Normes d'octroi des crédits par la BBCI, 2005-2008 (Banque Burundaise pour le Commerce et l'Investissement)

2.5.2. Service crédit

Le service crédit est dirigé par un chef de service qui anime trois sections :

· la section études ;

· la section portefeuille ;

· la section chargée du recouvrement.

a. Analyse des opérations du service crédit6(*)

Toute demande de crédit est formulée par écrit par le demandeur qui peut être un associé ou un fondé de pouvoir de l'entreprise. Elle est remise au secrétariat de la banque chargé de la réception du courrier. La banque peut exiger que les demandes de crédit soient présentées sur un formulaire dont elle établit le modèle.

Lorsque le service de crédit, reçoit la demande de crédit, il inscrit dans un registre prévu à cet effet la date de réception, le nom ou la raison sociale du demandeur, le montant et la nature du crédit sollicité, l'identité du client, son adresse, son numéro de compte ainsi que le nom de l'agent de la Banque chargé de l'analyse du dossier .

L'analyste du dossier peut demander au client de lui procurer des renseignements techniques nécessaires pour compléter son information. Ces renseignements portent essentiellement sur les documents comptables accompagnés de toutes les annexes d'usage de nature à faciliter l'interprétation des comptes , l'étude ou des notes exposant l'économie du projet dans le cas d'un investissement ; un résumé descriptif des investissements envisagés, leur coût et les garanties proposées au banquier. La demande de prêt personnel renseignera sur la situation salariale du demandeur et donc sur sa capacité d'emprunter etc.

Toute demande incomplète, soit du fait de l'absence de certains documents indispensables, soit du fait de réponses insuffisantes est conservée en suspens pour complément d'informations, après en avoir informé le client par écrit. La demande de crédit en cause est classée sans suite, dès que le délai de mise en suspens atteint 30 jours.

b. Section portefeuille :

Le contrôle des documents consiste à :

· S'assurer que la date est portée sur les documents à réception ;

· Effectuer un rapport entre le bordereau d'accompagnement et les documents joints ;

· S'assurer que le cédant ou la banque remettant sont avisés des documents manquants ;

· Contrôler la régularité légale et administrative des documents ;

· S'assurer que toutes les remises sont comptabilisées dans le système ;

· Vérifier l'existence du recueil des signatures autorisées des correspondants ;

· S'assurer que l'accusé de réception a été envoyé au remettant et qu'un avis a été adressé au tiré ;

· Veiller à ce qu'un double de cet avis soit dans le dossier ;

· Contrôler que les remises en attente sont conservées dans les conditions de sécurité satisfaisante ;

· S'assurer que des relances sont effectuées auprès du tiré en cas de non-réponse à l'avis lui adressé ;

· Surveiller si le client a déjà signé les lettres d'instructions pour les remises documentaires contre acceptation et si l'agent qui donne l'acceptation y est habilité ;

· Surveiller si après avoir signé la lettre d'inscription pour les remises documentaires contre payement, le débit en compte est immédiatement opéré ou si la provision est bloquée sur son compte interne ;

· Comptabiliser les remises

* ⁶ BBCI, Manuel de procédures, Bujumbura, 1999, Page 1