.O.U de Bejaia.
3.8.2 Présentation du sujet
Il s'agit de concevoir et de mettre en oeuvre une base de
données répartie pour la gestion de l'hébergement des
résidences universitaires.
3.9 Conclusion
Ce chapitre nous a permis de présenter la D.O.U et les
différentes tâches accomplies par le service de
l'hébergement comme les inscriptions des nouveaux bacheliers,
l'établissement des statistiques sur l'état de
l'hébergement et d'autres traitements aussi importants.
Etant donné, que ce service souffre de divers
problèmes, liés particulièrement à une mauvaise
gestion de l'hébergement, à savoir principalement, le traitement
manuel et la centralisation des données au niveau de la D.O.U. Ceci,
nous a permis d'avoir une idée générale des
problèmes auxquels nous devrons faire face lors de la conception de
notre système.
